Ewidencja darowanego małowartościowego środka trwałego

Istnieją trzy możliwości ujęcia w księgach rachunkowych małowartościowych przedmiotów o cechach kwalifikujących je do środków trwałych.

Możliwość pierwsza: przedmioty małowartościowe zalicza się według ogólnych zasad do środków trwałych, a ich wartość początkową odpisuje stopniowo – drogą amortyzacji – w ciężar kosztów działalności, proporcjonalnie do przewidywanego okresu użytkowania, określonego przez podatkowe stawki amortyzacji albo indywidualnie przez jednostkę.

Ujęcie przedmiotu w księgach powoduje zapis:

Wn konto 01 „Środki trwałe”

Ma konto 08 „Środki trwałe w budowie” lub konto 30 „Rozliczenie zakupu”, lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Dokonywane odpisy amortyzacyjne wymagają zaksięgowania:

Wn zespół 4 „Koszty według rodzajów – amortyzacja” lub zespół 5 „Koszty według typów działalności – amortyzacja”

Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe”.

Możliwość druga: przedmioty małowartościowe zalicza się według ogólnych zasad do środków trwałych, ale ich wartość początkową odpisuje jednorazowo w miesiącu ich przyjęcia do użytkowania, jako amortyzację, w ciężar kosztów działalności. Zapisy w księgach następują w taki sam sposób, jak w przypadku możliwości pierwszej, z tą różnicą, że wartość początkowa nie jest odpisywana stopniowo, ale jednorazowo.

Możliwość trzecia: przedmioty małowartościowe zalicza się do materiałów, a wartość początkową odpisuje w ciężar kosztów działalności, z chwilą ich oddania do użytkowania, jako zużycie materiałów.

Ujęcie przedmiotów w księgach powoduje zapis:

Wn konto 31 „Materiały”

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

Wydanie do użytkowania wymaga zaksięgowania:

Wn zespół 4 „Koszty według rodzajów – zużycie materiałów i energii” lub zespół 5 „Koszty według typów działalności – zużycie materiałów i energii”

Ma konto 31 „Materiały”.

Przedmioty małowartościowe w użytkowaniu – wszystkie lub niektóre zagrożone kradzieżą – mogą być objęte pozaksięgową ewidencją ilościową.

Dokonując wyboru jednej lub dwóch z wymienionych możliwości, jednostka powinna wziąć pod uwagę trzy przesłanki (stosownie do jej sytuacji finansowej i atrakcyjności przedmiotów):

• wpływ na wynik finansowy; możliwość pierwsza – stopniowe odpisywanie wartości początkowej obniża koszty i poprawia wynik; możliwości druga i trzecia przynoszą odwrotny efekt,
• skorzystanie z podatkowego udogodnienia polegającego na jednorazowym uznaniu całej wartości początkowej przedmiotu za koszt uzyskania; zapewniają to możliwości druga i trzecia,
• objęcie przedmiotu kontrolą przez czas jego użytkowania (oczywiście nie chroni to przed nadużyciami, ale zmniejsza ich prawdopodobieństwo, gdyż dyscyplinuje gospodarkę małowartościowymi środkami trwałymi); służą temu możliwości pierwsza i druga; można też przyjąć rozwiązanie polegające na stosowaniu innych zasad na potrzeby księgowe (np. możliwość pierwsza) i podatkowe (możliwość trzecia).

W razie nieodpłatnego otrzymania małowartościowych przedmiotów (np. jako darowizny) stosuje się do nich takie same rozwiązania księgowe, jak w przypadku tego rodzaju przedmiotów zakupionych przez jednostkę, a więc dopuszczalna jest każda z omówionych trzech możliwości.

Uwzględnienia wymaga jednak, że przedmioty małowartościowe otrzymano nieodpłatnie, co powoduje zmianę zapisów księgowych. Otrzymanie darowizny w postaci małowartościowych przedmiotów księguje się:

• w razie stosowania pierwszej możliwości

• ujęcie wartości początkowej w księgach:

Wn konto 01 „Środki trwałe”

Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

• amortyzacja wartości początkowej:

Wn konto zespół 4 „Koszty według rodzajów – amortyzacja” lub zespół 5 „Koszty według typów działalności – amortyzacja”

Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe” i równolegle odpis części równowartości darowizny:

Wn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”,

• w razie stosowania drugiej możliwości

• ujęcie wartości początkowej w księgach:

Wn konto 01 „Środki trwałe”

Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”

• jednorazowy odpis wartości początkowej:

Wn zespół 4 „Koszty według rodzajów – amortyzacja” lub zespół 5 „Koszty według typów działalności – amortyzacja”

Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe”,

• w razie stosowania trzeciej możliwości

• ujęcie przedmiotów w księgach:

Wn konto 31 „Materiały”

Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”

• wydanie do użytkowania:

Wn zespół 4 „Koszty według rodzajów – zużycie materiałów i energii” lub zespół 5 „Koszty według typów działalności – zużycie materiałów i energii”

Ma konto 31 „Materiały”.

Jeżeli darowane przedmioty są od razu oddane do użytkowania, to zapis się upraszcza:

Wn zespół 4 „Koszty według rodzajów – zużycie materiałów i energii” lub zespół 5 „Koszty według typów działalności – zużycie materiałów i energii”.

Wybierając trzecią możliwość, nie można pominąć zapisu Wn zespół 4 lub zespół 5, Ma konto 76-0, gdyż fakt otrzymania darowizny powinien znaleźć odzwierciedlenie w księgach, mimo że nie wpływa na wynik finansowy. Jedno ze źródeł finansowania działalności statutowej organizacji pozarządowych, w tym stowarzyszeń, stanowią darowizny. Organizacje te są zobowiązane do informowania o ich wysokości w sprawozdaniu finansowym, sporządzonym na podstawie zapisu ksiąg.