Nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów w 2026 r.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir) w 2026 r. reguluje nowe rozporządzenie MFiG z 6.09.2025 r. (DzU poz. 1299). Wprowadza kilka istotnych różnic w porównaniu z wcześniej obowiązującym rozporządzeniem (z 23.12.2019 r.).

Przede wszystkim zmienił się wzór księgi, co jest związane z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)i obowiązku raportowania JPK_PIT oraz koniecznością ujęcia w księdze nowych danych – numeru faktury w KSeF, a także NIP kontrahenta. Dlatego ma ona 19 kolumn zamiast dotychczasowych 17.

W nowym wzorze kolumna 3 służy do wpisywania numeru identyfikującego fakturę w KSeF (jeżeli jest to faktura wystawiona w tym systemie), a kolumna 4 „innego numeru dowodu księgowego”.

W kolumnie 5 należy podać identyfikator podatkowy kontrahenta (wraz z kodem kraju). Tylko jeśli nie zostanie wpisany, podaje się imię, nazwisko/nazwę i adres – w kolumnach 6 i 7. Dane te wpisuje się, „gdy transakcja jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym”. Wskazanych kolumn nie wypełnia się w przypadku „przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych”.

Pozostałe kolumny mają ten sam układ i tytuły, a jedynie inną numerację.

O ile stare rozporządzenie przewidywało dwa osobne wzory księgi: ogólny (zał. nr 1) oraz uproszczony wzór dla rolników prowadzących działalność gospodarczą o przychodach do 10 tys. zł (zał. nr 2), o tyle w nowym jest tylko jeden wzór przewidziany dla wszystkich podatników prowadzących pkpir.

Ponadto w nowych przepisach:

• nie przewidziano możliwości udzielenia przez naczelnika US zwolnienia z obowiązku stosowania rozporządzenia na wniosek podatnika, gdy jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, w tym związanymi z rodzajem i rozmiarem wykonywanej przez niego działalności oraz wiekiem i stanem jego zdrowia (§ 4 starego rozporządzenia); wnioski złożone do 31.12.2025 r. będą przy tym rozpatrywane zgodnie z dotychczasowymi przepisami, a udzielone zwolnienia zachowają moc przez okres, na jaki zostały przyznane (§ 23 i 24 nowego rozporządzenia),

• zrezygnowano z definiowania pojęć „biuro rachunkowe” i „przedsiębiorstwo wielozakładowe”, m.in. w związku z odstąpieniem od szczególnych regulacji w sytuacji prowadzenia księgi przez biuro, przechowywania jej w przedsiębiorstwie wielozakładowym czy przesunięć towaru między zakładami; usunięto też inne pojęcia, które są zdefiniowane w updof,

• katalog dopuszczalnych dowodów wewnętrznych w § 8 ust. 2 nie zawiera już punktu dotyczącego zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego (konieczna jest więc faktura),

• w odniesieniu do dokumentowania dostaw przyjętych przed otrzymaniem faktury, w § 9 ust. 1 dodano wymóg, że jeśli faktura ta zostanie wystawiona w formie elektronicznej (w tym w KSeF), podatnik ma obowiązek uzupełnić sporządzony opis otrzymanego towaru o numer tej faktury (numer identyfikujący fakturę w KSeF),

• zrezygnowano z możliwości dokumentowania zakupu materiałów biurowych i środków czystości opisanym na odwrocie paragonem (bez NIP nabywcy) z pieczątką (co przewidywał § 13 ust. 4 starego rozporządzenia) na rzecz standardowych dowodów księgowych (z § 6 ust. 3 nowego rozporządzenia),

• wyłączono z katalogu dowodów księgowych dzienne zestawienia dowodów (faktur sprzedaży); zapisy mają być dokonywane bezpośrednio w księdze, na podstawie poszczególnych faktur, a nie zbiorczą kwotą (§ 12 pkt 1 i § 18 ust. 3 i 4 starego rozporządzenia); podstawą zapisów w księdze nie będzie też zestawienie sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji sprzedaży VAT,

• zmodyfikowano zasady korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach; dotychczas trzeba było opisywać tego rodzaju korektę na odwrocie raportu fiskalnego, a obecnie dokonuje się jej na podstawie dowodu wewnętrznego (§ 19 ust. 4 starego rozporządzenia oraz § 12 ust. 4 i 5 nowego),

• nie określono szczególnych zasad dokumentowania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami tego samego podatnika; stare przepisy wymagały sporządzania dowodów wewnętrznych (dowodów przesunięć) na tę okoliczność (§ 8 ust. 4 i 5),

• określono, że wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki są wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w updof (§ 10); stare przepisy nakładały obowiązek wpisania zakupu tych materiałów i towarów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 updof (§ 16 ust. 1),

• ujednolicono terminy dokonywania zapisów dotyczących przychodów na podstawie faktur, raportów fiskalnych i ewidencji sprzedaży – należy to zrobić najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni; w przypadku dowodów wewnętrznych zapisów dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (§ 11 ust. 2 i 3); również po stronie kosztów uzyskania przychodów – niezależnie od tego, czy księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika – wpisy powinny być dokonywane, co do zasady, najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca, następującego po miesiącu dokonania wydatków (§ 14),

• nie zawarto regulacji określających warunki, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową,

• nie określono żadnych wymogów co do miejsca przechowywania pkpir oraz dowodów księgowych,

• nie ma już wymogu, by po zakończeniu miesiąca podkreślać dokonane w nim wpisy w księdze oraz ich sumę obliczoną narastająco od początku roku,

• zrezygnowano z obowiązku podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis; ma być podpisywany jedynie przez właściciela (wspólników); do księgi należy wpisywać wyłącznie wartość spisu.

W 2026 r. pkpir nadal można prowadzić papierowo lub elektronicznie (w tym za pomocą programów komputerowych), jednak część podatników (przesyłający pliki JPK_V7M) jest już objęta obowiązkiem prowadzenia księgi wyłącznie za pomocą programów komputerowych (w ramach tzw. JPK_PIT, o czym piszemy ⇒tu⇐ ). W 2027 r. nie będzie możliwości prowadzenia pkpir w innej formie (chyba że MF wyda rozporządzenie wskazujące kategorie podatników, którzy będą do tego uprawnieni).