Praca zdalna w Kodeksie pracy

Definicja i rodzaje pracy zdalnej

Zgodnie z nowymi przepisami pracę zdalną wykonuje się całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Kp wyróżnia kilka rodzajów pracy zdalnej (patrz tabela):

• uzgodnioną,
• nakazową,
• na wiążący wniosek pracownika,
• okazjonalną.

Pierwsze trzy wymienione rodzaje pracy zdalnej można wykonywać w pełnym wymiarze czasu pracy albo w systemie hybrydowym, tzn. częściowo stacjonarnie, a przez resztę wymiaru czasu pracy w formie zdalnej (np. w tygodniu 2 dni – praca stacjonarna, 3 dni – zdalna, albo jeden tydzień roboczy – praca w biurze, drugi – w domu).

Ustawodawca starał się ukształtować relacje stron jak najbardziej elastycznie oraz wspomóc pracowników w osiągnięciu balansu między życiem zawodowym i prywatnym. Dopuszcza się zlecenie pracy zdalnej niemal każdemu zatrudnionemu, z jednym wyjątkiem – nie jest możliwe skierowanie do zdalnego wykonywania prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• przy przekroczeniu dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związanych ze stosowaniem lub z wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji bądź mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie.

Zasady określi porozumienie lub regulamin

Pracodawca musi określić zasady wykonywania pracy zdalnej (z wyjątkiem pracy zdalnej okazjonalnej), czyli:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą zostać objęci tym systemem, oraz

2) zasady:

• pokrywania przez zakład pracy kosztów związanych z pracą zdalną,
• ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika zdalnego własnych narzędzi pracy i materiałów lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika,
• porozumiewania się stron, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy,
• kontroli wykonywania pracy zdalnej, w zakresie bhp oraz przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Robi to w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową (zoz), a gdy w zakładzie pracy działa więcej niż jedna zoz – z tymi organizacjami. Jeśli nie jest możliwe uzgodnienie porozumienia ze wszystkimi, ustala je z zoz reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy z 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 854), tj. z zoz:

1) będącą jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską NSZZ „Solidarność”, OPZZ lub FZZ oraz zrzeszającą co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową u danego pracodawcy i jednocześnie co najmniej 5% jego pracowników, albo

2) zrzeszającą co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową u danego pracodawcy i jednocześnie co najmniej 5% jego pracowników, albo

3) zrzeszającą największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową u danego pracodawcy i jednocześnie co najmniej 5% jego pracowników – gdy żadna zoz nie spełnia wymogów z pkt 1 i 2.

Strony powinny zawrzeć porozumienie w ciągu 30 dni od przedstawienia jego projektu przez pracodawcę.

Pracodawca, u którego nie działa zoz albo działa, ale nie doszło do zawarcia wskazanego porozumienia w ciągu 30 dni od przedstawienia jego projektu przez pracodawcę, ustala zasady pracy zdalnej w regulaminie skonsultowanym – w razie braku zoz – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w firmie.

Uwaga: wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także wówczas, gdy nie zawarto porozumienia z zoz ani nie wydano regulaminu. Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa wówczas w poleceniu wykonywania pracy zdalnej (w przypadku nakazowej pracy zdalnej) albo w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem (w przypadku uzgodnionej pracy zdalnej lub aktywowanej na wiążący wniosek pracownika).

Zwrot kosztów

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do jej wykonywania (np. biurko, komputer, telefon). Alternatywnie strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wskazanego wyposażenia, stanowiącego jego własność lub będącego w jego posiadaniu – pod warunkiem że spełniają one wymagania z rozdz. IV działu X Kp, a pracownik otrzyma z tego tytułu odpowiedni ekwiwalent pieniężny (art. 67²⁴ § 1 pkt 1 oraz § 2 i 3 Kp).

Zakład pracy musi też zagwarantować pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi (w tym urządzeń technicznych) niezbędnych do świadczenia pracy zdalnej lub pokryć mu podane koszty (art. 67²⁴ § 1 pkt 2 Kp). Dotyczy to również kosztów usuwania ew. awarii sprzętu.

Obciąża go także konieczność sfinansowania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz innych wydatków bezpośrednio z nią związanych (np. zużycia wody, wywozu śmieci, wynajmu pomieszczenia do świadczenia pracy), jeżeli ich zwrot wynika z porozumienia zawartego z zoz, regulaminu, polecenia pracodawcy wykonywania pracy zdalnej lub indywidualnego porozumienia z pracownikiem (art. 67²⁴ § 1 pkt 3 Kp).

Jeśli taka jest wola stron, obowiązek pracodawcy wypłaty ekwiwalentu za używanie przez pracownika zdalnego własnych narzędzi, materiałów i urządzeń oraz pokrycia kosztów, określonych w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 i 3 Kp, można zastąpić obowiązkiem wypłaty ogólnego ryczałtu, mającego zrefundować zatrudnionemu wszystkie przewidywane koszty, jakie ponosi on w związku z pracą zdalną (art. 67²⁴ § 4 Kp).

Uwaga: biorąc pod uwagę rygorystyczne sformułowanie przywołanych przepisów (posługują się zwrotami „pracodawca jest zobowiązany” czy „obowiązek pokrycia kosztów”), zakład pracy nie może się w żaden sposób uwolnić od tych ciężarów, tj. konieczności pokrycia kosztów oraz wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu określonych w art. 67²⁴ i art. 67²⁵ Kp. Odebranie zatem od zdalnego pracownika oświadczenia, w którym zrzeka się wszelkich refundacji wydatków związanych z pracą zdalną, nie ma mocy prawnej i jest bezwzględnie nieważne.

