Prywatny najem na rzecz firm także trzeba będzie dokumentować fakturą ustrukturyzowaną
Może ewentualnie skorzystać z czasowego wyłączenia z KSeF (do końca 2026 r.), jeżeli jej sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
Tak wynika z interpretacji KIS z 4.02.2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG).
Dotyczyła ona tzw. najmu prywatnego, czyli usług najmu świadczonych przez osoby fizyczne nieprowadzące w tym zakresie działalności gospodarczej (w rozumieniu ustawy z 6.03.2018 r. – Prawo Przedsiębiorców, tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1480), których przedmiotem są składniki ich prywatnego majątku.
Do celów VAT takie usługi są jednak traktowane jako działalność gospodarcza podlegająca temu podatkowi. Osoby fizyczne je wykonujące korzystają często ze zwolnienia podmiotowego od VAT (bo ich obrót nie przekracza 240 tys. zł rocznie), w związku z czym nie rejestrują się dla celów tego podatku i nie posługują się NIP. Powstała wątpliwość, jak powinny dokumentować swoje usługi od 1.04.2026 r., w związku z wejściem w życie kolejnego etapu obowiązkowego KSeF. Ustrukturyzowane faktury wystawiane w tym systemie muszą zawierać NIP nabywcy.
Czy zatem osoba fizyczna wynajmująca „prywatnie” lokal użytkowy dla przedsiębiorcy, zwolniona z VAT i niemająca NIP, musi na jego żądanie wystawiać faktury w KSeF? Czy ma obowiązek wystąpić o nadanie NIP?
Podatnik, który złożył wniosek o interpretację, uważał, że nie. KIS uznała jego stanowisko za nieprawidłowe. Stwierdziła, że z racji świadczonych usług występuje on w charakterze podatnika VAT i od 1.04.2026 r. ma obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Konieczna faktura…
Argumentowała, że ustawodawca w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT nie wyłączył z tego obowiązku sprzedaży dokonywanej przez podatników zwolnionych podmiotowo na podstawie art. 113 tej ustawy. Mogą oni skorzystać z czasowego wyłączenia z KSeF, przewidzianego w art. 145m ust. 1 ustawy o VAT, i do końca grudnia 2026 r. wystawiać faktury poza systemem, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT, udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu, nie przekroczy 10 tys. zł. Po przekroczeniu tego progu powstaje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
KIS podkreśliła, że podatnik zwolniony podmiotowo ma dokumentować sprzedaż na rzecz innych podatników zgodnie z przepisami ustawy o VAT, a więc fakturami wystawionymi na żądanie kontrahenta. Najem lokalu użytkowego nie powinien zatem być dokumentowany rachunkami ani notami obciążeniowymi.
…więc bez NIP się nie obędzie
Jeśli chodzi o obowiązek wystąpienia o NIP, to według KIS, skoro § 3 pkt 3 rozporządzenia MF z 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (zmienionego rozporządzeniem MFiG z 7.12.2025 r., DzU poz. 1742) stanowi, że faktura ustrukturyzowana dokumentująca sprzedaż zwolnioną z VAT (m.in. na podstawie art. 113 ustawy o VAT) musi zawierać NIP wystawcy, to nawet podatnik zwolniony, który dotychczas nie miał obowiązku rejestracji do VAT, będzie musiał posługiwać się NIP, by wystawić fakturę w KSeF. Powinien zatem wystąpić do organu podatkowego o nadanie NIP.
Reasumując: zdaniem KIS posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF.
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
