KSeF obowiązkowy nie tylko dla przedsiębiorców

Wymóg wystawiania faktur elektronicznych w formie ustrukturyzowanej (plik XML), w formacie określonym przez Ministerstwo Finansów, wprowadza uchwalona w czerwcu 2023 r. nowelizacja ustawy o VAT. Opublikowana 1.09.2025 r. ustawa z 5.08.2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, DzU poz. 1203) nadała nowy kształt tym przepisom. Zaczną one obowiązywać 1.02.2026 r., z tym że dla niektórych grup podatników obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur przesunięto na późniejsze terminy (patrz tabela). Niemniej od 1.02.2026 r. mogą oni dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT (czynnych i zwolnionych), z wyjątkami wskazanymi w przepisach. Chodzi o podatników w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, a więc także osoby, które wykonują działalność opodatkowaną VAT, choć formalnie nie są przedsiębiorcami. To przede wszystkim osoby wynajmujące składniki prywatnego majątku oraz prowadzące tzw. działalność nieewidencjonowaną (firmę „na próbę”). Osoby te sporadycznie rejestrują się do VAT i z reguły nie posługują się NIP na potrzeby swojej działalności. Jeśli w jej ramach są zobowiązane do wystawiania faktur, to co do zasady w przyszłości będą to robić przez KSeF. Szkopuł w tym, że system ten nie pozwala na wystawienie faktury przez osobę bez NIP.

Więcej nt. potencjalnych problemów z tym związanych w artykule Niejednoznaczne granice obligatoryjnego KSeF, „Rachunkowość” 2025, nr 10. Ustawa o VAT w art. 106ga ust. 2 przewiduje nieliczne wyjątki, kiedy nie będzie obowiązku wystawienia faktur w KSeF. Dotyczą one podatników VAT:

• niemających w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia,
• niemających w Polsce siedziby działalności gospodarczej, ale mających tu stałe miejsce jej prowadzenia, które jednak nie uczestniczy w dostawie towarów/świadczeniu usług dokumentowanych fakturą,
• korzystających z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII ustawy o VAT, w rozdziałach: 7 (procedura nieunijna dotycząca niektórych usług), 7a (szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób) i 9 (szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych) – w zakresie faktur dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
• wystawiających faktury na rzecz nabywcy towarów/usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (tzw. faktury konsumenckie) – w zakresie tych faktur,
• wystawiających faktury dokumentujące dostawy towarów/świadczenie usług, określonych w rozporządzeniu MF – w zakresie tych faktur (są to np. usługi przejazdu autostradą płatną i przewozu osób udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego, a także usługi finansowe zwolnione od VAT).

Jeśli chodzi o odbieranie faktur w tym systemie, to od 1.02.2026 r. obowiązani do tego będą wszyscy podatnicy posługujący się NIP. Na prośbę takiego nabywcy wystawca faktury będzie mógł (ale nie będzie musiał) przekazać ją także poza KSeF.

Przestawienie się przez firmy na elektroniczne fakturowanie wymaga odpowiedniego przygotowania. Nowe przepisy są, niestety, skomplikowane, a czasu na ich wdrożenie nie pozostaje zbyt wiele. Presję nieco łagodzi to, że do końca 2026 r. za niedopełnienie obowiązków w zakresie KSeF nie grożą negatywne konsekwencje (art. 106ni ustawy o VAT). Warto jednak od początku solidnie się do tego przyłożyć, by system przyniósł oczekiwane przez wszystkich korzyści, a nie stał się źródłem dodatkowych zagrożeń.