Zwrot wydatków na zakup krzesła biurowego dla pracującego zdalnie

W analizowanym przypadku odrębnego rozpatrzenia wymagają 3 sytuacje – gdy zwrot otrzymują pracownicy:

• wykonujący telepracę,
• pracujący zdalnie incydentalnie,
• pracujący zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego.

Telepracownicy i pracownicy wykonujący pracę zdalną incydentalnie

Zasady dotyczące telepracy określają art. 675–6717 Kp. Zgodnie z nimi praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca). Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w ww. warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 67⁵ § 1 i 2 Kp).

W myśl art. 67¹¹ § 1 Kp pracodawca jest obowiązany:

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w Kp,
• ubezpieczyć sprzęt, pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją,
• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu,

chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej w odrębnej umowie, o której mowa w art. 67¹¹ § 2 Kp.

Ten ostatni przepis stanowi, że pracodawca i telepracownik mogą w odrębnej umowie określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika. Telepracownikowi przysługuje wówczas ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub w regulaminie, o których mowa w art. 67⁶ Kp, lub w umowie, o której mowa w art. 67¹¹ § 2 Kp. Przy ustalaniu jego wysokości bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 67¹¹ § 3 Kp).

Dla pracowników świadczących telepracę, której wykonywanie w tej formie nie jest spowodowane szczególną sytuacją, jaką jest stan epidemii, wypłacony zwrot za zakup krzesła stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof.

Na mocy tego przepisu za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód ten może być jednak zwolniony z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, w myśl którego wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Co istotne, kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy w trakcie tego używania.

Ekwiwalent nie zawsze oznacza zatem zwrot faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

Podsumowując: jeśli ekwiwalent będzie spełniać ww. przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku ze służbowym wykorzystywaniem krzeseł biurowych, stanowiących ich własność, to choć jest przychodem z pracy, będzie zwolniony z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof. W związku z wypłatą ekwiwalentu na spółce (jako pracodawcy) nie będą ciążyły obowiązki płatnika PIT.

Identycznie będzie w przypadku ekwiwalentów wypłacanych pracownikom świadczącym incydentalnie pracę w formie zdalnej. Według organów podatkowych przy ich kalkulacji należy jednak uwzględnić faktyczny czas pracy świadczonej w formie zdalnej, bo tylko w tym czasie pracownik wykorzystuje do pracy własny sprzęt.

Przepisy nie określają sposobu ustalenia wysokości ekwiwalentu, więc pracodawcy muszą obliczyć go samodzielnie. Zgodnie z interpretacją KIS z 3.12.2020 r. (0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS) ekwiwalent powinien być przeliczany na miesięczny koszt zużycia krzesła i odnoszony do rzeczywiście świadczonej w danym miesiącu pracy w formie zdalnej. Tylko ta część zwrotu, która odpowiada kwocie ekwiwalentu, jest objęta zwolnieniem na mocy art. 21 ust. 1 pkt 13 updof. Nadwyżka podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, a na spółce ciążą obowiązki płatnika.

Praca zdalna w okresie epidemii

Zgodnie z art. 3 ust. 1 specustawy[1] w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania oraz pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość bądź może dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych (art. 3 ust. 3 specustawy).

Narzędzia i materiały potrzebne do pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca (art. 3 ust. 4 specustawy). Przy jej wykonywaniu pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 3 ust. 5 specustawy).

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że skoro na pracodawcy, który zleca pracę zdalną, na podstawie specustawy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do jej wykonywania, to pracownik nie uzyskuje z tego tytułu przychodu.

Bez znaczenia jest przy tym sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi to w formie rzeczowej, czy przez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika (interpretacja KIS z 1.02.2021 r., 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK).

Dla pracowników, którzy wykonują pracę zdalną w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot kosztów zakupu krzesła nie skutkuje zatem powstaniem przychodu ze stosunku pracy, a na pracodawcy nie ciężą obowiązki płatnika PIT.