Zmiany w aktach osobowych pracowników – nowelizacja rozporządzenia

Więcej dokumentów w części B

Od 21.02.2023 r. zakład pracy może wprowadzić kontrolę trzeźwości członków załogi i/lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Musi jednak najpierw określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy bądź w obwieszczeniu: grupy pracobiorców objętych kontrolą oraz sposób jej przeprowadzania, w tym rodzaj urządzenia kontrolnego, czas i częstotliwość. Każdej nowo zatrudnionej osobie w grupie podlegającej kontroli ma obowiązek przekazać takie informacje (w postaci papierowej lub elektronicznej) przed dopuszczeniem do pracy. W części B dokumentacji pracowniczej, dotyczącej nawiązania i przebiegu stosunku pracy, trzeba w związku z tym zamieścić potwierdzenie poinformowania pracownika o tych kwestiach (korekta § 3 pkt 2 lit. f rozporządzenia).

Oprócz tego w tej części trzeba od 7.04.2023 r. umieszczać dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (§ 3 pkt 2 lit. w rozporządzenia). Rozporządzenie nie precyzuje, o jakie konkretnie dokumenty chodzi – należy więc uznać, że o wszystkie przewidziane przez nowe przepisy Kp (art. 22^1c–22^1h). Będą to przykładowo:

• wniosek o objęcie „uzgodnioną” czy „okazjonalną” pracą zdalną,
• wiążący wniosek pracownika o zastosowanie do niego pracy zdalnej,
• polecenie wykonywania pracy zdalnej,
• cofnięcie polecenia skierowania do pracy zdalnej,
• potwierdzenia pracownika kierowanego do pracy zdalnej, że: zapoznał się z przygotowaną przez zakład pracy oceną ryzyka zawodowego na swoim stanowisku pracy i informacją nt. bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Dodatkowa część E

Jednocześnie rozporządzenie dodaje piątą część dokumentacji pracowniczej – część E – poświęconą wdrożonym w firmie systemom kontroli trzeźwości/na obecność innych środków działających podobnie do alkoholu. Pracodawca przechowuje tu określone w art. 22^1c § 6, art. 22^1d § 10, art. 22^1e § 2 i art. 22^1f § 2 Kp informacje dotyczące przeprowadzonej przez siebie kontroli trzeźwości pracownika bądź na obecność innych środków oraz ew. wykonanego przez policjanta badania trzeźwości lub na obecność innych środków. W części E akt osobowych trzeba wydzielać podczęści (np. osobne zakładki) poświęcone pojedynczej kontroli. Podczęści należy odpowiednio – wraz z ponawianiem kontroli – numerować (E1, E2 itd.) oraz w ramach każdej osobno tworzyć wykaz dokumentów (tj. spis treści), przechowywać dokumenty chronologicznie i je numerować.

W związku z usunięciem z akt osobowych którejkolwiek ze wskazanych informacji nt. kontroli (generalnie po upływie roku od przeprowadzenia kontroli) usuwa się całą wydzieloną podczęść, a w pozostałych podczęściach aktualizuje się ich numerację.

W zakresie dokumentacji odnoszącej się do kontroli trzeźwości nowelizacja wchodzi w życie 21.03.2023 r., jednak pracodawcy dostali jeszcze kolejne 14 dni (do 4 kwietnia) na dostosowanie do nowych zasad sposobu przechowywania informacji o kontrolach wykonanych przez pracodawcę lub policjanta przed tą datą.