Koniec stanu zagrożenia epidemicznego – jak wpływa na stosunki pracy

Badania profilaktyczne

W myśl art. 31m specustawy orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność minęła po 7.03.2020 r., pozostają aktualne do 28.12.2023 r. (tj. do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego).

Na mocy art. 12a ust. 1 specustawy na czas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii zostały również zawieszone obowiązki:

• pracodawców – kierowania pracowników na okresowe badania lekarskie (w tym wykonywane obligatoryjnie po zaprzestaniu pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających bądź na wniosek zatrudnionego w takich warunkach już po rozwiązaniu stosunku pracy),
• pracowników – poddania się takim badaniom.

Reaktywują się one już od 1.07.2023 r., a więc pracodawcy muszą niezwłocznie wrócić do wystawiania skierowań na wszystkie badania profilaktyczne oraz dopilnować pracowników tak, by „przeterminowane” badania wykonali najpóźniej do 28.12.2023 r., czyli w okresie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.

Podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii istniał obowiązek wykonywania wstępnych i kontrolnych badań lekarskich, ale w razie braku lekarza medycyny pracy lub specjalisty mógł je przeprowadzić oraz wydać orzeczenie inny lekarz. Orzeczenia wydane w tym trybie utracą ważność 28.12.2023 r. (art. 12a ust. 3 specustawy). Najpóźniej do tego dnia pracownik powinien przejść badania i uzyskać orzeczenie uprawnionego lekarza.

Od 1.07.2023 r. pracodawcy stracą również możliwość zwolnienia ze wstępnych badań lekarskich kandydata do pracy:

• aplikującego o stanowisko administracyjno-biurowe i mającego równocześnie aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania analogicznych do występujących na oferowanej posadzie,
• ubiegającego się o inne stanowisko niż administracyjno-biurowe, jeśli przyjęcie do nowej pracy następuje w ciągu 180 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy (art. 12a ust. 5 specustawy).

Nastąpi zatem powrót do generalnej zasady, że wszystkie osoby przyjmowane do pracy przechodzą wstępne badania, z wyjątkiem angażowanych – w ciągu 30 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy – przez:

• tego samego pracodawcę na to samo stanowisko lub o identycznych warunkach pracy,
• innego pracodawcę, jeśli mają aktualne orzeczenie o braku przeciwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania odpowiadających warunkom pracy obowiązującym na proponowanym stanowisku (z wyjątkiem prac szczególnie niebezpiecznych).

Szkolenia bhp

Od 1.07.2023 r. wszystkie wstępne szkolenia bhp znowu należy przeprowadzać w formie stacjonarnej. Tylko podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii specustawa (art. 12e ust. 1) dopuszczała możliwość ich odbycia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego: zatrudnianych na stanowiskach robotniczych lub w warunkach narażenia na działanie czynników niebezpiecznych, osób przenoszonych na takie stanowiska oraz uczniów odbywających praktyczną naukę zawodu i studentów – praktykę studencką).

Ponadto termin okresowego szkolenia bhp, który przypadł podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii oraz w ciągu 30 dni od ich uchylenia, ulega wydłużeniu do 60 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (art. 12e ust. 2 specustawy). Okresowe szkolenia bhp, które planowo powinny się odbyć od 14.03.2020 r. (data wprowadzenia w Polsce po raz pierwszy stanu zagrożenia epidemicznego z powodu COVID-19) do 31.07.2023 r., należy więc zorganizować najpóźniej do 30.08.2023 r.

Przypominamy, że standardowo (a nie tylko podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii) istnieje możliwość przeprowadzenia szkoleń bhp on-line, ale wyłącznie okresowych i dotyczących niektórych pracowników. W formie tzw. samokształcenia kierowanego (np. przez internet) mogą bowiem przechodzić okresowe szkolenia bhp:

• osoby będące pracodawcami lub inne kierujące pracownikami, w szczególności kierownicy, mistrzowie i brygadziści,
• pracownicy: inżynieryjno-techniczni (w tym projektanci, konstruktorzy maszyn i innych urządzeń technicznych, technolodzy i organizatorzy produkcji); służby bhp i inne osoby wykonujące zadania tej służby; na stanowiskach administracyjno-biurowych oraz pozostali, którzy pracują w narażeniu na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne albo ponoszą odpowiedzialność w zakresie bhp (§ 15 ust. 2 w zw. z § 1a pkt 5 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27.07.2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, DzU nr 180 poz. 1860 ze zm.).

