Jak uzyskać wypłatę z tytułu opłat reprograficznych

Wymagane zgłoszenie

Uprawnione do podziału są tytuły prasowe, które ukazały się w danym roku i znajdują się w wykazie Biblioteki Narodowej lub informacja o nich została podana bezpośrednio do Repropolu przez wydawcę. Stowarzyszenie dokonuje wypłaty tylko tym wydawcom prasowym, którzy nadesłali dane umożliwiające wystawienie dokumentów rozliczeniowych oraz dokonanie przelewu. Aby Repropol mógł wypłacić opłaty, należy wypełnić dane tytułu prasowego w systemie (dotyczy to również tytułów widniejących w Bibliotece Narodowej).

W każdym roku zgłasza się do Repropolu dane za rok poprzedni. W tym roku – nie później niż do 25.04.2025 r. – należało zgłosić informacje o tytułach prasowych wydanych w 2024 r.

Aby zgłosić się jako wydawca prasy w systemie Repropolu oraz zgłosić dane o nakładzie i sprzedaży tytułu prasowego, trzeba po wejściu na stronę

https://panel.repropol.pl/ wybrać opcję „Rejestracja” (dotyczy to też wydawców, którzy w poprzednich latach tytuły prasowe do wypłaty opłat reprograficznych zgłaszali drogą mailową).

Aby móc wprowadzić tytuły prasowe w systemie, należy po zalogowaniu wygenerować pełnomocnictwo dla osoby odpowiedzialnej za zgłaszanie danych dzienników i czasopism. Osoby uprawnione do reprezentowania organizacji muszą je podpisać, a następnie skan wgrywa się do systemu (uwaga: w przypadku stowarzyszeń zwykłych, które nie mają numeru KRS, trzeba zmienić we wzorze pełnomocnictwa dla Repropolu numer KRS na numer w ewidencji stowarzyszeń zwykłych). Nie ma obowiązku wysyłania pełnomocnictwa w wersji papierowej.

W karcie informacyjnej tytułu prasowego podaje się tytuł prasowy (zgodnie z nazwą widniejącą w rejestrze sądowym, gdyż każdy tytuł prasowy w Polsce można wydawać tylko po rejestracji we właściwym sądzie rejonowym dla siedziby wydawcy), numer ISSN lub e-ISSN (można też zaznaczyć opcję braku takiego numeru, bo jego posiadanie nie jest obowiązkowe), częstotliwość wydawania i grupę tematyczną z rozwijanej listy stworzonej przez Repropol. Następnie podaje się informację o tym, czy nastąpiła zmiana tytułu właścicielskiego w danym roku. W kolejnych wierszach wpisuje się liczbę wydań

w roku i średni jednorazowy nakład wydania drukowanego (liczbę egzemplarzy drukowanych dzielimy przez liczbę wydań). W następnym kroku podaje się dane średniego jednorazowego (na jeden numer) rozpowszechnienia tytułu, w tym dane sprzedaży egzemplarzowej i prenumerat oraz dane dotyczące rozpowszechnień bezpłatnych egzemplarzy (za nie również przysługuje wypłata z tytułu opłat reprograficznych) oraz dane na temat sprzedaży i bezpłatnych rozpowszechnień e-wydań i subskrypcji cyfrowych. Jeśli wydawnictwo ma kilka tytułów prasowych, to osobno wprowadza kolejne.

Po wprowadzeniu wszystkich tytułów wysyła się zbiorczo wnioski do Repropolu.

To wszystkie obowiązki, które leżą po stronie wydawcy, aby móc otrzymać środki z opłaty reprograficznej.

Repropol dokonuje także wypłat opłat reprograficznych z tytułu praw pokrewnych, zgodnie z art. 997 ustawy z 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 24), od serwisów internetowych, które można uznać za publikacje prasowe. W przypadku gdy wydawca prowadzi takie serwisy, powinien wypełnić dodatkowe pełnomocnictwo (do wygenerowania osobno na stronie Repropolu) i wpisać adresy tych stron w systemie, w zakładce „Strony internetowe”.

