Dokumentowanie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów metodą weryfikacji

Jednostki stosujące uor są zobowiązane do przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji składników aktywów i pasywów zgodnie z zasadami określonymi w rozdz. 3 „Inwentaryzacja” tej ustawy. Inwentaryzację przeprowadza się jedną z trzech metod wskazanych w art. 26 ust. 1 uor,

Inwentaryzacją drogą weryfikacji obejmuje się wszystkie te składniki aktywów i pasywów, które z różnych przyczyn nie mogą być zinwentaryzowane drogą spisu z natury lub przez wzajemne uzgodnienie i potwierdzenie stanu księgowego.

Ma ona zastosowanie – w myśl art. 26 ust. 1 pkt 3 uor – do środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych oraz wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2, jeśli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe. Weryfikacji poddawane są również składniki zapasów oraz środków trwałych za lata, gdy w myśl art. 26 ust. 3 uor nie następuje ich spis z natury.

Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności i realności każdego objętego nią salda składnika aktywów lub pasywów, drogą jego porównania z odpowiednimi dokumentami, będącymi podstawą zapisów na właściwym koncie (poprawność ujęcia), i ze stanem faktycznym (np. czy dany tytuł wartości niematerialnych i prawnych ma, a jeśli tak, to jak długo jeszcze, przydatność gospodarczą). Inwentaryzacja drogą weryfikacji ma zatem potwierdzić fakt istnienia składnika aktywów lub pasywów, poprawność jego wyceny, sprawowania nad nim przez jednostkę kontroli oraz przydatność na potrzeby jednostki.

W praktyce inwentaryzację drogą weryfikacji przeprowadza się na ogół następująco:

• na podstawie zestawienia sald ksiąg pomocniczych oraz ew. zestawienia obrotów i sald księgi głównej sporządza się wykaz składników aktywów i pasywów podlegających weryfikacji,
• właściwi, wyznaczeni pracownicy księgowości i w miarę potrzeb innych służb:

• porównują zapisy w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi uzasadniającymi te zapisy, w zakresie zgodności sald i ich kwot, oraz oceniają ich realność i prawidłowość zastosowanej wyceny,
• dokumentują odpowiednim protokołem wykonanie czynności weryfikacji.

Przeprowadzenie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów dokumentuje protokół podpisany (elektronicznie albo tradycyjnie – w zależności od rozwiązań przyjętych w tym zakresie przez jednostkę) przez członków zespołu weryfikacyjnego i głównego księgowego.

Naszym zdaniem nie ma potrzeby sporządzenia – czy to w formie papierowej, czy elektronicznej – zestawienia wszystkich weryfikowanych sald.