Zużycie towarów handlowych na potrzeby firmy – ujęcie w księdze przychodów i rozchodów

Zapisy w księdze

Pobranie towarów handlowych z magazynu w celu przekazania ich do zużycia na potrzeby firmy skutkuje zmianą przeznaczenia składników firmowego majątku. Pod datą przekazania do zużycia towaru na potrzeby firmy konieczne jest przeksięgowanie wartości tego towaru z kolumny 10 księgi (zapisem ze znakiem minus lub na czerwono) do 13 „Pozostałe wydatki”.

Zgodnie z objaśnieniami w ust. 13, zawartymi w zał. nr 1 do rozporządzenia pkpir, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 updof nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

Jeżeli zatem koszt spełnia warunki do uznania go za koszt podatkowy i nie został wskazany w kolumnach 10–12 księgi, to należy go ująć w kolumnie 13 księgi.

Zmiana przeznaczenia towarów, o której mowa w pytaniu, nie skutkuje wyłączeniem wartości towaru z kosztów podatkowych. Zużycie towaru na potrzeby własne firmy, np. w celu wymiany w zakładowej łazience zepsutej baterii umywalkowej na nową, uzasadnia uznanie za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof. Jest to wydatek związany z ogólnym funkcjonowaniem firmy.

Udokumentowanie

Zasadniczo podstawą zapisów w pkpir są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Fakturą udokumentowany jest zakup towaru handlowego, którego wartość ujęto w kolumnie 10 księgi. Natomiast przeznaczenie tego towaru na potrzeby własne firmy (przeksięgowanie z kolumny 10 do 13) powinno być udokumentowane odrębnie.

W § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia pkpir dopuszczono dokumentowanie kosztów na potrzeby ich ewidencji w księdze na podstawie innych dowodów, wymienionych w § 12 i 13 rozporządzenia, stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Taki dowód powinien zawierać co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

VAT należny i naliczony

W opisanej sytuacji przekazanie towaru handlowego na potrzeby firmy jest neutralne dla celów VAT. Nie skutkuje koniecznością korekty in minus VAT odliczonego przy nabyciu, jeżeli towar nadal jest wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Przekazanie towaru handlowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nie stanowi również nieodpłatnego przekazania towarów, o którym mowa w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Nie powoduje zatem obowiązku naliczenia podatku należnego.