Odwołanie rezerwacji w hotelu – ujęcie w kosztach podatkowych

Tak. W myśl updop kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Musi być wykazana celowość i zasadność wydatku. Drugorzędne znaczenie ma to, czy faktycznie doprowadził do powstania przychodu. Ponadto istnieją przecież wydatki ponoszone na ogólną działalność danego podmiotu, które również przyczyniają się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Niewątpliwie podróże służbowe pracowników służą działalności spółki, a związane z nimi koszty są kosztami uzyskania przychodów. Dużo wcześniejsza rezerwacja hotelu często jest uzasadniona promocyjnymi cenami czy też możliwością wyboru dogodnego obiektu, w którym później może nie być wolnych miejsc. Jest to więc działanie racjonalne.

Jeżeli odwołanie rezerwacji w hotelach będzie spowodowane okolicznościami losowymi, nieprzewidzianymi w momencie rezerwacji (niezawinionymi przez podatnika) – np. nagłą chorobą pracownika czy odwołaniem szkolenia, w którym miał wziąć udział – to wydatki na taką odwołaną rezerwację można zaliczyć do kosztów podatkowych w pełnej wysokości. Podatnikowi można natomiast przypisać winę, gdy zawczasu wiedział, że podróż służbowa się nie odbędzie i mimo że mógł odwołać rezerwację z odpowiednim wyprzedzeniem, nie zrobił tego.

Jeśli chodzi o koszty odwołanego pobytu kontrahenta, to przypomnijmy, że organy podatkowe długo nie pozwalały na zaliczanie wydatków na noclegi kontrahentów do kosztów uzyskania przychodów, twierdząc, że to oczywiste wydatki na reprezentację, budowanie prestiżu firmy, wprost wyłączone z kosztów podatkowych. Później ich podejście zaczęło się zmieniać. Obecnie uznają, że wydatki na noclegi kontrahentów należy rozpatrywać jako wydatki związane pośrednio z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa jako całości, a nie jako koszty reprezentacji.

Przykładowo w interpretacji KIS z 13.09.2017 r. (DPP13.8221.3B.2017.MNX) czytamy: wydatki poniesione przez spółkę na zapewnienie noclegu dla obecnych, jak i potencjalnych kontrahentów nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, bowiem – jak wynika ze stanu sprawy – wydatki poniesione przez spółkę były niezbędne w celu zorganizowania (…) spotkań handlowych. Zatem celem tych spotkań nie jest wyłącznie stworzenie dobrego wizerunku wnioskodawcy czy też wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

(…) Wydatki są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Oczywiście spotkanie z kontrahentem, z powodu którego powstał też koszt noclegu, nie może mieć charakteru czysto rozrywkowego czy też konsumpcyjnego. Powinno mieć „wyłącznie walor biznesowy” i być „konieczne dla uzyskania przez spółkę przychodu” (interpretacja KIS z 7.03.2019 r., 0111-KDIB1-3.4010.8.2019.MBD).

Zatem wydatki na zapewnienie kontrahentom noclegów w związku ze spotkaniami mającymi na celu np. przeprowadzenie negocjacji, ustalenie szczegółów wspólnej inwestycji, zapoznanie się z parkiem maszynowym w ramach uwiarygodnienia dobrej kondycji finansowej przedsiębiorstwa, mogą być kosztami uzyskania przychodów (cele biznesowe). Natomiast wydatki na nocleg w hotelu znacznie oddalonym od siedziby firmy (np. w miejscowości turystycznej) lub gwarantującym gościom wiele dodatkowych atrakcji, takimi kosztami być nie mogą (cele reprezentacji).

Jeżeli wydatek na zapewnienie kontrahentowi noclegu mógł być w konkretnej sytuacji uznany za koszt podatkowy, to również w przypadku odwołania rezerwacji tego noclegu, wiążącej się z poniesieniem wydatków, powinien powstawać taki koszt. O ile oczywiście – jak wskazano wcześniej – odwołanie rezerwacji wynika ze zdarzenia losowego, niezawinionego przez podatnika.