Ustalenie wysokości ekwiwalentu i ryczałtu

Wysokość pieniężnego ekwiwalentu należnego pracownikowi zdalnemu, używającemu narzędzi, materiałów i urządzeń technicznych niezapewnionych przez pracodawcę, oraz ogólnego ryczałtu na pokrycie przewidywanych kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika, strony ustalają, biorąc pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów, narzędzi i urządzeń, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość wykorzystywanego w ramach pracy zdalnej materiału, jego ceny rynkowe oraz normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych (67²⁴ § 5 Kp). Ekwiwalent i ryczałt mają jak najlepiej odzwierciedlać wartość wydatków, których refundacji mają służyć (w razie ich zawyżenia płatnika i podatnika czekają problemy z fiskusem).

Nowe przepisy Kp nie dają odpowiedzi, czy kwoty wskazanego ekwiwalentu i/lub ryczałtu pracodawca może obniżać za dni nieobecności pracownika zdalnego w pracy (usprawiedliwionej czy nieusprawiedliwionej). Moim zdaniem dyskusyjne byłoby zatem wprowadzenie w porozumieniu bądź regulaminie pozwalających na to zapisów. Luka ta wymaga doregulowania.

Kontrola pracownika zdalnego

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę: wykonywania pracy zdalnej przez pracownika (także w miejscu jego zamieszkania), w zakresie bhp oraz przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Robi to w miejscu świadczenia pracy zdalnej, wyłącznie w godzinach pracy,w sposób dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Nie wolno mu przy tym naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Przykładowo o zamiarze kontroli powinien odpowiednio wcześniej uprzedzić zainteresowanego, aby ten mógł powiadomić domowników; w mieszkaniu czy domu pracownika kontrolerzy powinni realizować swoje zadania tylko w pomieszczeniu świadczenia pracy zdalnej, by nie utrudniać życia mieszkańcom i codziennych czynności; strony powinny się umówić na kontrolę w godzinach, kiedy zwykle dziecko pracownika już nie śpi.

Jeśli w trakcie kontroli pracy zdalnej zostaną wykryte uchybienia, pracodawca zobowiązuje do ich usunięcia albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. Zatrudniony wraca wówczas do dotychczasowych warunków pracy, w uzgodnionym terminie. Zasady przeprowadzania kontroli pracy zdalnej trzeba określić w porozumieniu zawartym z zoz, regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w indywidulanym porozumieniu.

Zasady bhp w pracy zdalnej

Zakład pracy musi sporządzić ocenę ryzyka zawodowego pracy zdalnej, uwzględniając zwłaszcza jej wpływ na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, a także uwarunkowania psychospołeczne. Dopuszcza się opracowanie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Następnie przygotowuje się informację nt. bhp w pracy zdalnej, obejmującą m.in. zasady: właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii; bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej; kończenia pracy zdalnej danego dnia czy postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Uwaga: przed dopuszczeniem do świadczenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że:

• zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego i informacją nt. bhp w pracy zdalnej,
• zobowiązuje się do ich przestrzegania,
• na stanowisku pracy zdalnej w miejscu przez niego wskazanym i uzgodnionym z zakładem pracy są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy,
• odbył wstępne szkolenie bhp (można je teraz przeprowadzać – nawet w całości – za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej).

Ze względu na to, że pracownik zwykle świadczy pracę zdalną w swoim domu czy mieszkaniu, pracodawca został zwolniony względem niego z niektórych obowiązków bhp, w tym z: organizowania stanowiska pracy zdalnej, dbania o stan pomieszczeń, zapewniania mu odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej, zapewniania ew. posiłków i napojów profilaktycznych.

Jeśli chodzi o wypadek przy pracy zdalnej, to art. 234 oraz przepisy wydane na mocy art. 237 § 1 pkt 1 i 2 Kp stosuje się odpowiednio. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez członków zespołu powypadkowego z pracownikiem bądź domownikiem. Zespół powypadkowy może odstąpić od oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości.

Równe traktowanie w zatrudnieniu

Pracodawca musi umożliwić pracownikowi zdalnemu przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. Nie wolno go traktować mniej korzystnie, w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności wykonywania pracy zdalnej. Nie można go w jakikolwiek sposób dyskryminować zarówno z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak i z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Niewyrażenie przez pracownika zgody na przejście na pracę zdalną, wystąpienie z wiążącym wnioskiem o objęcie pracą zdalną czy zaprzestanie jej wykonywania na wiążący wniosek pracownika lub pracodawcy nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Telepraca i pandemiczne rozwiązania do lamusa

Nowelizacja usuwa z Kp rozdz. IIb w dziale II, czyli przepisy o telepracy. Warunki stosowania telepracy, określone w firmie w porozumieniu lub regulaminie, można stosować nie dłużej niż przez 6 mies. od dnia wejścia w życie nowelizacji. Najpóźniej do tego czasu zatrudnieni mogą świadczyć pracę w formie telepracy, na zasadach przewidzianych w uchylonych przepisach.

Wraz z wejściem w życie nowych regulacji Kp dotyczących pracy zdalnej traci również moc art. 3 specustawy. W tym przypadku ustawodawca nie przewidział żadnych rozwiązań przejściowych.

W art. 4h ust. 1 oraz art. 4ha ust. 1 wskazał jednak, że w okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii z powodu COVID-19, pracownicy i inne osoby zatrudnione, poddane obowiązkowej kwarantannie bądź izolacji w warunkach domowych, mogą – za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego – świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. Przepisy działu II rozdz. IIc Kp „Praca zdalna” stosuje się wówczas odpowiednio.