Rozliczenie kosztów zarządu i kosztów pośrednich w spółdzielni mieszkaniowej

Zasady gospodarki finansowej spółdzielni mieszkaniowych (SM) określają art. 4–6 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych (dalej uosm)[1]. Spółdzielnia jako osoba prawna zobowiązana jest prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z uor.

W myśl art. 4 uosm członkowie SM, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, są obowiązani uczestniczyć w pokrywaniu kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości – w częściach przypadających na ich lokale oraz stanowiących mienie SM – drogą uiszczania opłat ustalonych zgodnie z postanowieniami statutu SM. Natomiast członkowie SM będący właścicielami lokali oraz właściciele lokali niebędący członkami SM są obowiązani uczestniczyć w pokrywaniu kosztów eksploatacji i utrzymania: ich lokali, nieruchomości wspólnych oraz stanowiących mienie SM[2], które są przeznaczone do wspólnego korzystania przez osoby zamieszkujące w określonych budynkach lub na osiedlu. Obrazuje to tabela.

Jak wynika z przepisów, SM jest specyficzną jednostką gospodarczą, bowiem jej gospodarka finansowa opiera się na samofinansowaniu, co oznacza, że wszelkie ponoszone na eksploatację i utrzymanie nieruchomości wydatki są finansowane przez lokatorów, członków SM i osoby niebędące jej członkami, ale posiadające odrębną własność lokalu w nieruchomości.

Poniesione wydatki oraz przychody uzyskane z opłat czynszowych są rozliczane na nieruchomości. W myśl art. 4 ust. 41 uosm SM ma obowiązek ustalania, na podstawie ewidencji, odrębnie dla każdej nieruchomości (art. 4 ust. 41 uosm):

• przychodów oraz kosztów jej eksploatacji i utrzymania, w tym nieruchomości obejmujących lokale mieszkalne i użytkowe, mienie SM oraz nieruchomości wspólnych (art. 4 ust. 1, 2 i 4 uosm),
• wpływów i wydatków, a także rozliczenia funduszu remontowego.

Uosm nie określa wprost, co stanowi „nieruchomość”, dla której SM obowiązana jest wyodrębnić przychody i koszty. Pewną wskazówkę daje jej art. 42 ust. 3. Co prawda dotyczy on wymogów, jakie powinna spełniać uchwała zarządu SM w sprawie określenia przedmiotu odrębnej własności lokali w danej nieruchomości, ale wynika z niego, że nieruchomość obejmuje budynek wraz z gruntem przynależnym do tego budynku lub kilka budynków, jednak tylko wtedy, gdy budynki są posadowione w sposób uniemożliwiający ich rozdzielenie bądź działka, na której posadowiony jest budynek, pozbawiona jest dostępu do drogi publicznej lub wewnętrznej.

Nieruchomościami są zatem:

• budynki mieszkalne (bloki), w których mieszkają lokatorzy; mogą się w nich mieścić także lokale użytkowe, przynależności (garaże, komórki, piwnice) i części wspólne (klatki schodowe),
• budynki użytkowe, z których korzystają lokatorzy posiadający spółdzielcze własnościowe prawo do tych lokali lub będący właścicielami lokali w tym budynku, wraz z przynależnościami i częściami wspólnymi,
• budynki, budowle i grunty stanowiące mienie SM, np. kotłownie, hydrofornie, budynki administracji, place zabaw, budynki użytkowe na wynajem.

Na podstawie danych ewidencji przychodów i kosztów prowadzonej dla każdej nieruchomości SM ustala nadwyżkę przychodów z opłat lokatorów nad kosztami eksploatacji i utrzymania tej nieruchomości (dalej nadwyżka) lub nadwyżkę kosztów eksploatacji i utrzymania danej nieruchomości nad przychodami z opłat lokatorów (dalej niedobór).

Mimo że w danym roku powstaje nadwyżka lub niedobór z tytułu eksploatacji i utrzymywania poszczególnych nieruchomości, działalność SM polegająca na eksploatacji i utrzymaniu nieruchomości jest bezwynikowa. Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 1 uosm nadwyżka roku bieżącego wpływa w roku następnym na przychody z opłat za lokale znajdujące się w danej nieruchomości, natomiast niedobór wpływa na zwiększenie kosztów eksploatacji i utrzymania tej nieruchomości.

