Sprawozdanie z badania w formie elektronicznej

Zgodnie z art. 45 ust. 1f i 1g uor wszystkie sprawozdania finansowe sporządza się obecnie w formie elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają przy tym elektroniczne sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie określonym przez Ministerstwo Finansów.

Z kolei w art. 86 uobr wskazano, że w przypadku jednostek podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS biegły rewident sporządza sprawozdanie z badania (dalej szb) w postaci elektronicznej oraz opatruje je swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Obowiązek sporządzania szb w formie elektronicznej dotyczy zatem jedynie jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

W odniesieniu do szb sprawozdań finansowych innych jednostek, niż podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS, uobr nie przesądza, w jakiej postaci – elektronicznej czy papierowej – biegły rewident powinien je sporządzić. Naszym zdaniem – w myśl zasady „co nie zabronione, jest dozwolone” – firma audytorska może przyjąć zasadę, że szb będą miały formę elektroniczną (z wyjątkiem sytuacji, gdy klient będzie chciał sprawozdanie w wersji papierowej). Słuszność tego poglądu potwierdza interpretacja zamieszczona na stronie internetowej PIBR[1], w której wskazano, że mając na uwadze równorzędność podpisu elektronicznego i „tradycyjnego”, w aktualnym stanie prawnym istnieje możliwość przyjęcia przez firmę audytorską zasady sporządzania wszystkich szb w postaci elektronicznej i opatrywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rozsądne będzie jednak uzgodnienie z badaną jednostką, inną niż wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, czy taka forma szb jej odpowiada. Jeżeli badana jednostka woli otrzymać szb w tradycyjnej, papierowej postaci, to nie ma przeszkód natury prawnej, aby tak się stało. Jednak w takim przypadku – po wydaniu papierowej wersji szb (z odręcznym podpisem biegłego rewidenta) nie wydaje się go już w wersji elektronicznej, spowodowałoby to bowiem pojawienie się dwóch różnych oryginałów sprawozdań, co nie powinno się zdarzyć.

W kwestii drugiego pytania: nie widzimy przeszkód w zawarciu w umowie o badanie sprawozdania finansowego zapisu przewidującego, że klient otrzyma również szb w postaci papierowej (co oznacza wydruk sprawozdania elektronicznego, a nie wydanie go w wersji z odręcznym podpisem – patrz uwaga wcześniej). Ponieważ jednak w przypadku takich klientów uobr nakazuje wydanie szb w postaci elektronicznej, ewentualny wydruk tego sprawozdania w postaci papierowej będzie jego kopią, nie zaś oryginałem, a przekazanie go klientowi przez audytora nie będzie miało formalnego charakteru i w zasadzie będzie równoznaczne z wydrukiem sprawozdania przez samego klienta.