Ewidencja przebiegu pojazdu wygenerowana z aplikacji obsługującej GPS

W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (w tym samochodami osobowymi) kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku VAT, m.in. wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Ograniczenia tego nie stosuje się, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a tej ustawy).

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, np. jeżeli sposób ich wykorzystywania, zwłaszcza określony w ustalonych przez podatnika zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez niego dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT).

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (art. 86a ust. 6 ustawy o VAT).

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, muszą złożyć naczelnikowi US informację (na formularzu VAT-26) o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek z nimi związany (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym, dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem, potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzający jego wykorzystanie do celów działalności gospodarczej podatnika, nie powinien wzbudzać wątpliwości. W przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (niepełne lub sprzeczne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, niezgodność w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, a w konsekwencji jako podatek naliczony (podlegający odliczeniu) będzie mogło być zakwalifikowane jedynie 50% VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi.

W przypadku spółki ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona za pomocą aplikacji GPS zawiera wszystkie elementy wymagane art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Ustawa ta nie precyzuje formy prowadzenia ewidencji, wskazuje jedynie, jakie elementy powinna ona zawierać. Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie ich autentyczności (jeśli dokonuje ich kierujący pojazdem niebędący podatnikiem) odbywa się w formie elektronicznej.

Skoro zatem prowadzona przez spółkę ewidencja zawiera wszystkie wymagane elementy, to spełnia wymogi określone w ustawie o VAT.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (zob. interpretacja KIS z 5.06.2020 r., 0111-KDIB3-1.4012.208.2020.1.ICz).