Ewidencja pracowniczych planów kapitałowych w księgach rachunkowych pracodawcy

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady tworzenia i działania PPK w Polsce jest ww. ustawa[1], która weszła w życie 1.01.2019 r., ale wdrażana jest stopniowo. Termin przystąpienia do PPK zależy od wielkości oraz typu pracodawcy. Od 1.07.2019 r. mieli przystąpić do PPK tylko najwięksi pracodawcy, zatrudniający powyżej 250 pracowników[2].

PPK jest tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez pracownika – uczestnika PPK – z przeznaczeniem na ich wypłatę po osiągnięciu przez niego 60. roku życia.

PPK zasadniczo objęci są wszyscy pracownicy od 18 do 54 lat, za których pracodawca odprowadza do ZUS składki emerytalne i rentowe. Choć pracownik jest przypisany do PPK „automatycznie”, może jednak zrezygnować z oszczędzania w dowolnym momencie. Natomiast osoby między 55. a 69. rokiem życia mogą uczestniczyć w PPK po złożeniu stosownego oświadczenia woli.

Środki gromadzone w PPK stanowią prywatną własność pracownika – uczestnika PPK.

Pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową (jak np. fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych, fundusz emerytalny zarządzany przez PTE albo pracownicze towarzystwo emerytalne, zakład ubezpieczeń oferujący ubezpieczenie z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym) oraz – w imieniu i na rzecz osób przez niego zatrudnionych – umowę o prowadzenie PPK. Załącznik do umowy o prowadzenie PPK stanowi lista osób będących uczestnikami PPK. Zmiany w załączniku nie stanową zmiany umowy o prowadzenie PPK. Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca informuje pracowników o warunkach uczestnictwa w PPK oraz związanych z tym uprawnieniach i obowiązkach pracownika (osoby zatrudnionej) oraz pracodawcy (podmiotu zatrudniającego).

Wybrana instytucja finansowa ewidencjonuje dokonane na rachunek PPK wpłaty, dopłaty roczne, przyjęte i dokonane wypłaty transferowe, wypłaty oraz inne operacje.

Sposób prowadzenia rachunku PPK powinien umożliwić wyodrębnienie wpłat dokonanych przez pracodawcę i pracowników, wpłaty powitalnej i dopłat rocznych, a także przyjętych wypłat transferowych i wpłat dokonanych w ramach konwersji lub zamiany.

Wpłaty do PPK finansowane z własnych środków pracodawcy i pracownika obejmują:

• wpłatę podstawową finansowaną przez pracodawcę; wynosi ona 1,5% wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe; pracodawca może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5%; podstawy wymiaru jw. (łącznie 4%),
• wpłaty podstawowe finansowane przez pracownika; wynoszą one co do zasady 2% wynagrodzenia, mogą jednak być niższe, jeżeli wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, ale nie niższe niż 0,5%; także pracownik może zadeklarować wpłatę dodatkową, w wysokości do 2% wynagrodzenia (łącznie 4%).

Wpłaty finansowane przez pracodawcę:

• nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale zwiększają dochód pracownika podlegający opodatkowaniu PIT i stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu wpłaty do instytucji finansowej,
• finansowane przez pracownika są obliczane i potrącane z jego wynagrodzenia po opodatkowaniu, w terminie wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę.

Biorąc pod uwagę przytoczone wyjaśnienia oraz charakter wpłat, ich ujęcie w księgach rachunkowych pracodawcy następuje na zasadach analogicznych do stosowanych do składek emerytalnych i rentowych.

Księgowania są zatem następujące:

• zarachowanie wpłaty finansowanej przez pracodawcę:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub odpowiednie konto zespołu 5,

Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK), i równolegle w przypadku rozliczania kosztów za pomocą kont zespołu 5:

Wn odpowiednie konto zespołu 5,

Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”,

• wpłata finansowana przez pracownika (potrącana z wynagrodzenia):

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,

Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK),

• przelew do instytucji finansowej zarządzającej PPK (w zasadzie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały naliczone i pobrane),

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce instytucja finansowa zarządzająca i prowadząca PPK),

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”.

System PPK korzysta ze wsparcia państwa. W ciągu 30 dni po zakończeniu kwartału Polski Fundusz Rozwoju przekazuje na konta uczestników PPK wpłaty powitalne w wysokości 250 zł, pod warunkiem że pracownik jest przez co najmniej 3 pełne mies. kalendarzowe uczestnikiem PPK, a w okresie uczestnictwa w PPK dokonano wpłat podstawowych finansowanych przez niego, za co najmniej 3 mies.

Z tytułu uczestnictwa w PPK w danym roku kalendarzowym uczestnik PPK otrzymuje ponadto dopłatę roczną do PPK w wysokości 240 zł.

Wpłaty stanowiące wsparcie systemu nie są ujmowane w księgach rachunkowych pracodawcy, lecz trafiają bezpośrednio na rachunek uczestnika PPK prowadzony przez instytucję finansową zarządzającą i prowadzącą PPK.