Obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej w razie zaprzestania działalności gospodarczej

Warunki ulgi

Ulga została uregulowana w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik może odliczyć 90% ceny zakupu kasy (bez VAT), jednak nie więcej niż 700 zł.

Warunki skorzystania z ulgi doprecyzowuje rozporządzenie MF z 29.04.2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (DzU poz. 820). W myśl jego § 2 ust. 1 podatnik musi m.in.:

• rozpocząć ewidencjonowanie w obowiązującym terminie,
• mieć dowód zapłaty całej należności za kasę,
• dokonać fiskalizacji kasy przez uprawniony serwis.

Utrata prawa

Z kolei art. 111 ust. 6 ustawy o VAT wprost wskazuje przypadki, w których podatnik traci prawo do ulgi i jest zobowiązany do jej zwrotu. Zwrot następuje, jeżeli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży podatnik m.in.:

• zaprzestanie działalności gospodarczej,
• nie zapewni obowiązkowego przeglądu technicznego kasy,
• naruszy obowiązki ewidencyjne,
• odsprzeda kasę fiskalną.

Przepis ten nie przewiduje wyjątków uzależnionych np. od przyczyn likwidacji działalności. Likwidacja przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży automatycznie rodzi obowiązek zwrotu całej kwoty ulgi. Takie też stanowisko zajmuje KIS, która podkreśla, że zwrot ma charakter obligatoryjny, a nie uznaniowy (np. interpretacje z 28.01.2022 r., 0114-KDIP1- 3.4012.609.2021.1.KP, i 9.08.2023 r., 0112-KDIL3.4012.332.2023.2.MBN).

Zasady zwrotu

Określa je § 6 ww. rozporządzenia MF. Zwrot następuje w przypadku:

• czynnych podatników VAT – przez zwiększenie podatku należnego w deklaracji VAT za okres, w którym powstał obowiązek zwrotu, czyli dla podatników rozliczających się z VAT:

• miesięcznie – za ostatni miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej,
• kwartalnie – za kwartał, w którym wystąpił obowiązek podatkowy (nastąpiło zamknięcie działalności);

• podatników zwolnionych – przez wpłatę na rachunek US, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji działalności.

Zwracana jest pełna kwota otrzymanej ulgi, bez możliwości proporcjonalnego pomniejszenia. Z mojego doświadczenia wynika, że obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej to jeden z najczęściej pomijanych elementów podczas rozmów księgowych z początkującymi przedsiębiorcami. Tymczasem ulga bywa przez nich postrzegana jako „premia” za rozpoczęcie działalności, a nie jako instrument warunkowy. Warto ich uprzedzić o długofalowych konsekwencjach decyzji o skorzystaniu z ulgi. Ograniczy to ryzyko sporów z organami podatkowymi i poczucia niesprawiedliwości po stronie przedsiębiorcy.