Zbiorcze dowody księgowe nie na usługi taksówkowe

Tak wynika z interpretacji KIS z 10.03.2025 r. (0111-KDI-2-1.4010.656.2024.1.DD).

Dotyczyła ona spółki – podatnika CIT – świadczącej usługi przewozów pracowniczych. Ze względu na ograniczone zasoby transportowe (własne i podwykonawców) spółka korzysta również z usług firm taksówkowych, świadczących dla niej transport osobowy na terytorium kraju. Wydatki na ten cel chciała ujmować w księgach rachunkowych i zaliczać do kosztów podatkowych na podstawie dokumentów wewnętrznych – zbiorczych dowodów w postaci okresowych (najczęściej tygodniowych) zestawień zleceń z systemu dyspozytorów spółki oraz potwierdzeń płatności blik z systemu bankowości elektronicznej wraz z załączonymi zdjęciami/skanem paragonów wystawianych przez taksówkarzy (bez nazwy i NIP spółki).

Argumentowała, że koszty te ściśle się wiążą z przychodami, są racjonalne i mają gospodarcze uzasadnienie. Zdaniem spółki są też odpowiednio udokumentowane. Updop nie odnosi się do tej kwestii, tylko odsyła do przepisów uor, a w myśl tej ustawy dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, i powinny zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 uor. Uor wskazuje, że podstawowym, jednak nie jedynym, dowodem księgowym poniesienia wydatków są faktury. Kwestię dowodów nabycia towarów lub usług podnosi również Op w art. 180 i art. 181, które jako dowód w postępowaniu podatkowym dopuszczają wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zdaniem spółki w świetle przywołanych przepisów sporządzany przez nią zbiorczy dowód wewnętrzny, wraz z opisem zasadności operacji gospodarczej przez kierownika dyspozytury, uprawnia ją do uznania poniesionych wydatków za koszty uzyskania przychodów.

KIS nie podzieliła tego poglądu. Stwierdziła, że zgodnie z uor zdarzenia gospodarcze powinny być wprowadzone do ksiąg na podstawie dowodów źródłowych. W przypadku zakupu usług są nimi dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów. Podstawą zapisów mogą być także sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym wymienione pojedynczo.

Tylko w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Usługi taksówkowe podlegają VAT. Czynny podatnik VAT świadczący takie usługi na rzecz innego podatnika ma obowiązek wystawiania faktur, z tym że jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł (100 euro), mogą być one udokumentowane paragonem fiskalnym (faktura uproszczona), zawierającym jednak obowiązkowo NIP nabywcy. Gdy usługodawcą jest podatnik zwolniony z VAT podmiotowo, nie ma obowiązku wystawienia faktury, ale nabywca może w ciągu 3 mies. wystąpić o jej wystawienie.

Jak czytamy w interpretacji, należałoby zatem oczekiwać od Państwa posiadania otrzymanych od firm taksówkowych, którym zlecili Państwo wykonanie usługi, dowodów źródłowych zewnętrznych zawierających wymienione w uor elementy, na podstawie których mogliby Państwo sporządzić dowody zbiorcze. Tymczasem (…) nie posiadają Państwo takich dokumentów.

Zdaniem KIS dowody wewnętrze wystawiane przez spółkę nie spełniają warunków wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Udokumentowane w ten sposób wydatki na zakup usług transportu od firm taksówkowych nie mogą być zatem uznane za koszty uzyskania przychodów. Art. 180 § 1 Op również nie daje podstaw do uznania takiego kosztu, bo prowadziłoby to do omijania ustawowych wymogów.