Wpływ przestoju i zmniejszenia etatu na wynagrodzenie urlopowe

Wynagrodzenie urlopowe to świadczenie gwarancyjne, które zastępuje wynagrodzenie za pracę (por. wyrok SN z 13.11.2018 r., II PK 214/17). Ma wprawdzie odpowiadać płacy, jaką pracownik otrzymałby, gdyby w czasie korzystania z urlopu wypoczynkowego pracował (art. 172 zdanie 1 Kp), jednak oblicza się je według zasad wskazanych w art. 172 zdanie 2 Kp i rozporządzeniu urlopowym (wyjątek to nauczyciele z publicznych placówek oświatowych, wobec których obowiązują odrębne regulacje). Stąd zastosowanie w ramach działań antykoronawirusowych przestoju kodeksowego (na podstawie art. 81 Kp) albo ekonomicznego (na podstawie art. 15g lub art. 15gb specustawy), za który przysługuje tzw. wynagrodzenie przestojowe, przekłada się na wysokość wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Tak samo jest w razie obniżenia wymiaru czasu pracy pracownikom w trybie art. 15g lub art. 15gb specustawy.

Niższa podstawa

Do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy przyjmuje się wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyjątkiem wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego. Zestawienie zamieszczone w jego pkt 2 wymienia wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju. Zatem wynagrodzenie przestojowe trzeba wyłączyć z podstawy, co obniży jej poziom w przypadku pracowników objętych przestojem kodeksowym lub ekonomicznym.

Efekt w postaci niższej podstawy wystąpi również w stosunku do pracowników, którym zmniejszono etaty na mocy specustawy. Tym razem jest to wynik sposobu wliczania poszczególnych składników płacowych. W podstawie uwzględnia się bowiem składniki:

• określone stawką miesięczną w stałej wysokości (wynagrodzenie zasadnicze w kwocie stałej, stała miesięczna premia regulaminowa, dodatki o stałej wysokości lub liczone jako procent od stałej kwoty, np. funkcyjny, stażowy, motywacyjny, frekwencyjny) – w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu, bez żadnych przeliczeń (§ 7 rozporządzenia urlopowego),
• zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjną, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe) – w łącznej kwocie wypłaconej w ciągu 3 mies. poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, przy znacznych wahaniach wysokości – maksymalnie z 12 mies. (§ 8 rozporządzenia urlopowego), przy braku wypłat w okresie przyjmowanym do podstawy lub przez jego część (obejmującą pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe) – z najbliższych miesięcy, za które składniki zmienne przysługiwały (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego), natomiast przy ich wypłacie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru – w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Z obniżonym wymiarem czasu pracy o maksymalnie 20% i nie więcej niż do 0,5 etatu łączy się proporcjonalnie zredukowane wynagrodzenie. Jeśli składa się ono wyłącznie z elementów o wartościach stałych, a urlop wypoczynkowy przypada w okresie stosowania zmniejszonego etatu, wówczas wynagrodzenie wypłacane za ten czas (bez wyodrębniania wynagrodzenia urlopowego) będzie adekwatnie ograniczone. Podobnie będzie z wynagrodzeniem urlopowym ze składników zmiennych, lecz tu potrzeba nieco więcej wyjaśnień.

Ważne: składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, określone stawką stałą lub zmienną (np. premie kwartalne, roczne), nie są włączane do podstawy wynagrodzenia urlopowego, lecz wypłaca się je w normalnych terminach płatności, traktując okres urlopu jak okres pracy (§ 12 rozporządzenia urlopowego).

Przeliczenie niezbędne

Zmiany w strukturze zmiennych składników wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. usunięcie prowizji z systemu płacowego) lub ich wysokości (podwyższenie/obniżenie) zobowiązują do przeliczenia podstawy wynagrodzenia urlopowego. Jest to konieczne, gdy modyfikacje:

• następują w okresie, z którego podstawa jest ustalana,
• weszły w życie przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika lub najpóźniej w miesiącu jego wykorzystywania.

Takie reguły przewiduje § 10 rozporządzenia urlopowego. Odnoszą się one również do zmniejszenia etatu na mocy specustawy. Można się jednak spotkać z poglądem, że mają one ograniczone zastosowanie w tym przypadku, ponieważ wynik rachunków będzie taki sam przed i po redukcji wymiaru czasu pracy. Spadek wynagrodzenia odpowiada bowiem spadkowi liczby godzin pracy – nie jest efektem obniżenia jego wysokości przy zachowaniu dotychczasowej liczby godzin pracy.

Praktyczne rachunki

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego wymaga trzech działań, w wyniku których zostanie ustalona:

• podstawa zgodnie z przedstawionymi zasadami,
• stawka za 1 godz. urlopu – poprzez podzielenie podstawy przez liczbę godzin, jaką pracownik rzeczywiście przepracował w okresie, z którego została przyjęta,
• pełna kwota płacy urlopowej – wskutek pomnożenia stawki za 1 godz. urlopu przez liczbę godzin, jaką pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.