KSeF wymusza aktualizację dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości

Redefinicja dowodów księgowych

Dotychczasowy opis faktur jako dokumentów papierowych lub elektronicznych przesyłanych bezpośrednio przez kontrahentów przestaje być wystarczający. Faktury nie są już przekazywane bezpośrednio do jednostki, lecz udostępniane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów. Obecnie w dokumentacji należy jednoznacznie wskazać, że:

• faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML zgodnego ze wzorem ministerialnym i jest identyfikowana unikalnym numerem KSeF (35-znakowym identyfikatorem),
• dowodem księgowym mogą być dokumenty w formatach XML, PDF, EDI i innych formatach elektronicznych, które nie wymagają wydruku,
• jednostka określa zasady zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów,
• wizualizacje faktur (np. PDF z kodem QR) mogą być wykorzystywane w obiegu wewnętrznym, jeżeli nie są traktowane jako „oryginał” faktury ustrukturyzowanej.

Zakres odpowiedzialności i uprawnienia

Polityka rachunkowości powinna wskazywać osoby lub stanowiska odpowiedzialne za komunikację z KSeF. Dotyczy to zarówno uprawnień w e-Urzędzie Skarbowym, jak i ról przypisanych w systemie finansowo-księgowym. Należy opisać procedurę nadawania, modyfikowania i cofania uprawnień, a także zasady rozliczania działań poszczególnych użytkowników.

Zasady obiegu faktur ustrukturyzowanych

Polityka rachunkowości powinna szczegółowo opisywać cały cykl życia faktury ustrukturyzowanej w jednostce – od momentu jej wystawienia lub pobrania z KSeF, przez weryfikację merytoryczną i formalno-rachunkową oraz dekretację, aż po ujęcie w księgach rachunkowych.

Kluczowe znaczenie ma zmiana reguł dotyczących dat księgowych. Za moment wpływu dokumentu uznaje się przyjęcie faktury przez KSeF z nadanym numerem identyfikującym. Data wystawienia faktury to dzień, w którym KSeF przyjmie dokument do przetwarzania, natomiast data otrzymania faktury jest u nabywcy liczona od momentu nadania numeru KSeF. Zmiana ta istotnie wpływa na terminy obowiązków podatkowych, w tym na moment powstania prawa do odliczenia VAT.

Dobrą praktyką jest również opracowanie schematu graficznego obiegu dokumentów, w prosty sposób pokazującego etapy akceptacji i odpowiedzialność poszczególnych osób (jako załącznika do polityki rachunkowości).

Dekretacja i uproszczenia

Art. 21 ust. 1a uor umożliwia zwolnienie z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji (por. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych). Przy masowym pobieraniu faktur z KSeF jest to niezbędne do opisania w polityce rachunkowości. Jednostka może zaniechać tradycyjnej, ręcznej dekretacji (na papierowym wydruku) każdego z osobna dowodu elektronicznego, o ile zasady te nie wykraczają poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a uor.

Archiwizacja i przechowywanie

Wprowadzenie KSeF znacząco zmienia zasady archiwizacji faktur. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w systemie przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione – jest to okres dłuższy niż dotychczasowy 5-letni termin wynikający z uor i Op (na marginesie, art. 73a uor, dodany w związku z KSeF, wydłuża okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych do 10 lat).

W polityce rachunkowości należy opisać model archiwizacji obejmujący:

• faktury ustrukturyzowane przechowywane w KSeF – bez konieczności tworzenia własnych archiwów,
• dokumenty pozostałe (umowy, dokumenty magazynowe, dowody zapłaty, faktury od podmiotów zagranicznych) – archiwizowane w formie papierowej lub elektronicznej,
• zasady digitalizacji dokumentów papierowych (skany muszą być kompletne i możliwe do odtworzenia),
• wyjątki z art. 73 ust. 2 uor – dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki.

Procedury awaryjne (tryb offline)

Polityka rachunkowości musi opisywać działania na wypadek niedostępności KSeF. Przepisy przewidują stały tryb offline24, umożliwiający wystawianie e-faktur bez połączenia z internetem, pod warunkiem przesłania dokumentu w kolejnym dniu roboczym. Jednostka powinna opisać sposób postępowania w trybie awaryjnym, zasady ewidencjonowania takich faktur oraz procedurę ich późniejszego przesłania do systemu.

Kontrola wewnętrzna

Każda jednostka powinna szczegółowo opisać zasady kontroli wewnętrznej prawidłowości danych przesyłanych do KSeF i z niego pobieranych. Mogą to być checklisty, raporty z kontroli jakości danych, automatyczne alerty systemowe lub procedury uzgadniania danych między systemem finansowo-księgowym a KSeF.

Bezpieczeństwo IT

Warto zadbać o synchronizację polityki rachunkowości z polityką bezpieczeństwa IT. Dostęp do KSeF odbywa się przez API lub aplikacje ministerialne, co wymaga odpowiedniego zabezpieczenia środowiska informatycznego, kontroli dostępu, backupów konfiguracji i monitorowania incydentów.

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana narzędzia do fakturowania, lecz także fundamentalna transformacja sposobu dokumentowania operacji gospodarczych. Aktualizacja polityki rachunkowości stanowi wymóg ustawowy wynikający z art. 10 uor i powinna być przeprowadzona kompleksowo, obejmując redefinicję dowodów księgowych, nowy opis obiegu dokumentów, zmienione zasady archiwizacji, procedury awaryjne, zakres odpowiedzialności oraz kontrolę wewnętrzną.