Zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej przy pracy zdalnej

Zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej może być udzielone pracownikowi pracującemu zdalnie na jego wniosek złożony w postaci pisemnej – papierowej lub elektronicznej, mimo zasadniczego wskazania w Kp (a także w wielu regulaminach pracy), że zwolnienie udzielane jest na pisemny wniosek pracownika. Elektroniczna forma wniosku nie tylko ułatwia komunikację, ale też daje możliwość złożenia go szybko i uzyskania szybkiej odpowiedzi.

Pracujący zdalnie ma prawo do wnioskowania o inną organizację i czas pracy czy o zwolnienia lub urlopy tak samo, jak pracownik wykonujący pracę w zakładzie pracy. Ustawodawca przewidział tu dodatkowe ułatwienie – wnioski, dla których przewidziana jest w przepisach forma pisemna, pracownik zdalny może złożyć także elektronicznie. Art. 67³² Kp stanowi bowiem, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy Kp lub innych ustaw bądź aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ Kp) nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (w przypadku pracy zdalnej – jak już o tym była mowa, wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną). Czas odpracowania nie może jednak naruszać prawa do minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych z art. 132 i 133 Kp. Wyłączenie czasu odpracowania spod kwalifikowania go jako nadgodzin jest pełne – odpracowanie nie stanowi pracy nadliczbowej, zarówno gdy następuje w analogicznych godzinach (np. wyjście przypadające na zwykły dzień roboczy i odpracowanie w takim samym dniu), jak i w innej porze doby (np. wyjście w ciągu dnia, odpracowanie w porze nocnej). Tak samo będzie, jeśli czas „odrabiania” wyjścia przypada przed zwykłą godziną rozpoczęcia pracy, czyli w wielu przypadkach jeszcze w poprzedniej dobie pracowniczej.

Termin odpracowania może być wskazany przez pracownika we wniosku, ale nie musi. Także nie musi być zaakceptowany czas odpracowania wnioskowany przez pracownika przez pracodawcę. To do uprawnień kierowniczych należy wyznaczenie terminu odpracowania, przy czym jak najbardziej może się kierować w tym zakresie faktycznymi potrzebami związanymi z uzyskaniem pracy, a nie automatyzmem („dzisiaj zwolnienie, jutro odpracowanie”). Czas odpracowania nie musi zostać wyznaczony od razu przy akceptacji wniosku.

Część pracowników pracujących zdalnie ma problem z przestrzeganiem rozkładów czasu pracy. Wykonując w domu często dosyć indywidualną pracę, nie widzą potrzeby dokładnego przestrzegania czasu pracy. To oczywiście nieprawidłowe podejście. Pracownik świadczący pracę zdalną (stale, naprzemiennie czy okazjonalnie) ma obowiązek stosować się do rozkładu czasu pracy, którym jest związany, zaś pracodawca nie może przyjąć, że praca zdalna pozwala mu na planowanie pracy pracownikowi w oderwaniu od postanowień regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy w zakresie systemu i rozkładu czasu pracy, jakie są stosowane w stosunku do tej osoby. Praca zdalna to jedynie inne miejsce wykonywania pracy, nie następuje w związku z nią żadna automatyczna zmiana w zakresie planowania i rozliczania czasu pracy.

Pracownik nie może zatem swobodnie wybierać godzin pracy, a niekiedy tak się zdarza. Przykładowo, osoba pracująca od godz. 8.00 do 16.00 robi sobie w ciągu dnia 3 godz. przerwy i odpracowuje je wieczorem. Po wieczornych działaniach pracownika zostają ślady (czas edycji dokumentów, logowania, wysyłanych e-maili itp.), co – szczególnie po pewnym czasie – może tworzyć problem nadgodzin. Samowolne pozostawanie poza godzinami pracy, bez poinformowania przełożonego, nie będzie podstawą do uznania tego czasu za czas pracy, a tym samym pracownik nie nabędzie np. prawa do dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu. Nie jest pracą w godzinach nadliczbowych praca świadczona przez pracownika na zasadzie dobrowolności w czasie wolnym od pracy (wyrok SN z 23.01.1998 r., I PKN 239/97). Po pewnym czasie jednak, zwłaszcza gdy nie ma regulacji wewnętrznych uściślających procedurę zlecania nadgodzin, trudno niekiedy wykazać, że nie były one zlecone.

Dla własnego bezpieczeństwa prawnego (pomijając np. kwestie terminowego wykonywania obowiązków służbowych czy możliwości kontaktu z pracownikiem w pewnym przedziale czasowym) pracodawca nie może akceptować takich sytuacji. Jeżeli zaś nie stwarzają one dla niego problemu, to w wielu przypadkach dobrym rozwiązaniem mogłoby być wprowadzenie systemu zadaniowego. Pozostając jednak przy pracy według rozkładów czasu pracy, można w takich sytuacjach przyjąć rozwiązania przewidziane w przepisach. Jednym z nich jest wniosek o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej i odpracowanie takiego zwolnienia.

Celem omawianego zwolnienia może być wszystko, co nie jest powiązane ze sprawami zawodowymi oraz nie jest objęte wprost innym zwolnieniem (np. zwolnieniem w celu osobistego stawienia się w sądzie). Może być ono wykorzystane na wizytę u lekarza, ale również na zakupy, spacer czy przejażdżkę rowerową. We wniosku cel ten nie jest wskazywany, a pracodawca ocenia wniosek w kontekście zapotrzebowania na pracę czy konieczności realizacji zadań w pewnym przedziale doby.