KSeF w sektorze publicznym – dlaczego warto wypełniać pole Podmiot3, choć nie jest obowiązkowe

Zrozumienie istoty i funkcji pola Podmiot3 jest kluczowe dla właściwego działania całego sektora jednostek samorządu terytorialnego (JST). Kwestia ta była wielokrotnie analizowana i omawiana podczas konsultacji prowadzonych przez Ministerstwo Finansów. Pojawiała się również w licznych uwagach zgłaszanych do projektowanych przepisów dotyczących KSeF, a także stała się przedmiotem interpelacji poselskich, czego przykładem jest odpowiedź MF z 12.01.2026 r. (DAK1.054.1.2026) na interpelację poselską nr 14259.

Fakultatywny element faktury

Opis struktury schematu głównego dla faktury ustrukturyzowanej FA(3) wskazuje na występowanie dwóch obligatoryjnych pól dotyczących podmiotów uczestniczących w transakcji:

• pola Podmiot1, zawierającego dane identyfikujące sprzedawcę,
• pola Podmiot2, które obejmuje informacje dotyczące nabywcy towaru lub usługi.

Powyższe pola mogą zostać uzupełnione o fakultatywne pole Podmiot3, przewidziane do wykorzystania, gdy w procesie sprzedaży uczestniczy dodatkowy podmiot.

Jak wskazano w przywołanej interpelacji poselskiej, wprowadzenie prawnego obowiązku wypełnienia pola Podmiot3 jest niemożliwe, z uwagi na ograniczenia dotyczące zakresu danych wymaganych na fakturze, wynikające z regulacji unijnych (art. 226 dyrektywy 112). Dlatego w ustawie o VAT nie ma przepisu, który wprost regulowałby obowiązek podawania na fakturze tego elementu.

Zasady funkcjonowania pola Podmiot3 wynikają bezpośrednio z dokumentacji technicznej, przede wszystkim z „Podręcznika KSeF 2.0”[1], a także ze struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej FA(3). Dokumenty te określają sposób działania pola Podmiot3 oraz jego znaczenie w praktyce obsługi faktur elektronicznych w KSeF.

Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3) wskazuje, że jest to element fakultatywny, który zawiera dane wszelkich podmiotów trzecich, innych niż Podmiot1 i Podmiot2, które są związane z fakturą (…). W Podmiot3 można również wskazać dane jednostki podrzędnej JST, np. samorządowej jednostki budżetowej podległej JST (jako wystawcy faktury lub odbiorcy).

Jak jest funkcja pola Podmiot3

Pole Podmiot3 miało zapewnić sektorowi JST właściwą dystrybucję faktur. Faktura wystawiona zgodnie z przyjętą schemą faktury ustrukturyzowanej, zawierająca pole Podmiot3, powinna umożliwiać skierowanie jej bezpośrednio do jednostki faktycznie dokonującej zakupu lub korzystającej z usługi. W praktyce oznacza to, że faktura wystawiona na szkołę – jednostkę podrzędną gminy – powinna trafić bezpośrednio do tej szkoły, a nie być automatycznie przekazywana do kancelarii urzędu obsługującego JST.

Najbardziej oczywistym zagrożeniem, jakie pojawia się w takiej sytuacji, jest opóźnienie w płatności. Jeżeli umowa między szkołą a dostawcą przewiduje, że termin płatności jest liczony od momentu nadania fakturze numeru KSeF, to zaczyna on biec niezależnie od tego, czy faktura faktycznie trafiła do szkoły. Dokument, który powinien być dostarczony bezpośrednio do jednostki, trafia do urzędu obsługującego JST, gdzie musi zostać zidentyfikowany i przekazany we właściwe miejsce. Szukanie faktury przez pracowników urzędu może potrwać kilka dni, zwłaszcza jeśli nie zawiera ona żadnych danych pozwalających powiązać ją z konkretną jednostką podrzędną. Skraca to okres, jaki szkoła ma na uregulowanie zobowiązania. W konsekwencji może dojść do naruszenia terminu płatności, naliczenia odsetek i rekompensaty za opóźnienie płatności czy konieczności składania wyjaśnień przez jednostkę, która w rzeczywistości nie miała wpływu na opóźnienie.

Wystawienie faktury z uwzględnieniem pola Podmiot3 pozwala uniknąć takich komplikacji.

Przedstawiony wzorcowy sposób postępowania pozwala skutecznie ograniczyć ryzyka związane z naruszeniem terminu płatności. Zapobiega także angażowaniu wielu osób w proces obiegu faktury oraz ułatwia jej szybkie dotarcie do właściwego odbiorcy.