Przymus urlopowy

Od 1.07.2023 r. zakłady pracy nie mogą już skutecznie udzielić – w terminie przez siebie wskazanym, bez zgody zatrudnionego i z pominięciem planu urlopu – urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w poprzednich latach kalendarzowych w wymiarze do 30 dni roboczych. Przymus urlopowy w tym kształcie przysługiwał im wyłącznie podczas obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii (art. 15gc specustawy).

Po jego odwołaniu pracodawcy wysyłają pracowników na urlop wypoczynkowy co do zasady zgodnie z planem urlopów stworzonym na podstawie wniosków pracowników z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia normalnego toku pracy, a jeśli nie działa u nich zakładowa organizacja związkowa lub działająca zgodziła się na nieustalanie planu urlopów – po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i 2 Kp). Jedynie w wyjątkowych sytuacjach przewidzianych w innych przepisach niż specustawa lub w orzecznictwie mogą korzystać z przymusu urlopowego:

• podczas wypowiedzenia umowy o pracę (art. 167¹ Kp),
• w celu udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego (art. 168 Kp).

Oprócz tego na wniosek pracownika pracodawca musi mu udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego czy urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3 Kp).

Fikcja doręczenia

Zgodnie z art. 98 ustawy z 16.04.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 201) nieodebranych pism, podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii, nie można uznać za doręczone podczas tych stanów oraz przed upływem 14 dni od dnia ich zniesienia. Przepis dotyczy również przekazywanych pracownikowi listem poleconym oświadczeń w sprawie rozwiązania stosunku pracy, np. bez wypowiedzenia.

Odwieszenie fikcji doręczenia od 15.07.2023 r. spowoduje, że zakłady pracy będą częściej korzystać z tego sposobu zakończenia współpracy z pracownikiem (na odległość, za pośrednictwem poczty). W razie świadomego ignorowania przez pracownika zawiadomienia pocztowego oświadczenie będzie uznawane za doręczone najpóźniej 7 dnia od drugiego awizowania, czyli od pozostawienia przez listonosza w skrzynce pocztowej drugiego zawiadomienia (wyrok SN z 5.10.2005 r., I PK 37/05).

Zakaz konkurencji

Od 1.07.2023 r. strony umowy o zakazie konkurencji, obowiązującym po ustaniu stosunku pracy, umowy agencyjnej, zlecenia, zleceniopodobnej lub umowy o dzieło, nie mogą już jej wypowiedzieć z zachowaniem 7-dniowego terminu. Na mocy art. 15gf specustawy taki przywilej przysługiwał im jedynie podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii. Pracodawca będzie mieć możliwość wypowiedzenia zakazu konkurencji po ustaniu zatrudnienia, tylko gdy przewiduje to sama umowa lojalnościowa (por. wyrok SN z 12.11.2014 r., I PK 86/14).

Odprawy i odszkodowania

Od 1.07.2023 r. przestaje obowiązywać – wprowadzone na czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii – ograniczenie do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (34 900 zł w I połowie 2023 r.) wysokości odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia, wypłaconego na mocy obowiązujących przepisów w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bądź wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy zlecenia, zleceniopodobnej, o dzieło albo w związku z ustaniem odpłatnego pełnienia funkcji, przez podmiot zatrudniający, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń (art. 15gd specustawy).

Pracodawca/zleceniodawca będzie wypłacał wskazane należności w standardowych kwotach wynikających z przepisów powszechnych, zakładowych lub umów o pracę, chyba że limitują je odrębne ustawy. Tak jest np. z tzw. odprawą ekonomiczną, która nie może przekroczyć 15-krotności minimalnej płacy wiążącej w dniu ustania zatrudnienia (art. 8 ust. 4 ustawy z 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników; tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1969), czyli w przypadku ustania zatrudnienia w II połowie 2023 r. – kwoty 54 000 zł.

Zfśs

Podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii pracodawcy wykazujący spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń mogli zawiesić obowiązki:

• tworzenia lub funkcjonowania zfśs,
• dokonywania odpisu podstawowego albo wypłaty świadczeń urlopowych, samodzielnie bądź na mocy porozumienia zawartego z reprezentatywnymi związkami zawodowymi (art. 15ge ust. 1 i 2 specustawy).

Od 1.07.2023 r. muszą do nich wrócić. Przestanie ich również obowiązywać automatyczne zawieszenie postanowienia układu zbiorowego pracy bądź regulaminu płac, przewidujące wyższą od ustawowej wysokość odpisu na fundusz bądź inne świadczenia socjalno-bytowe niż wynikające z ustawy o zfśs.

