Podatkowe rozliczenie kosztów wdrażania sytemu informatycznego przez pracowników spółki

Wartością początkową odpłatnie nabytej wnip jest – zgodnie z art. 16g ust. 1 pkt 1 updop – cena nabycia. W odniesieniu do praw majątkowych, w tym licencji i autorskich praw majątkowych, kwestię tę reguluje art. 16g ust. 14 updop, który również wskazuje, że wartość początkową tych praw stanowi cena ich nabycia. Zastrzega jednak, że jeżeli wynagrodzenie (opłaty) wynikające z umowy licencyjnej albo z umowy o przeniesienie innych praw majątkowych jest uzależnione od wysokości przychodów z licencji lub praw uzyskanych przez licencjobiorcę albo nabywcę, to przy ustalaniu wartości początkowej praw majątkowych nie uwzględnia się tej części wynagrodzenia.

Cena nabycia obejmuje kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania wnip do używania i pomniejszoną o należny VAT. Tak wynika z art. 16g ust. 3 updop, który wymienia, jakie koszty związane z zakupem „w szczególności” składają się na cenę nabycia. Nie wskazuje jednak wprost, że są to również wynagrodzenia pracowników zaangażowanych np. we wdrożenie nabytej wnip (w przeciwieństwie do przepisu zawierającego definicję kosztu wytworzenia środka trwałego, który wprost wymienia koszty wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi, dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych). Niemniej, jak potwierdzają organy podatkowe, wydatki, o jakie powiększa się wartość początkową (koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji), zostały wymienione w tej regulacji jedynie przykładowo, o czym świadczy użycie przez ustawodawcę zwrotu „w szczególności”.

Również NSA w wyroku z 19.05.2022 r. (II FSK 2648/19) potwierdził, że katalog kosztów wymienionych w art. 16g ust. 3 updop ma charakter otwarty. Z powyższego przepisu wynika, że wartość początkową wnip powiększają koszty związane z ich zakupem naliczone do dnia ich przekazania do używania. Jednocześnie, wszystkie koszty naliczone po dacie wprowadzenia nie będą podwyższać wartości początkowej.

Dlatego w interpretacji z 16.03.2026 r. (0111-KDIB1-1.4010.15.2026.1.MF) KIS uznała za prawidłowe stanowisko podatnika, że cena nabycia składnika majątkowego obejmuje zarówno koszty zakupu (cenę należną zbywcy), jak i koszty poniesione w związku z przystosowaniem wnip do gospodarczego wykorzystania, w tym wydatki z tytułu uruchomienia i instalacji systemu informatycznego, naliczone do dnia przekazania do używania wnip. Wobec powyższego, co do zasady, wszystkie wydatki, które powodują, iż utwór nadaje się do gospodarczego wykorzystania, naliczone do dnia oddania go do używania, winny zwiększać jego wartość początkową. (…) W świetle powyższego, wydatki na wynagrodzenia zespołu (…) zaangażowanego w realizację prac wdrożeniowych (…), realizującego zadania polegające na dostosowaniu rozwiązania systemu X do zapotrzebowania zdefiniowanego przez spółkę, (…) naliczone (…) przed przyjęciem do używania prac wdrożeniowych (…) stanowiących wnip, powinny zostać zaliczone do wartości początkowej tej wnip. Stanowią bowiem koszty związane z przystosowaniem tej wnip do jej gospodarczego wykorzystania.

Podobnie w interpretacji KIS z 8.05.2024 r. (0111-KDIB1-2.4010.135.2024.1.AK) czytamy: Koszty wynagrodzeń pracowników realizujących zadania polegające na wdrożeniu, instalacji i uruchomieniu systemu SAP, opisane we wniosku, poniesione przez spółkę przed przyjęciem do używania licencji powinny zostać zaliczone do wartości początkowej wnip. Stanowią bowiem koszty związane z przystosowaniem sytemu SAP do jego gospodarczego wykorzystania.

Reasumując: skoro pracownicy spółki zostali oddelegowani do zespołu projektowego i w ramach czasu pracy przez pewien okres będą zajmować się wdrożeniem systemu informatycznego (np. koordynacją prac wdrożeniowych, monitorowaniem postępu prac, wskazywaniem koniecznych modyfikacji systemu do potrzeb spółki, testowaniem proponowanych rozwiązań, zatwierdzaniem projektów), to ich wynagrodzenia za ten okres (wraz z pochodnymi) – naliczone do dnia oddania wnip do używania – zwiększają jej wartość początkową. Naliczone po tym dniu stanowią natomiast koszty uzyskania przychodów na ogólnych zasadach, właściwych dla wynagrodzeń pracowniczych (art. 15 ust. 4g, 4h, 4ga oraz art. 16 ust. 1 pkt 57a i 57aa updop).

Jeżeli pracownicy zaangażowani we wdrożenie systemu informatycznego będą w tym czasie wykonywać także inne zadania (niezwiązane z nabyciem wnip), ich wynagrodzenia powinny być podzielone na koszty zwiększające wartość początkową wnip i koszty bieżące (stanowiące koszty okresu) według ustalonej proporcji podziału czasu pracy każdego z pracowników na realizację zadań wdrożeniowych oraz pozostałych zadań.