W księdze podatkowej należy podawać NIP, ale nie PESEL kupującego

Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów z 9.02.2026 r. na pytanie dziennikarza.

Wątpliwość wzięła się stąd, że zgodnie z art. 3 ustawy z 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. DzU z 2026 r. poz. 151) identyfikatorem podatkowym jest:

• numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niezarejestrowanymi jako podatnicy VAT lub nieprowadzącymi działalności gospodarczej albo wykonującymi działalność nierejestrowaną (jeśli te ostatnie zarejestrują się do VAT lub prowadzą ewidencję sprzedaży w kasach rejestrujących, to właściwym identyfikatorem jest dla nich NIP),
• NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.

Tymczasem w nowym wzorze podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir), wprowadzonym rozporządzeniem MFiG z 6.09.2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU poz. 1299),

w bloku „Kontrahent” dodano kolumnę 5, zatytułowaną „identyfikator podatkowy”, a w objaśnieniach do pkpir wskazano, że kolumny 5–7 są przeznaczone do wpisywania: identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu kontrahenta (dostawców lub odbiorców) (…). Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych. Kolumn tych podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych. Identyfikator podatkowy kontrahenta obejmuje również kod kraju nadania identyfikatora.

Powołując się na ten zapis w odpowiedzi na pytanie, czy podatnik prowadzący pkpir musi podać PESEL kontrahenta np. w przypadku faktury wystawionej dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, resort finansów wyjaśnił, że nie.

Wskazał, że kolumny dotyczące kontrahenta podatnik wypełnia na podstawie danych zawartych w dowodzie księgowym, którym jest m.in. faktura. Ta zaś – zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT – powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Z przepisu tego wynika więc, że faktura nie musi zawierać numeru PESEL kontrahenta, gdyż nie jest to numer, który służy do identyfikacji nabywcy na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej.

Gdy zatem podatnik prowadzący pkpir wystawia fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie ma obowiązku wpisania w kolumnie 5 numeru PESEL kontrahenta.

Ministerstwo Finansów nie odniosło się w odpowiedzi do ewidencji przychodów ryczałtowca, której nowy wzór, obowiązujący od 2026 r., określa rozporządzenie MFiG z 6.09.2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (DzU poz. 1294). Jednak w ewidencji tej również pojawiła się nowa kolumna „Identyfikator podatkowy kontrahenta”. W opisie wskazano, że nie podaje się go w przypadku wpisów dotyczących przychodów ze sprzedaży, dokonywanych na podstawie dowodów wewnętrznych i raportów fiskalnych. Analogicznie jak w przypadku pkpir, należałoby zatem uznać, że nie trzeba jej wypełniać, gdy kontrahent, któremu wystawiono fakturę, nie posługuje się NIP.