Zużycie towarów handlowych na potrzeby firmy – ujęcie w księdze przychodów i rozchodów
Zakup towarów handlowych, które spełniają definicję określoną w § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia pkpir, tj. stanowią wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, powinien zostać ujęty w kolumnie 10 księgi jako „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu”.
Jeżeli podatnik prowadzi pkpir we własnym zakresie (a nie przez biuro rachunkowe), to zakup towarów handlowych należy wpisać do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Koszt zakupu towarów handlowych przeznaczonych do dalszej odsprzedaży stanowi koszt uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 updof).
Zapisy w księdze
Pobranie towarów handlowych z magazynu w celu przekazania ich do zużycia na potrzeby firmy skutkuje zmianą przeznaczenia składników firmowego majątku. Pod datą przekazania do zużycia towaru na potrzeby firmy konieczne jest przeksięgowanie wartości tego towaru z kolumny 10 księgi (zapisem ze znakiem minus lub na czerwono) do 13 „Pozostałe wydatki”.
Zgodnie z objaśnieniami w ust. 13, zawartymi w zał. nr 1 do rozporządzenia pkpir, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 updof nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.
Jeżeli zatem koszt spełnia warunki do uznania go za koszt podatkowy i nie został wskazany w kolumnach 10–12 księgi, to należy go ująć w kolumnie 13 księgi.
Zmiana przeznaczenia towarów, o której mowa w pytaniu, nie skutkuje wyłączeniem wartości towaru z kosztów podatkowych. Zużycie towaru na potrzeby własne firmy, np. w celu wymiany w zakładowej łazience zepsutej baterii umywalkowej na nową, uzasadnia uznanie za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof. Jest to wydatek związany z ogólnym funkcjonowaniem firmy.
Pan X, czynny podatnik VAT, prowadzi sprzedaż artykułów instalacyjno-sanitarnych. 7.01.2022 r. pobrał z magazynu towarów handlowych zawór termostatyczny w celu wymiany zepsutego zaworu w dziale sprzedaży. Wartość zaworu w cenie zakupu wynosiła 140 zł netto.
7.01.2022 r. podatnik zaksięgował w pkpir:
- w kolumnie 10 korektę zakupu towaru handlowego (140 zł ze znakiem minus),
- w kolumnie 13 przekazanie towaru handlowego na potrzeby firmy w kwocie 140 zł.
Mimo że towar zmienił swoje przeznaczenie, tj. nie podlega już dalszej odsprzedaży, tylko został zużyty na potrzeby funkcjonowania firmy, to nadal jest on kosztem uzyskania przychodów.
Udokumentowanie
Zasadniczo podstawą zapisów w pkpir są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Fakturą udokumentowany jest zakup towaru handlowego, którego wartość ujęto w kolumnie 10 księgi. Natomiast przeznaczenie tego towaru na potrzeby własne firmy (przeksięgowanie z kolumny 10 do 13) powinno być udokumentowane odrębnie.
W § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia pkpir dopuszczono dokumentowanie kosztów na potrzeby ich ewidencji w księdze na podstawie innych dowodów, wymienionych w § 12 i 13 rozporządzenia, stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Taki dowód powinien zawierać co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
VAT należny i naliczony
W opisanej sytuacji przekazanie towaru handlowego na potrzeby firmy jest neutralne dla celów VAT. Nie skutkuje koniecznością korekty in minus VAT odliczonego przy nabyciu, jeżeli towar nadal jest wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Przekazanie towaru handlowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nie stanowi również nieodpłatnego przekazania towarów, o którym mowa w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Nie powoduje zatem obowiązku naliczenia podatku należnego.
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
