Zwrot kosztów dojazdu taksówką na lotnisko w celu odbycia podróży służbowej – czy u pracownika powstaje przychód

W świetle stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych pracownik uzyskuje w tym przypadku przychód ze stosunku pracy, od którego należy pobrać zaliczkę na PIT. Nie ma tu zastosowania zwolnienie od podatku przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof dla należności z tytułu podróży służbowej.

Obszerne argumenty za takim stanowiskiem znajdziemy w prawomocnym wyroku WSA w Gdańsku z 13.10.2015 (I SA/Gd 949/15): Wszystkie koszty związane ze świadczeniem pracy przez pracownika są pokrywane przez pracodawcę. Do takich kosztów z całą pewnością nie należą wydatki związane ze zwrotem kosztów przejazdu do portu lotniczego – miejsca rozpoczęcia lub zakończenia podróży służbowej, położonego w tej samej miejscowości, jak miejscowość, która wynika z karty charakterystyki stanowiska pracy, a będąca jednocześnie miejscem zamieszkania pracownika.

(...) Pracownik powinien sam zapewnić sobie transport na lotnisko w celu wykonania podróży służbowej w ramach polecenia służbowego i to on zobowiązany jest do pokrycia wydatków z tym związanych, niezależnie od tego, czy dojechałby środkami komunikacji miejskiej, taksówką, czy własnym środkiem transportu, gdy port lotniczy (dworzec kolejowy czy autobusowy), miejsce wykonywania pracy i miejsce zamieszkania pracownika znajdują się w tej samej miejscowości (pracownik bowiem codziennie na swój koszt dojeżdża do pracy w tej samej miejscowości) (...).

Zatem rację na organ, wskazując, że ponosząc ww. wydatek, skarżąca zapewniła (...) pracownikowi bezpieczny, szybki i bezproblemowy dojazd w celu odbycia podróży służbowej, a tym samym zaoszczędziła mu wydatku, który musiałby ponieść. (...) Skarżąca wyraźnie wskazała, że gdyby pracownicy nie otrzymali poleceń odbycia podróży służbowych, kierowaliby się nie na lotnisko, lecz do umówionego ze skarżącą miejsca świadczenia pracy. Zwrot pracownikom wydatków na dojazd pracownika na lotnisko (niezależnie od środka transportu) należy zatem traktować w sposób analogiczny, jak dojazdy pracownika do miejsca pracy, albowiem zarówno w trakcie podróży służbowej, jak i w miejscu pracy, pracownik zobowiązany jest do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy, w tym do wykonywania jego poleceń, a zwłaszcza stawienia się do miejsca świadczenia pracy.

Sąd przywołał też wyrok TK z 8.07.2014 (K 7/13), w którym stwierdzono, że dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy (...) może oznaczać zaoszczędzenie wydatku i – w konsekwencji – może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym.

Powołując się na rozporządzenie o podróżach służbowych, sąd wskazał ponadto, że z zastrzeżeniem wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i 3, czyli na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

Jeśli pracownik ponosi ww. koszty dojazdu wyłącznie „w jedną stronę”, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z zał. do rozporządzenia.

Ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof, korzysta zatem jedynie kwota ryczałtu wynikającego z ww. rozporządzenia. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt nie stanowi należności z tytułu podróży służbowej i nie jest objęta zwolnieniem.

Pracodawca może wg własnego uznania kształtować korzystniejsze zasady zwrotu swoim pracownikom kosztów poniesionych w czasie podróży służbowej. Dla celów jednak ustalenia zwolnienia z podatku dochodowego charakter wiążący i ostateczny mają przepisy dotyczące należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Skoro zatem podróż rozpoczyna się od miejscowości, w której znajduje się siedziba spółki, stałe miejsce pracy pracownika lub/i miejsce stałego lub czasowego pobytu pracownika, to wydatki ponoszone w związku z przejazdami na terenie tej miejscowości nie mieszczą się w zakresie wydatków wymienionych w rozporządzeniu, a tym samym opłacenie tych wydatków przez pracodawcę lub ich zwrot pracownikowi stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, do którego nie ma zastosowania zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 updof – czytamy w ww. orzeczeniu.

Takie też stanowisko zajęła IS w Bydgoszczy w interpretacji z 14.09.2016 (ITPB2/4511-578/16-1/IB): Z faktu, że pracodawca może wyznaczyć miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej, nie można jednak wywodzić, że pracodawca może również określić konkretne miejsce w tej miejscowości, od której rozpoczyna się podróż krajowa i zagraniczna. Skoro zatem podróż rozpoczyna się od miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, stałe miejsce pracy pracownika lub/i miejsce stałego lub czasowego pobytu pracownika, to wydatki ponoszone w związku z przejazdami na terenie tej miejscowości nie mieszczą się w zakresie wydatków wymienionych w rozporządzeniu, a tym samym zwrot tych wydatków przez pracodawcę pracownikowi stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, do którego nie ma zastosowania zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 updof.

Również w interpretacji IS w Warszawie z 16.02.2016 (IPPB4/4511-1469/15-2/JK) czytamy: zapewnienie transportu taksówkami bądź samochodami służbowymi z miejsca pracy lub z miejsca spotkania służbowego do miejsca zamieszkania pracownikom wykonujących pracę na polecenie pracodawcy w nadgodzinach porą wieczorową bądź nocną nie generuje po stronie tych pracowników powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu. Natomiast kwota przyznana pracownikom na przejazd z miejsca zamieszkania na lotnisko oraz z lotniska do miejsca zamieszkania znajdującego się w tej samej miejscowości, co siedziba pracodawcy, w celu wykonania zagranicznej podróży służbowej stanowi przychód pracowników ze stosunku pracy, niekorzystający ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof, od którego wnioskodawca jako płatnik zobowiązany jest pobrać i odprowadzić zaliczkę na PIT.

Na marginesie: stanowisko organów podatkowych nie zawsze było dla podatników niekorzystne. IS w Poznaniu w piśmie z 8.02.2012 (ILPB1/415-1266/11-6/AMN) uznała, że mamy w tym przypadku do czynienia ze zwrotem innych udokumentowanych wydatków poniesionych w trakcie podróży służbowej: zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji publicznej, w szczególności taksówkami, z miejsca zamieszkania lub miejsca wykonywania pracy na dworzec kolejowy, autobusowy bądź do portu lotniczego, skąd pracownik udaje się do miejsca docelowego podróży służbowej zarówno krajowej, jak i zagranicznej, a także powrót z dworca kolejowego, autobusowego czy portu lotniczego do miejsca zamieszkania lub miejsca wykonywania pracy, podlega zwolnieniu z opodatkowania (...). Tym samym na spółce nie ciążą i nie będą ciążyły obowiązki obliczenia i poboru zaliczki na PIT z tytułu zwrotu ww. kosztów.