Kara umowna za nieterminowe wykonanie usługi jednak może być kosztem

Spór o wykonanie usług serwisowych

Z wnioskiem o wydanie interpretacji zwróciła się spółka z o.o. zajmująca się m.in. montażem systemów zasilania awaryjnego (UPS) oraz świadczeniem usług serwisowych i gwarancyjnych, w tym okresowych przeglądów technicznych. W ramach tej działalności zawiera długoterminowe umowy, standardowo przewidujące odpowiedzialność kontraktową, w tym kary umowne za naruszenie lub nienależyte wykonanie obowiązków.

Spółka weszła w spór z jednym z kontrahentów, u którego zamontowała system UPS. Nie dotyczył on jednak jakości wykonanych robót ani wadliwości dostarczonych urządzeń – przedmiot umowy został odebrany bez zastrzeżeń. Strony nie umiały dojść do porozumienia co do zakresu oraz sposobu rozliczenia obowiązków gwarancyjnych, m.in. tego, czy okresowe przeglądy systemu UPS powinny być wykonywane nieodpłatnie, czy też jako odrębne, odpłatne usługi serwisowe. Spółka w trakcie sporu nie wykonywała tych prac. Kontrahent naliczył jej więc kary umowne za opóźnienie (brak przeglądów w ustalonych terminach), a następnie dochodził ich zapłaty przed sądem.

Sąd okręgowy stwierdził, że w świetle umowy z kontrahentem przeglądy miały być wykonywane przez spółkę jako nieodpłatne świadczenia gwarancyjne. Jednocześnie uznał, że odmowa ich wykonania oznacza pozostawanie przez spółkę w opóźnieniu w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych oraz uzasadnia naliczenie kary umownej. Ponadto zasądził zwrot kosztów procesu. Wszystkie te zobowiązania (kara umowna, odsetki ustawowe i koszty procesu) zostały uregulowane przez spółkę.

Z ostrożności zaksięgowała ona karę umowną jako koszt niestanowiący kosztu uzyskania przychodów. Zapłacone odsetki ustawowe od tej kary i zasądzone koszty procesu uznała natomiast za koszty podatkowe. Miała jednak wątpliwości co do takiej kwalifikacji, więc wystąpiła do KIS o wydanie interpretacji

Wydatki związane z działalnością gospodarczą

Spółka argumentowała, że kara umowna (około 80 tys. zł) zasądzona na rzecz kontrahenta z tytułu opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych (przeglądów serwisowych systemu UPS), nie dotyczy wadliwości wykonanych robót ani wad dostarczonych urządzeń, ani też zwłoki w usunięciu tych wad, lecz odnosi się wyłącznie do opóźnienia w wykonaniu części świadczeń o charakterze serwisowo-gwarancyjnym. Tym samym nie mieści się ona w katalogu kar umownych wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 22 updop i może stanowić taki koszt. Tak samo zapłacone odsetki ustawowe za opóźnienie zasądzone od tej kary – jako świadczenie akcesoryjne względem zobowiązania głównego, wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej i pozostające w związku z realizacją kontraktu – są kosztem podatkowym (nie zostały objęte żadnym z wyłączeń w art. 16 ust. 1 updop).

Również zasądzone koszty procesu sądowego wraz z zapłaconymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie, poniesione w związku z przegranym sporem, dotyczącym umowy zawartej w ramach działalności gospodarczej, stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 updop.

Wszystkie trzy kategorie wydatków pozostają – zdaniem spółki – w normalnym związku z prowadzoną przez nią działalnością, stanowią wyraz racjonalnie poniesionego ryzyka kontraktowego i mogą być zaliczone do kosztów podatkowych w dacie ich poniesienia.

Sądy po stronie podatników

Spółka powołała się przy tym na korzystne dla podatników orzecznictwo sądów administracyjnych, wskazujące na możliwość zaliczenia kar umownych za opóźnienie w wykonaniu zobowiązań oraz kosztów postępowań sądowych związanych z działalnością gospodarczą do kosztów podatkowych (m.in. na wyroki NSA z 19.12.2024 r., II FSK 409/22, 23.11.2022 r., II FSK 700/20, 7.06.2023 r., II FSK 2961/20, 23.03. 2023 r., II FSK 2277/20, i 5.12.2024 r., II FSK 287/24). Według spółki zestawienie tych orzeczeń prowadzi do wniosku, że:

• nie każda kara umowna jest wyłączona z kosztów podatkowych,

• wyłączenie z art. 16 ust. 1 pkt 22 updop dotyczy tylko kar związanych z wadliwością świadczenia,

• kary za opóźnienie w wykonaniu świadczenia prawidłowego co do jakości – w tym za opóźnienie w wykonaniu czynności serwisowych – mogą być kwalifikowane jako koszty podatkowe, o ile są ekonomicznie uzasadnione,

• nie ma podstaw, by inaczej kwalifikować zapłacone przez spółkę ustawowe odsetki od zasądzonej kary umownej,

• koszty procesu i odsetki od tych kosztów, poniesione w związku z działalnością gospodarczą, są co do zasady kosztami pośrednimi działalności, ponoszonymi w celu ochrony interesów majątkowych podatnika i zabezpieczenia źródła przychodów.

KIS nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Spółka w marcu 2026 r. zaskarżyła interpretację KIS do WSA. Sąd nie zdążył jednak rozpoznać skargi, bo Szef KAS postanowił ją uwzględnić i zmienił z urzędu interpretację indywidualną. Uznał stanowisko spółki za prawidłowe i odstąpił od uzasadnienia prawnego tej oceny.