Kopie certyfikatów rezydencji mogą być stosowane bez ograniczeń

Restrykcyjne wymogi co do formy dokumentu

Zgodnie z definicją w art. 4a pkt 12 updop i art. 5a pkt 21 updof przez „certyfikat rezydencji” rozumie się zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów rozliczeń podatkowych. Certyfikat jest wydawany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. To dokument pozwalający polskiemu podmiotowi (płatnikowi) na pobranie podatku u źródła według niższej stawki lub zaniechanie jego poboru, jeśli tak przewidują umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Dotychczas organy podatkowe dosyć restrykcyjnie podchodziły do kwestii posiadania certyfikatu rezydencji i w większości przypadków wymagały oryginału dokumentu.

Przysparzało to przedsiębiorcom sporo problemów, zwłaszcza przy drobnych transakcjach, gdy uzyskiwali certyfikat tylko w formie elektronicznej albo pobierali go ze strony internetowej kontrahenta.

Kolejne odstępstwa

W 2019 r. w updop i updof dopuszczono – pod pewnymi warunkami – możliwość posługiwania się kopią certyfikatu. W praktyce odstępstwo od obowiązku posiadania oryginału certyfikatu nie miało większego znaczenia z uwagi na dosyć niski limit płatności należności pozwalający na posłużenie się kopią (10 tys. zł), a także na ograniczenie co do rodzaju transakcji – płatność miała dotyczyć wyłącznie usług niematerialnych wymienionych w art. 21 ust 1 pkt 4 updop.

Kolejne zmiany wprowadzono na mocy przepisów antycovidowych (ustawą z 19.06.2020 r., DzU poz. 1086, tzw. tarcza 4.0), umożliwiając posługiwanie się kopią certyfikatu w szerszym zakresie, tj. niezależnie od kwoty wypłacanej należności i nie tylko w odniesieniu do usług niematerialnych wymienionych w updop i updof. Na postawie tych regulacji podatnicy mogą bez ograniczeń stosować kopie certyfikatów w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19 oraz przez 2 mies. po ich odwołaniu.

Nowelizacja przepisów w ramach Polskiego Ładu wprowadziła tę zasadę na stałe. W myśl art. 26 ust. 1n updop i art. 41 ust. 9e updof w brzmieniu obowiązującym od 1.01.2022 r. miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Zmiana na lepsze

Możliwość posługiwania się kopią certyfikatu rezydencji nie jest więc obecnie ograniczona żadnymi warunkami, poza jednym dotychczas obowiązującym wymogiem – by dokument ten nie budził wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Zgodność certyfikatu ze stanem faktycznym można sprawdzić poprzez porównanie siedziby dla celów podatkowych wskazanej w certyfikacie z informacjami dotyczącymi siedziby ujawnionymi w internetowych rejestrach przedsiębiorców. Jeżeli nie występuje rozbieżność między tak pozyskanymi informacjami, możliwe jest użycie kopii certyfikatu i zastosowanie preferencji wynikających z jego posiadania.

Zmianę skostniałego podejścia ustawodawcy do formy certyfikatu należy ocenić zdecydowanie pozytywnie. Dzięki niej wielu przedsiębiorców korzystających z usług takich firm jak Google, Facebook czy Microsoft zminimalizuje ryzyko wystąpienia obowiązku poboru podatku u źródła, generowane przez niemożność uzyskania oryginału dokumentu i kwestionowanie przez organy podatkowe użycia certyfikatu pobranego ze stron internetowych ww. firm.

W kwestii kopii pozostaje jeszcze jedna wątpliwość – czy posłużenie się nią nie wpłynie negatywnie na ocenę zachowania należytej staranności przez podatnika? Odpowiedź przyniosą zapewne interpretacje podatkowe, które zostaną wydane przez dyrektora KIS w najbliższym czasie, na wniosek podatników kierujących pytania w tej sprawie.