Dane dotyczące zatrudnienia w formularzu DG-1 – przy absencji pracownika przez większość miesiąca

Formularz statystyczny DG-1 „Meldunek o działalności gospodarczej” składają wybrane przez GUS podmioty gospodarki narodowej. Zazwyczaj są to przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 49 osób (lub mniejsze wybrane metodą reprezentacyjną). GUS wyłania je według założeń programu badań statystycznych na dany rok, kierując się kryteriami wielkości i sektorowymi. W DG-1 wykazywane są m.in. dane o przychodach netto ze sprzedaży (produktów, towarów, usług), liczbie pracujących i przeciętnym zatrudnieniu, eksporcie, nowych zamówieniach, a także o przewozach ładunków/pasażerów z poprzedniego miesiąca oraz (w osobnych rubrykach) narastająco od początku roku kalendarzowego. Formularz składany jest w formie elektronicznej, za pośrednictwem portalu statystycznego GUS, po każdym miesiącu – do 5. dnia roboczego kolejnego miesiąca kalendarzowego.

Zatrudnienie przeliczone na pełne etaty

W sprawozdaniu DG-1 przedsiębiorca musi podawać dane zgodne z ewidencją prowadzoną na potrzeby rachunkowości lub własne. Jeśli na dzień przekazania formularza nie ma jeszcze pełnych danych, dopuszcza się wykazywanie danych szacunkowych. W wierszu 07 działu 1 podaje się przeciętną liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Zgodnie z objaśnieniami do formularza za 2026 r., do zatrudnionych wlicza się:

• osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, w tym przy pracach interwencyjnych i robotach publicznych, oraz osoby przebywające za granicą w ramach delegacji służbowej, z wyjątkiem wykonujących pracę poza granicami kraju,
• osoby pracujące w zakładach pracy w formie zorganizowanych grup roboczych, tj. uczestników OHP (z wyjątkiem odbywających naukę zawodu), skazanych,
• cudzoziemców wykonujących pracę w Polsce zgodnie z ustawą z 20.03.2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (DzU poz. 620),
• pracowników, którzy przepracowali nawet niepełny miesiąc sprawozdawczy – w dniach, w których pozostawali w ewidencji zakładu pracy.

Nie uwzględnia się natomiast osób wykonujących pracę nakładczą, uczniów zatrudnionych na umowach o pracę w celu przygotowania zawodowego ani agentów.

Metody liczenia przeciętnego wynagrodzenia

Zgodnie z objaśnieniami do formularza podmiot sprawozdający sam powinien dobrać odpowiednią metodę obliczenia przeciętnego zatrudnienia – najpierw dla poszczególnych miesięcy, a następnie w skali całego roku. W przypadku pracodawców o dużej fluktuacji kadr zaleca się metodę średniej arytmetycznej, tj. ze stanów dziennych miesiąca, a dla zakładów pracy o stabilnej sytuacji kadrowej – dwie alternatywne metody: uproszczoną lub średniej chronologicznej.

Z pytania wynika, że spółka uwzględnia stany pracowników z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, co sugeruje, że stosuje metodę uproszczoną. Polega ona na zsumowaniu dwóch stanów dziennych zatrudnienia (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) oraz podzieleniu ich przez dwa. Przy tej metodzie w stanach dziennych nie ujmuje się osób (w trakcie trwania absencji), które powyżej 14 dni nieprzerwanie w danym miesiącu:

• przebywały na urlopach bezpłatnych, wychowawczych,
• otrzymywały zasiłki chorobowe, macierzyńskie, rodzicielskie i opiekuńcze, z wyjątkiem osób łączących dodatkowy urlop macierzyński lub rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego urlopu.

Skoro nieprzerwana nieobecność z powodu choroby, która ewentualnie mogłaby „wykluczyć” wskazanego w pytaniu pracownika ze stanu zatrudnienia (jeśli za ten czas pobierałby zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie chorobowe), nie przekroczyła w maju 14 dni, to w odniesieniu do niego jako stan na 1 maja należało przyjąć 1 (etat), a na 31 maja – 0 (stosunek pracy ustał 25 maja). W rezultacie w maju pracownika trzeba było uwzględnić w wymiarze 0,5 etatu [(1 + 0) : 2].

Jak wykazywać osoby pracujące

Inaczej będzie przy wypełnianiu wiersza 06 działu 1 formularza, poświęconego osobom pracującym (bez przeliczania na pełne etaty), dla których podmiot zatrudniający jest głównym miejscem pracy. W świetle objaśnień do formularza, w tej rubryce wpisuje się liczbę osób (bez uczniów) będących w stanie ewidencyjnym w ostatnim dniu miesiąca, dla których jednostka sprawozdawcza jest głównym miejscem pracy, łącznie z wykonującymi pracę poza granicami kraju. Osoby zatrudnione w dwóch lub więcej miejscach pracy same powinny oświadczyć, które z nich uważają za główne, kierując się kryterium np. wymiaru godzin pracy czy wysokością wynagrodzenia.

Skoro wskazana w pytaniu osoba według stanu na 31 maja nie była już pracownikiem firmy, nie dodaje się jej do liczby pracujących w wierszu 06 działu 1 formularza DG-1.