Oczywiście każdy pracodawca nadal ma prawo korzystać z możliwości złagodzenia swoich powinności socjalnych, jakie oferuje ustawa o zfśs, tj. z obniżenia wysokości odpisu bądź odstąpienia od tworzenia zfśs, co zwykle wymaga korekty układu zbiorowego pracy, regulaminu płac bądź poinformowania załogi.

Przypomnijmy też, że do końca 2023 r. będą jeszcze obwiązywać przewidziane w art. 52l pkt 3 i 4 updof „pandemiczne” limity zwolnień od PIT dla niektórych świadczeń socjalnych (patrz artykuł: Podatkowe skutki zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego).

Elastyczne warunki zatrudnienia

Pracodawca, który do końca III kwartału 2019 r. nie zalegał ze składkami i jednocześnie wystąpił u niego spadek obrotów gospodarczych w następstwie COVID-19 w rozumieniu art. 15zf ust. 2 i 3 specustawy, mógł:

• ograniczyć minimalny nieprzerwany odpoczynek dobowy i tygodniowy pracowników, jednak maksymalnie do 32 godz., obejmujących 8 godz. nieprzerwanego odpoczynku dobowego,
• wprowadzić na mocy porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami pracowników: równoważny system czasu pracy z możliwością wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy maksymalnie do 12 godz. w okresie rozliczeniowym maksymalnie 12 mies. lub mniej korzystne warunki zatrudnienia niż podane w umowach o pracę; w zakresie i przez czas określony w porozumieniu nie są stosowane wynikające z ponadzakładowego lub zakładowego układu zbiorowego pracy warunki umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy.

Możliwość korzystania z opisanych uprawnień (wynikająca z art. 15zf specustawy) nie została powiązana z czasem trwania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii. Pracodawcy mają do nich prawo, dopóki wykazują spadek obrotów gospodarczych w następstwie COVID-19 i obowiązują stosowne porozumienia.

Natomiast pracodawcy tzw. infrastruktury krytycznej wymienieni w art. 15x ust. 2 specustawy tracą od 1.07.2023 r. prawo do:

• zmiany systemu lub rozkładu czasu pracy lub polecania pracy w nadgodzinach,
• polecania pracownikowi nadgodzin w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji albo pozostawania w gotowości do pracy poza godzinami roboczymi bądź odbywania odpoczynku w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,
• odmowy udzielenia w razie potrzeby urlopu wypoczynkowego, w tym na żądanie, urlopu bezpłatnego lub innego (z wyjątkiem urlopu macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego),
• przesunięcia terminu takiego urlopu lub odwołania pracownika z takiego urlopu.

Po te nadzwyczajne rozwiązania mogli sięgać jedynie podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii.

Zatrudnianie cudzoziemców

Specustawa nie zwalniała pracodawców, chcących zatrudnić obcokrajowców, z obowiązku uzyskania podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii zezwolenia na pracę czy zezwolenia na pracę sezonową. Przedłużyła za to automatycznie moc obowiązującą wymienionych zezwoleń, których ważność wygasła podczas trwania takiego stanu – do upływu 30 dni od daty zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego, tj. do 31.07.2023 r. (art. 15zzq ust. 1 specustawy). W takim przypadku wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę/pracę sezonową należy złożyć najwcześniej na 90 dni przed upływem terminu ważności zezwolenia i najpóźniej 31.07.2023 r. (art. 5zzq ust. 2 specustawy).

Pracodawca zamierzający podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii zatrudnić cudzoziemca ze Wschodu (np. z Armenii, Białorusi, Gruzji czy Mołdawii) składał oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Gdy okres pracy wskazany w oświadczeniu (wpisanym do rejestru oświadczeń) przypadał podczas jednego z tych stanów, cudzoziemiec może świadczyć pracę (określoną w oświadczeniu na rzecz podmiotu, który je złożył) do 31.07.2023 r., tj. do upływu 30 dni od daty odwołania stanu zagrożenia epidemicznego (art. 5zzq ust. 3 specustawy). Jeśli chodzi o Ukraińców, to jeszcze prostsze zasady zatrudniania dotyczą osób przybyłych do Polski po 23.02.2023 r. w związku z wojną w Ukrainie.

Pomoc dla płatników składek

Tylko do 31.07.2023 r. płatnicy mogą występować do ZUS o nienaliczanie opłaty prolongacyjnej z racji odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty zaległych składek społecznych należnych za okres od 1.01.2020 r. oraz odsetek za zwłokę od ww. należności. Prawo do wnioskowania o takie ulgi przysługiwało im podczas stanu zagrożenia epidemicznego (a także stanu epidemii) i przysługuje nadal w ciągu 30 dni po jego odwołaniu (art. 15zb i art. 31zy¹⁰ specustawy).