Dofinansowanie okresowej kwalifikacji kierowcy – bez PIT

Posiadanie odpowiedniego prawa jazdy to za mało, aby kierowca pracował dla przedsiębiorcy czy innego podmiotu wykonującego przewóz drogowy. Zgodnie z art. 39a ust. 1 ustawy z 6.09.2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 728, dalej utd) w tym celu można zatrudnić kierowcę, który:

• ukończył odpowiedni wiek (18, 21 lub 23 lata),
• ma kwalifikację wstępną, w tym przyśpieszoną lub uzupełniającą (przebyty kurs wymagany od osób chcących pracować w zawodzie kierowcy ciężarówki i autobusu),
• ma odpowiednie uprawnienie do kierowania pojazdem samochodowym (prawo jazdy), określone w ustawie z 5.01.2011 r. o kierujących pojazdami (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 622),
• odbywa na bieżąco szkolenia okresowe (co 5 lat),
• nie ma przeciwwskazań zdrowotnych i psychologicznych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy.

Kierowca ma obowiązek ukończyć szkolenie okresowe co 5 lat, licząc od dnia uzyskania świadectwa kwalifikacji zawodowej poświadczającego uzyskanie kwalifikacji (art. 39d ust. 2 utd). Na mocy zaś art. 39l ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2 utd pracodawca ma obowiązek skierować kierowców na badania lekarskie i psychologiczne oraz pokryć ich koszty. W przypadku szkoleń okresowych ma obowiązek tylko na nie skierować, natomiast może pokryć ich koszty. Stąd wniosek, że wydatki na okresowe szkolenia kwalifikacyjne obciążają samego kierowcę (koszt takiego szkolenia wynosi średnio 600–900 zł za osobę).

Zwolnienie z PIT na podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Świadczenia przyznane przez pracodawcę – zgodnie z odrębnymi przepisami – na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego, są wolne od PIT (art. 21 ust. 1 pkt 90 updof). W świetle zaś art. 103¹ ust. 1 i art. 102 Kp przez „podnoszenie kwalifikacji zawodowych” rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Kwalifikacje zawodowe pracowników, wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, mogą wynikać z przepisów szczególnych, układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania.

Do kategorii kwalifikacji zawodowych należy bez wątpienia zaliczyć odbycie przez kierowcę wspomnianej kwalifikacji okresowej, ponieważ:

• wymaga tego utd,
• bez ukończenia szkolenia okresowego kierowca nie ma prawa do wykonywania zawodu,
• skoro spółka chce zrefundować wydatki, to chodzi o szkolenie, które odbyło się co najmniej za zgodą pracodawcy.

Zwrot kosztów tego szkolenia podlega zatem zwolnieniu od PIT, określonemu w art. 21 ust. 1 pkt 90 updof.

Koszt podatkowy u pracodawcy

Poniesione przez pracodawcę na podstawie odrębnych przepisów wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. W świetle interpretacji KIS z 21.03.2024 r. (0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP), aby refundacja przez spółkę szkolenia okresowego kierowcy stanowiła dla niej koszt podatkowy, wydatek ten musi łącznie spełnić poniższe przesłanki:

• zostać poniesiony przez spółkę, tj. z jej zasobów majątkowych,
• mieć charakter definitywny, tzn. jego wartość nie może zostać spółce w żaden sposób zwrócona,
• pozostawać w związku z działalnością gospodarczą spółki,
• zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów albo mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• być właściwie udokumentowany,
• nie figurować w katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 updop).

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. koszty pracownicze, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników – czytamy w przywołanym piśmie. Analogiczne stanowisko KIS zajęła również w interpretacji z 21.12.2023 r. (0114-KDIP2-2.4010.523.2023.3.PK).