Co zrobić z fakturą wystawioną na niewłaściwego odbiorcę – państwową jednostkę budżetową

Takich faktur w ogóle nie należy ujmować w księgach rachunkowych.

Każda jednostka budżetowa jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami uor i ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1483), z uwzględnieniem zasad szczególnych wynikających z rozporządzenia MRiF z 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 342).

Art. 20 ust. 1 uor zobowiązuje wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe, w tym państwowe jednostki budżetowe, do tego, by do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadziły, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Pozwala to uznać księgi rachunkowe za prowadzone rzetelnie i umożliwia sporządzenie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, do których sporządzenia jednostka została zobowiązana, w obowiązujących ją terminach (art. 24 uor). Zgodnie z art. 20 ust. 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej – tzw. dowody źródłowe.

Warunkiem ujęcia dowodu księgowego (w tym przypadku – faktury) w księgach rachunkowych jest jego wcześniejsze sprawdzenie pod względem merytorycznym, formalnoprawnym i rachunkowym. Niemniej jednak uor nie precyzuje, jak jednostka powinna przeprowadzać kontrolę dowodów i ją udokumentować. Ze stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika, że dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane, przy czym sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów.

Moim zdaniem kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy zawiera dane odpowiadające rzeczywistemu przebiegowi operacji, którą dokumentuje. Obejmuje ona ustalenie, czy operacja, której dotyczy, była celowa z punktu widzenia jednostki, czy jest zgodna z przepisami prawa, podpisaną umową, założeniami wewnątrzzakładowymi.

Z kolei kontrola formalnoprawna polega na weryfikacji, czy dowód księgowy został wystawiony poprawnie, jest kompletny, rzetelny i zgodny z przepisami prawa (m.in. ustawą o VAT, uor). Obejmuje to kontrolę obecności wymaganych elementów, takich jak m.in. nazwy stron, daty, opisy operacji, numery identyfikacyjne oraz odpowiednie podpisy. Do kluczowych elementów kontroli formalnoprawnej należy w szczególności sprawdzenie, czy na dokumencie znajdują się poprawne nazwy, adresy kontrahentów, właściwy NIP czy też właściwy opis operacji gospodarczej.

Natomiast kontrola rachunkowa odnosi się do sprawdzenia, czy dane liczbowe znajdujące się na dowodzie księgowym nie zawierają błędów liczbowych.

Wobec powyższego to na etapie kontroli formalnoprawnej powinno nastąpić sprawdzenie, czy otrzymana przez państwową jednostkę budżetową faktura dotyczy tej jednostki i operacji gospodarczej na jej rzecz. Jeżeli otrzymana faktura nie spełnia tych wymogów, powinna zostać odesłana do wystawcy. Dotyczy to dokumentów otrzymanych poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Jeśli chodzi natomiast o faktury ustrukturyzowane, wystawiane i otrzymywane w KSeF, to – jak wynika z ustawy o VAT oraz przygotowanej przez Ministerstwo Finansów Broszury informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3) – „Faktura ustrukturyzowana” (dalej Broszura) – fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Podkreślenia wymaga, że wystawca faktury w KSeF ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność wszystkich danych przesyłanych do systemu. Zasada ta obowiązywała również przed wdrożeniem KSeF. Wynika przede wszystkim z art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura powinna zawierać prawidłowe dane identyfikujące strony transakcji. To wystawca musi zatem zadbać o właściwe uzupełnienie informacji o nabywcy oraz wskazać prawidłową jednostkę organizacyjną, zgodnie z wymogami technicznej struktury stosowanej w KSeF. Obowiązek wystawcy obejmuje więc:

• rzetelne uzupełnienie danych nabywcy,
• prawidłowe wypełnienie pól wymaganych przez schemę FA(3),
• weryfikację identyfikatorów (NIP, jednostki organizacyjne),
• zachowanie należytej staranności przy przygotowaniu dokumentów,
• upewnienie się, że faktura trafi do właściwego odbiorcy w KSeF.

System nie weryfikuje merytorycznie danych wpisanych przez wystawcę faktury, sprawdza jedynie poprawność techniczną dokumentu. W rezultacie faktury z wszelkimi błędami w danych (np. błędne przypisanie odbiorcy, brak właściwej jednostki organizacyjnej, niewłaściwy numer rachunku) trafiają do odbiorców w niezmienionej formie.

Przepisy ustawy o VAT, akty wykonawcze czy Broszura nie określają procedur ani zasad postępowania w przypadku opisanym w pytaniu, tj. gdy faktury zakupu błędnie trafiły do państwowej jednostki budżetowej lub też nie dotyczą operacji gospodarczej na rzecz tej jednostki. Moim zdaniem w tym przypadku właściwe jest przyjęcie rozwiązania polegającego na pozostawieniu tej faktury w KSeF bez jej ujmowania w księgach rachunkowych czy innych rejestrach. Można także zwrócić się do wystawcy faktury o jej skorygowanie do zera (dokumentu przesłanego do KSeF nie można usunąć ani anulować). Jednocześnie warto pamiętać, że podatnicy mają możliwość szybkiego zgłaszania w KSeF tzw. faktur scamowych, w stosunku do których istnieje uzasadnione przypuszczenie, że są wynikiem oszustwa lub nadużycia, np. zostały wystawione w celu wymuszenia płatności. Od 24.04.2026 r. można wysłać takie zgłoszenie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (wcześniej tego rodzaju faktury można było zgłaszać przez formularz zgłoszeniowy KSeF).