Rozliczenie faktury korygującej WNT w przypadku reklamacji z tytułu niedoborów towarów

W myśl art. 30a ust. 1 ustawy o VAT do ustalenia podstawy opodatkowania WNT stosuje się odpowiednio zasady ogólne (art. 29a ust. 1–1b, 6, 7, 10, 11 i 17 ustawy o VAT). Z kolei zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 2 podstawę opodatkowania obniża się m.in. o wartość zwróconych towarów.

Moment korekty

Jak stanowi art. 30a ust. 1a, gdy podstawa opodatkowania WNT uległa obniżeniu, koryguje się ją w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna obniżenia.

Organy podatkowe (por. interpretacja KIS z 5.04.2023 r., 0114-KDIP1-1.4012.860.2021.7.S.RR) przyjmują, że konieczność korekty podstawy opodatkowania może wynikać z:

• błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki, która istniała już na fakturze pierwotnej, np. z pomyłki w ilości lub cenie towarów lub usług,
• nowej okoliczności, która nie była znana w chwili wystawienia faktury pierwotnej przez jej wystawcę, np. udzielenia rabatu, zmiany ceny w wyniku późniejszych ustaleń lub negocjacji, uwzględnienia reklamacji czy zwrotu towaru.

W opisanym przypadku podstawą do wystawienia faktury korygującej przez unijnego kontrahenta nie jest zwrot towarów, tylko stwierdzenie ich niedoboru. Zdarza się, że spółka otrzymuje:

• towary w mniejszej ilości, niż wynika to z uzgodnień stron,
• fakturę dokumentującą dostawę, z wykazanym na niej wynagrodzeniem za towary w wyższej, uzgodnionej ilości.

Następnie dostawca wystawia fakturę korygującą, wskazując wartość faktycznie dostarczonych towarów.

Przyczyną korekty jest tu zatem okoliczność zaistniała w momencie wystawienia faktury pierwotnej. Spółka, po otrzymaniu faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania, powinna więc skorygować deklarację za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu WNT. Przypomnijmy, że w myśl art. 20 ust. 5 ustawy o VAT (w przypadku transakcyjnego WNT, z jakim mamy tu do czynienia) powstaje on z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem WNT.

Jednocześnie w związku z obniżeniem podstawy opodatkowania spółka ma obowiązek zmniejszenia kwoty VAT naliczonego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym skorygowała tę podstawę (art. 86 ust. 19c ustawy o VAT). Kwota VAT należnego z tytułu WNT stanowi bowiem jednocześnie kwotę VAT naliczonego (art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. c).

Kursy walut

Z pytania wynika, że do przeliczenia podstawy opodatkowania WNT na złote spółka stosuje kurs średni danej waluty obcej ogłoszony przez NBP (nie używa kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny).

Jak stanowi art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Z kolei, w myśl art. 31b ust. 1 ustawy o VAT, gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania wyrażone w walucie obcej uległy zmianie, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu danej waluty obcej przyjętego do przeliczenia kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania przed jej zmianą.

Zgodnie z tą regułą do przeliczania kwot w walucie obcej na fakturach korygujących należy przyjąć taki sam kurs waluty obcej, jaki został zastosowany przy rozliczeniu transakcji pierwotnej. Jest tak w przypadku wystąpienia „pierwotnej przyczyny korekty”, tj. gdy dana przyczyna istniała (już była znana) w momencie rozliczania danej transakcji gospodarczej. W takiej sytuacji bowiem celem korekty jest jedynie doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości i właściwe jej rozliczenie.

W analizowanym przypadku spółka powinna zatem zastosować kurs średni NBP przyjęty do przeliczenia kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania przed jej zmianą (tzw. kurs historyczny).

Inaczej byłoby, gdyby korekta wynikała z udzielenia opustu lub obniżki ceny. Kwoty z faktury korygującej spółka powinna wówczas przeliczyć na złote według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia tej faktury (art. 31b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). W opisanej sytuacji regulacja ta nie będzie mieć jednak zastosowania, bo unijny kontrahent nie udziela rabatu (opustu/obniżki ceny), lecz uwzględnia reklamację z tytułu niedoboru towarów.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (por. interpretacja KIS z 13.02.2026 r., 0112-KDIL1-3.4012.877.2025.2.KM).