Działania prawne i informacyjne

Zapewnienie wzorcowego wypełniania pól e-faktury przez wystawcę faktury wymaga wcześniejszego podjęcia działań prawnych i informacyjnych. Należy zadbać o to, aby zapisy umowne jasno wskazywały zakres danych umieszczanych na fakturze ustrukturyzowanej, niezbędnych jednostce podrzędnej JST do prawidłowego odbioru i dalszego procedowania dokumentów. W przypadku umów obowiązujących przez dłuższy okres warto przygotować odpowiednie aneksy, które zobowiążą sprzedawcę do właściwego fakturowania. Takie doprecyzowanie zasad pozwala uniknąć nieporozumień i gwarantuje, że proces fakturowania będzie przebiegał zgodnie z oczekiwaniami jednostki.

Istotne jest także dotarcie do kontrahenta z informacją (drogą pisemną, telefonicznie i podczas bezpośrednich spotkań ze sprzedawcą). Przedsiębiorcy często nie zwracają uwagi na to, że drugą stroną transakcji jest JST, która ma specyficzne obowiązki oraz napotyka trudności wynikające z konieczności dostosowania się do nowego ładu prawnego. Zdarza się, że traktują szkoły czy ośrodki doskonalenia nauczycieli jak każdego innego przedsiębiorcę, a tymczasem sektor JST wymaga odmiennej perspektywy i szczególnego uwzględnienia specyfiki jego funkcjonowania.

Niestety, w praktyce w licznych przypadkach JST spotykają się z odmową podpisania stosownego aneksu do umowy. Najczęściej jest to uzasadniane tym, że choć ustawa o VAT nakłada obowiązek wystawiania faktur w KSeF, to jednak nie wymaga umieszczania w umowach zapisów dotyczących organizacyjnych czy technicznych kwestii związanych z obiegiem faktur. W opinii wielu sprzedawców oznacza to, że nie mają oni obowiązku dostosowywania treści umów do potrzeb JST.

Ponadto, skoro pole Podmiot3 ma charakter fakultatywny, sprzedawcy nie czują się zobligowani do jego wypełniania. Traktują je jako element o charakterze organizacyjnym, który nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa i dlatego, w ich ocenie, nie musi być stosowany. Wielu z nich otwarcie deklaruje, że nie mając wyraźnego obowiązku prawnego, nie będą wypełniali tego pola, nawet jeśli ma to kluczowe znaczenie dla prawidłowego odbioru faktur.

Jedyne, co w takiej sytuacji może zrobić pracownik JST, to konsekwentnie wskazywać na ryzyko opóźnienia w płatności, wynikające z konieczności poszukiwania faktury, która nie trafiła bezpośrednio do właściwej jednostki. Może również ponawiać prośby o wystawianie faktur w sposób umożliwiający łatwe i jednoznaczne zidentyfikowanie faktycznego odbiorcy, tak aby dokumenty nie trafiały do urzędu obsługującego JST, lecz bezpośrednio tam, gdzie powinny zostać odebrane.

Prowadzenie takiej korespondencji może odegrać istotną rolę w przypadku naruszenia terminu płatności, zwłaszcza gdy sprzedawca zdecyduje się skierować sprawę na drogę sądową. Pozwala na udokumentowanie, że jednostka podejmowała realne próby usprawnienia obiegu dokumentów oraz dążyła do zapewnienia prawidłowego odbioru faktur. Wykazanie, że działała w dobrej wierze i podejmowała konkretne kroki, aby zapobiec opóźnieniom, może mieć duże znaczenie przy ocenie okoliczności sprawy.

Sprzedawcy wskazują także niekiedy na kwestie techniczne – że posiadane przez nich oprogramowanie uwzględnia wyłącznie obowiązkowe elementy struktury logicznej faktury i nie obsługuje pól fakultatywnych. Nie ma możliwości wystawienia faktury zawierającej dane niezbędne dla JST. Ten problem jest trudny do rozwiązania. Pozostaje oczekiwać, że oprogramowanie wkrótce zostanie w pełni dostosowane do wymogów struktury logicznej faktury. Jest to szczególnie istotne, bo od 1.04.2026 r. KSeF obejmuje większość pozostałych podatników, w tym mniejszych przedsiębiorców, którzy często korzystają z prostych i bezpłatnych narzędzi do fakturowania[4].