Zmniejszenie wypłaty o wynagrodzenie zaliczkowe po zwolnieniu dyscyplinarnym

Właściwa definicja

W art. 87 § 1 pkt 3 Kp zaliczka pieniężna pojawia się w kontekście jej potrącania z wynagrodzenia za pracę. Przepis ten uprawnia pracodawcę do wykonania takiej czynności, nie definiując pojęcia „zaliczka pieniężna”. Lukę wypełniło orzecznictwo i doktryna wskazujące, że zaliczka pieniężna to wypłacona pracownikowi kwota pieniężna na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy (np. na zakup materiałów, paliwa czy kosztów podróży służbowej). Jest nią również przekazanie do używania firmowej karty kredytowej (por. wyrok SN z 20.08.2008, I PK 39/08).

Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia. Nie należy jej tłumaczyć rozszerzająco (por. wyrok SN z 11.06.1980, I PR 43/80).

W wyroku z 24.07.2001 (I PKN 552/00) SN uznał, że nie jest zaliczką [w rozumieniu art. 87 § 1 Kp – przyp. aut.] część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego. Stanowi ono częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone kwoty podlegają jednak zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy. Zasady rozliczeń powinny w takiej sytuacji wynikać z umowy o pracę.

Wyłącznie różnica

Wykluczenie zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia (tzw. wynagrodzenie zaliczkowe) z pojęcia „zaliczka pieniężna” powoduje wyłączenie zasad dotyczących potrącania, określonych w art. 87–90 Kp. Wobec niej nie obowiązuje więc ustawowa kolejność potrąceń, kwota wolna ani maksymalny limit. Powstaje jednak pytanie, czy wynagrodzenie zaliczkowe jest inną należnością, którą pracodawca potrąca za zgodą pracownika (art. 91 Kp). Odpowiedź jest krótka – nie.

Wynagrodzenie zaliczkowe ma być uwzględnione w wynagrodzeniu, którego jest częścią. Innymi słowy pracodawca wypłaca pracownikowi jedynie różnicę między pełnym wynagrodzeniem a zaliczką na jego poczet. Tak też należy postąpić w przypadku, o którym mowa w pytaniu, lecz nie wolno pomniejszać ekwiwalentu urlopowego, ponieważ wypłacona zaliczka nie jest jego częścią. W tym przypadku fakt, że stosunek pracy pracownika został rozwiązany bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne, art. 52 Kp), powoduje dodatkowe obliczenia, jeśli nastąpiło to w trakcie miesiąca. Trzeba bowiem ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca (por. Jak obliczać wynagrodzenie po jego obniżeniu w trakcie miesiąca z powodu pandemii, „Rachunkowość i Podatki” nr 5/2021).

Składki i podatek

Zaliczka na poczet wynagrodzenia podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za pracę. Stanowi bowiem przychód ze stosunku pracy w momencie jej otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 updof, art. 18 ust. 1 usus, art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Jeśli zatem jest wypłacana w tym samym miesiącu, co reszta wynagrodzenia, obie części mogą być rozliczone łącznie, przy czym najlepiej dokonywać rozliczenia podatkowo-składkowego narastająco (por. interpretacja KIS z 12.07.2019, 0114-KDIP3-1.4011.302.2019.1.MJ).

Nie ma takiej możliwości, gdy wynagrodzenie zaliczkowe pracownik otrzymuje w innym miesiącu niż pozostałą część pensji. W takim przypadku przy jednej z wypłat nie zostaną uwzględnione koszty uzyskania przychodów ani miesięczna ulga zmniejszająca podatek (jeśli pracownik ma do niej prawo), bo mogą być zastosowane tylko raz w miesiącu (art. 22 ust. 2 i art. 32 ust. 3 updof).