Zaznaczamy, że dla tytułów książkowych również obowiązują wypłaty z opłat reprograficznych dla wydawców. Realizowane są przez SAiW Copyright Polska, a wydawcy mogą zgłaszać wydane publikacje na stronie https://repartycja.copyrightpolska.pl/login. W przypadku książek (w przeciwieństwie do czasopism) w 2024 r. zgłoszenia i wypłaty dotyczą tytułów, do których wydawcy posiadali prawa w 2023 r. (za rok 2024 zgłoszenia i wypłaty będą dokonywane w 2026 r.).

Podział i wypłata wynagrodzeń

Repartycja wynagrodzeń (podział i wypłata) odbywa się zgodnie z regulaminem repartycji i zasadami przyjętymi uchwałą Walnego Zebrania Członków Repropolu (https://repropol.pl/stowarzyszenie/do-pobrania). Procedura zakłada podział na pule częściowe obejmujące tytuły naukowe, tytuły objęte monitoringiem prasy oraz publikacje agencji prasowych i tytuły pozostałe. Przy podziale opłat uwzględnia się wiele czynników, m.in. wyniki badań kopiowania prasy przeprowadzanych przez CBOS, wysokość nakładów tytułów prasowych, w tym tytułów poddanych kontroli w Audycie PBC (dawniej w Związku Kontroli Dystrybucji Prasy), wykaz i punktację tytułów naukowych Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, wskaźniki siły reprograficznej. Wypłaty są wyliczane dla każdego tytułu prasowego oddzielnie, na podstawie wzoru właściwego dla tytułu z danej puli częściowej. Wydawca otrzymuje sumę wypłat za każdy z tytułów, który wydaje. W przypadku wydawnictw należących do puli „tytuły pozostałe” ustalony jest minimalny próg wypłaty w wysokości 100 zł. Jeśli dany tytuł prasowy go nie przekroczy, wydawca nie otrzyma wypłaty.

Na podstawie uzupełnionych w systemie danych Repropol wystawi wydawcy i wyśle na wskazany adres mailowy (lub korespondencyjny, jeżeli organizacja nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur drogą mailową) dwa dokumenty:

• notę uznaniową dotyczącą kwoty brutto naliczonych opłat,
• fakturę na pokrycie kosztów repartycji.

Jeśli w procesie rejestracji wydawca wyrazi zgodę na kompensatę należności, na jego rachunek bankowy trafi różnica między kwotą naliczonej opłaty a kosztami repartycji za dany rok. Kwota naliczonej opłaty będzie widnieć w pozycji „kwota uznania” na nocie księgowej Repropolu; będzie ona zawsze wyższa od kwoty kosztów usługi repartycji widniejących na fakturze kosztowej. W przypadku zgody na kompensatę, na fakturze kosztowej zostanie zawarta informacja, że zapłata nastąpiła już na podstawie kompensaty. Przy braku zgody na kompensatę należy najpierw uregulować fakturę kosztową, po czym Repropol wypłaci kwotę z noty uznaniowej. Wypłaty następują w terminie nie dłuższym niż 9 mies. od końca roku, za który są dokonywane.

W ubiegłym roku opłaty reprograficzne trafiły do wydawców 4811 tytułów prasowych, które ukazały się w 2023 r., i wynosiły łącznie 8 030 317,62 zł.

Opłata bez VAT

Zgodnie z wyrokiem TSUE z 18.01.2017 r. (C-37/16) oraz będącym jego następstwem wyrokiem NSA z 26.06.2017 r. (I FSK 178/13) opłaty reprograficzne nie stanowią wynagrodzeń za usługi, a więc nie odprowadza się od nich VAT. Nie zachodzą tu przesłanki, by uznać wypłacane wydawcy kwoty za wynagrodzenie za świadczone przez niego usługi, bo nie można przyjąć, by wydawca świadczył jakąkolwiek usługę na rzecz właściwej organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi. Wypłaty, które wydawca otrzymuje tytułem repartycji z opłat reprograficznych za poszczególne lata, są rodzajem rekompensaty (odszkodowania) z tytułu uszczerbku w związku z masowym kopiowaniem utworów na użytek prywatny, a jak powszechnie przyjmuje się w doktrynie oraz orzecznictwie, zapłata odszkodowania nie stanowi czynności podlegającej VAT. Dlatego też Repropol jest wystawcą wszystkich dokumentów księgowych, na podstawie których rozliczane są opłaty reprograficzne.

Należny VAT (według stawki 23%) Repropol dolicza wyłącznie do kosztów, jakie są związane z usługą inkasa i repartycji.