Uosm nie określa, jakie koszty zalicza się do kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości. SA w Szczecinie w wyroku z 18.06.2015 r. (I ACa 206/15) wskazał, że w skład kosztów wchodzą zarówno wszystkie koszty usług dostarczanych do nieruchomości (tj. dostawy wody, energii, gazu, odbiór ścieków, oczyszczania itp.), jak i koszty bieżącej konserwacji, napraw i remontów (wraz z kosztami prowadzenia stosownej dokumentacji i kosztami administracyjnymi, podatkami czy opłatami) oraz koszty utrzymania i konserwacji urządzeń technicznych położonych w obrębie nieruchomości, zieleni i urządzeń małej architektury, konserwacji i oczyszczania dróg, placów, chodników itp., a także podatek od nieruchomości i za wieczyste użytkowanie oraz koszty zarządzania nieruchomością.

Kosztami pokrywanymi z opłat za eksploatację i utrzymanie nieruchomości, o których mowa w art. 4 ust. 1, 2 i 4 uosm, są:

a) koszty bezpośrednio związane z daną nieruchomością, a zwłaszcza koszty:

• wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń pracowników zajmujących się obsługą eksploatacyjną i utrzymaniem nieruchomości,
• usług ochrony nieruchomości, o ile za ochronę nie jest pobierana odrębna opłata,
• konserwacji i bieżących napraw dźwigów i innych urządzeń, niepodlegające sfinansowaniu z funduszu remontowego,
• usług kominiarskich, sanitarnych,
• utrzymania instalacji domofonowej oraz przeciwpożarowej,
• utrzymania czystości i porządku,
• utrzymania zieleni i zagospodarowania terenu,
• wspólnego centralnego ogrzewania, wspólnej energii elektrycznej (oświetlenie wejść do budynku, klatek schodowych, piwnic, latarni) oraz wspólnej wody,
• ubezpieczenia mienia, w tym budynków,
• podatków i opłat (innych niż wymienione niżej, np. podatek VAT niepodlegający odliczeniu),
• opłat za media – dostawy ciepła z centralnego ogrzewania, ciepła do podgrzania wody użytkowej, zimnej wody, odprowadzenia ścieków, gospodarowania odpadami komunalnymi,
• podatku od nieruchomości i opłat za wieczyste użytkowanie gruntów, o ile taką opłatę SM ponosi (nie dotyczy lokatorów posiadających odrębną własność lokali, którzy podatek ten i opłatę uiszczają bezpośrednio do urzędu gminy),
• odpisu na fundusz remontowy,

oraz ogólnego zarządu budynkami i ogólnego funkcjonowania SM (w tym wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń członków zarządu i pozostałych osób zatrudnionych w biurze SM, a także innych osób pośrednio związanych z obsługą, utrzymania biura) w części przypadającej na daną nieruchomość;

b) koszty eksploatacji i utrzymania nieruchomości:

• stanowiących mienie SM (koszty te obciążają członków SM oraz osoby niebędące członkami SM, ale będące właścicielami lokali),
• wspólnych w części przypadającej na lokale wyodrębnione, bez względu na to, czy ich właścicielami są członkowie SM, czy też nie (dotyczy to jednak tylko kosztów eksploatacji i utrzymania tych części wspólnych nieruchomości, które są wykorzystywane przez osoby zajmujące lokale w danej nieruchomości).

Koszty eksploatacji i utrzymania danej nieruchomości – w celu kalkulacji opłaty – podlegają podziałowi między lokale:

• mieszkalne znajdujące się w zasobach (budynkach) mieszkalnych danej nieruchomości,
• użytkowe znajdujące się w zasobach (budynkach) mieszkalnych danej nieruchomości,
• użytkowe znajdujące się w budynkach wolnostojących.

