Oświadczenie członka zarządu jako alternatywa dla mechanizmu pay and refund

Złożenie oświadczenia, o które pyta Czytelnik, to jedno z dwóch alternatywnych rozwiązań dla mechanizmu pay and refund. Polega on na zapłacie podatku u źródła w ustawowej wysokości (20 lub 19%), jeżeli w danym roku zostanie przekroczony próg 2 mln zł wypłat na rzecz jednego podatnika (podmiotu powiązanego), a dopiero potem możliwości ubiegania się o zwrot zapłaconego podatku – do wysokości wynikającej z zastosowania zwolnienia podatkowego lub niższej stawki, zgodnie z międzynarodową umową o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Mechanizm pay and refund, choć uchwalony w 2018 r.(1) i przewidziany do wdrożenia już od 2019 r., de facto wszedł w życie – w nieco zmodyfikowanej wersji – dopiero od 1.01.2022 r.(2) Do tego czasu jego obowiązywanie było odraczane kolejnymi rozporządzeniami MF.

Dotyczy on wypłaty na rzecz podmiotu powiązanego m.in. dywidend, odsetek, należności licencyjnych oraz innych należności o tzw. charakterze pasywnym, wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 1 i art. 22 ust. 1 updop (art. 29 ust. 1 pkt 1 i art. 30a ust. 1 pkt 1–5a updof).

Obowiązek zapłaty podatku u źródła w ustawowej wysokości, z pominięciem zwolnień lub niższej stawki podatku, wynika z art. 26 ust. 2e updop (art. 41 ust. 12 updof).

Zastosowanie zwolnienia lub niższej stawki podatku u źródła (zgodnie z międzynarodową umową o unikaniu podwójnego opodatkowania) jest możliwe pod warunkiem:

• uzyskania tzw. opinii o stosowaniu preferencji, o której mowa w art. 26b updop (art. 41d updof), lub
• złożenia oświadczenia na podstawie art. 26 ust. 7a updop (art. 41 ust. 15 updof).

Uzyskanie opinii jest czasochłonne, organ podatkowy (wyznaczono do tego naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie) ma na jej wydanie nawet do 6 mies., a praktyka pokazuje, że i ten termin jest przekraczany.

Dlatego płatnicy wybierają często drugie rozwiązanie – złożenie oświadczenia, w którym informują, że:

• mają dokumenty wymagane przepisami prawa podatkowego dla zastosowania stawki podatku albo zwolnienia lub niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (czyli ważny certyfikat rezydencji podmiotu zagranicznego), oraz
• po przeprowadzeniu weryfikacji przy zachowaniu należytej staranności nie mają wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość zastosowania stawki podatku albo zwolnienia lub niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Oświadczenie składa się w formie elektronicznej, na formularzu:

• WH-OSC (płatnik CIT) – do Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie,
• WH-OSP (płatnik PIT) – do US właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Zobowiązany jest do tego kierownik jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 uor, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wyznaczona osoba wchodząca w skład tego organu (członek zarządu). Nie jest dopuszczalne złożenie oświadczenia przez pełnomocnika.

Oświadczenie składa się najpóźniej do dnia wpłaty podatku za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia progu 2 mln zł wypłat na rzecz jednego podatnika będącego podmiotem powiązanym z płatnikiem (art. 26 ust. 7c updop i art. 41 ust. 17 updof). Zasadą jest, że podatek u źródła powinien być wpłacony:

• do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym go pobrano (CIT),
• do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym go pobrano (PIT).

Jeżeli płatnik złożył takie oświadczenie (pierwotne), jest ono skuteczne także do kolejnych wypłat dokonywanych na rzecz tego samego, powiązanego z nim podatnika – do końca 2. miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono oświadczenie pierwotne. Innymi słowy płatnik może nie stosować mechanizmu pay and refund do końca 2. miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożył oświadczenie pierwotne (art. 26 ust. 7f updop i art. 41 ust. 20 updof).

W tym celu jednak musi złożyć drugie oświadczenie (następcze) – dla płatności następujących w okresie 2 mies. po pierwotnym oświadczeniu. Należy je złożyć do 7. dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął okres ważności pierwotnego oświadczenia (art. 26 ust. 7g updop i art. 41 ust. 21 updof). Podsumowując:

• oświadczenie pierwotne można złożyć tylko raz – do dnia wpłaty podatku za miesiąc, w którym został przekroczony próg 2 mln zł wypłat na rzecz jednego podatnika będącego podmiotem powiązanym,
• oświadczenie następcze można złożyć również tylko raz – do 7. dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął okres ważności oświadczenia pierwotnego.

Złożenie któregokolwiek z tych oświadczeń w terminie późniejszym jest nieskuteczne.

Updop i updof nie przewidują możliwości składania kolejnych oświadczeń.

W sumie więc po przekroczeniu progu 2 mln zł wypłat na rzecz jednego powiązanego podatnika płatnik ma maksymalnie 4 mies. na wypłacanie dywidend (odsetek, należności licencyjnych i innych) bez potrącenia i wpłaty podatku u źródła w ustawowej wysokości:

• miesiąc, w którym został przekroczony próg 2 mln zł,
• miesiąc złożenia oświadczenia pierwotnego (składanego do dnia wpłaty podatku za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia progu 2 mln zł) i
• 2 mies. następujące po miesiącu, w którym płatnik złożył oświadczenie pierwotne i w czasie których dokonuje dalszych wypłat należności bez stosowania mechanizmu pay and refund.

Za kolejne miesiące płatnik nie może już złożyć oświadczenia, a więc musi stosować mechanizm pay and refund.

W przygotowywanej obecnie nowelizacji updop i updof przewiduje się wydłużenie terminu ważności pierwotnego oświadczenia, jednak proces legislacyjny jeszcze się nie zakończył.