Koszty utrzymania i eksploatacji nieruchomości, przypadające na mieszczące się w niej lokale, rozlicza się między lokale zgodnie z postanowieniami statutu. Co do zasady podział następuje w proporcji do powierzchni lokalu z uwzględnieniem powierzchni pomieszczeń do niego przynależnych lub według liczby lokatorów zameldowanych w danym lokalu. Natomiast koszty zużycia „mediów” rozlicza się między poszczególne lokale odpowiednio do faktycznego ich zużycia ustalonego na podstawie odczytów liczników, a gdy takich liczników w lokalu nie zainstalowano – według klucza przyjętego w regulaminie opłat, ustalonym przez właściwy organ SM wskazany w jej statucie.

Koszty zarządu rozlicza się między działalność polegającą na eksploatacji i utrzymaniu nieruchomości oraz pozostałą, zazwyczaj zgodnie z art. 15 ust. 2 i 2a updop, przewidującym podział kosztów w stosunku do przychodów. Podstawę ustalenia proporcji stanowią wtedy przychody (opłaty) z eksploatacji i utrzymania nieruchomości lub przychody z pozostałej działalności (licznik) i przychody (w tym opłaty) ogółem (mianownik).

Koszty eksploatacji i utrzymania nieruchomości wspólnych podlegają rozliczeniu między lokale stanowiące odrębną nieruchomość, w proporcji do udziału w nieruchomości wspólnej. W myśl art. 3 ustawy o własności lokali[3] „nieruchomość wspólna” to grunt oraz części budynku i urządzeń, które nie służą wyłącznie do użytku poszczególnych właścicieli lokali. Właścicielowi lokalu, którego własność lokalu została wyodrębniona, przysługuje udział w nieruchomości wspólnej jako prawo związane z własnością lokali. Udział ten odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu oraz powierzchni pomieszczeń do niego przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali oraz pomieszczeń do nich przynależnych.

Jeżeli nieruchomość, z której wyodrębniono lokale, będące własnością członków SM lub osób niebędących członkami SM, stanowi grunt zabudowany kilkoma budynkami, to udział właściciela wyodrębnionego lokalu w nieruchomości wspólnej odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej wyodrębnionego lokalu oraz powierzchni pomieszczeń do niego przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali znajdujących się w danej nieruchomości oraz pomieszczeń do nich przynależnych. Natomiast udział właściciela samodzielnych lokali, niewyodrębnionych z nieruchomości wspólnej, odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej tych lokali wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali znajdujących się w danej nieruchomości wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi.

Termin wpłaty „opłat czynszowych” określa art. 4 ust. 62 uosm. Opłaty te wnosi się co miesiąc „z góry”, do 10. dnia miesiąca. Umożliwia to SM pokrywanie na czas wydatków związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości. Statut SM może określić inny termin wnoszenia opłat, nie wcześniejszy jednak niż ustawowy. Ze względu na różną wysokość wydatków w poszczególnych miesiącach racjonalnym rozwiązaniem jest stabilizowanie w ciągu roku kwoty opłaty czynszowej oraz okresowe weryfikowanie jej wysokości.

Co do zasady, gdy „opłaty czynszowe” nie pokrywają planowanych kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości, zawartych w planie finansowym na dany rok, lub gdy są one za wysokie w stosunku do tych kosztów, właściwy organ SM informuje lokatorów o zmianie wysokości opłat, co najmniej 3 mies. naprzód. Zmiana wysokości opłat wymaga uzasadnienia na piśmie.

Jeżeli jednak zmiana wysokości opłat następuje w celu pokrycia kosztów niezależnych od SM, w szczególności skutków wzrostu cen energii, gazu, wody oraz odbioru ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych, SM jest obowiązana zawiadomić o tym lokatorów, co najmniej na 14 dni przed upływem terminu wnoszenia opłat, ale nie później niż ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego ten termin. Również zmiana wysokości tych opłat wymaga uzasadnienia na piśmie.

Spółdzielnia jest obowiązana – na żądanie członka SM, właściciela lokalu niebędącego członkiem SM lub osoby niebędącej członkiem SM, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – przedstawić kalkulację wysokości opłat. Mogą oni kwestionować zasadność zmiany wysokości opłat bezpośrednio na drodze sądowej. W przypadku wystąpienia na drogę sądową – do czasu uprawomocnienia się wyroku – ponoszą opłaty w dotychczasowej wysokości. Ciężar udowodnienia zasadności zmiany wysokości opłat spoczywa na SM (art. 4 ust. 64–8 uosm).