Zmiana sposobu opłacania składek do ZUS
Taką zasadę wprowadziła ustawa z 11.05.2017 o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1027).
Jeden rachunek
Każdy przedsiębiorca, który rozlicza składki w ZUS, otrzyma do końca 2017 list polecony z tej instytucji, wskazujący numer indywidualnego rachunku płatnika w ZUS. Od 1.01.2018 płatnicy będą mogli opłacać składki ZUS wyłącznie na ten rachunek.
Płatnik, który założył konto na PUE, informację o nowym rachunku powinien sprawdzić na swoim profilu płatnika.
Jeśli do 31.12.2017 nie nadejdzie informacja o numerze indywidualnego rachunku w ZUS, trzeba będzie ją uzyskać bezpośrednio w placówce ZUS (także telefonicznie, pod numerem 22 560 16 00).
Nowy numer rachunku identyfikuje odbiorcę (ZUS) oraz nadawcę. Dziesięć ostatnich cyfr to NIP płatnika.
Indywidualny numer rachunku w ZUS
XX 6000 0002 026 XXX NNNNNN NNNN,
gdzie:
XX, XXX – liczby kontrolna i uzupełniająca,
6000 0002 026 – stały numer ZUS,
NNNNNNNNNN – NIP płatnika.
Nowe zasady dotyczą wszystkich płatników, w tym przedsiębiorców opłacających składki tylko za siebie lub za siebie i pracowników, lub tylko za pracowników. Zaczną obowiązywać od 1.01.2018, czyli zgodnie z nimi opłacane będą składki za grudzień 2017 (chyba że płatnik wpłaci je jeszcze w grudniu).
Zamiast kilku wpłat (oddzielnie na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP, FGŚP oraz FEP) od 1.01.2018 przedsiębiorca dokona do ZUS jednej wpłaty, która będzie obejmowała sumę wszystkich należnych składek.
Przykład 1
Przedsiębiorca zgodnie z deklaracją za grudzień 2017 ma obowiązek zapłacić za siebie i pracowników składki:
- społeczne – 8000 zł,
- zdrowotną – 4800 zł,
- na FP i FGŚP – 3200 zł.
Jeżeli wpłaty dokona do 31.12.2017, to powinien wypełnić 3 odrębne dokumenty płatnicze przeznaczone do realizacji płatności ZUS na 3 różne (obowiązujące obecnie) rachunki. Natomiast jeżeli wpłatę zrealizuje później, tj. w styczniu 2018 (np. 5.01.2018), to wypełni standardowy dokument wpłaty na kwotę 16 000 zł, podając nowy – otrzymany z ZUS listem poleconym – indywidualny rachunek w ZUS.
Wyjątkiem są płatnicy, którzy dotychczas rozliczali składki w 2 odrębnych deklaracjach, np. przedsiębiorca zatrudniający nianię składki za siebie oraz zatrudnionych w przedsiębiorstwie pracowników rozlicza w deklaracjach o numerze 01, natomiast za nianię w deklaracjach o numerze 40. Tacy płatnicy będą mieć 2 rachunki w ZUS – odrębny dla każdego zakresu deklaracji.
Przykład 2
Przedsiębiorca zgodnie z deklaracją 01 za grudzień 2017 ma obowiązek zapłacić za siebie i pracowników składki:
- społeczne – 3000 zł,
- zdrowotną – 1800 zł,
- na FP i FGŚP – 1200 zł,
a ponadto zgodnie z deklaracją 40 za grudzień 2017 za nianię – składkę społeczną w kwocie 50 zł.
Otrzyma on do 31.12.2017 informację o 2 rachunkach. W styczniu zobowiązany będzie dokonać 2 wpłat:
- 6000 zł za siebie i zatrudnianych pracowników na rachunek właściwy dla zakresu 01,
- 50 zł za nianię na drugi rachunek – właściwy dla zakresu 40.
Natomiast przedsiębiorcy:
- składający za dany miesiąc 2 deklaracje (w tym jedną z numerem 40) ze względu na zmianę kodu tytułu ubezpieczenia w trakcie miesiąca,
- opłacający składki wyłącznie za siebie (nawet gdy składają deklaracje na różne zakresy),
opłacą składkę łączną na jeden rachunek.
Nowi płatnicy
Każdy przedsiębiorca rejestrujący się po 31.12.2017 jako płatnik składek (niezależnie od tego, czy zrobi to bezpośrednio w ZUS, czy za pośrednictwem CEIDG lub KRS), otrzyma informację o swoim indywidualnym rachunku w ZUS niezwłocznie po założeniu konta płatnika, czyli w przypadku rejestracji poprzez CEIDG lub KRS po przekazaniu informacji o rejestracji podmiotu do ZUS. Płatnik, który przed terminem płatności składek nie otrzyma pisemnej informacji (i nie będzie ona dostępna na jego profilu na PUE), powinien uzyskać ją bezpośrednio w jednostce ZUS.
Wypełnianie dokumentu płatniczego
Opis wpłaty też będzie znacznie prostszy niż dotychczas. Obecnie dokument płatniczy ZUS wymaga 2 identyfikatorów płatnika, wskazania typu wpłaty, numeru deklaracji oraz miesiąca i roku, którego wpłata dotyczy. W przypadku niektórych typów wpłat wymagane są jeszcze informacje dodatkowe (np. numer decyzji przy wpłatach typu E lub U).
Od 1.01.2018 numer indywidualnego rachunku płatnika w ZUS będzie jedyną istotną dla właściwego rozliczenia wpłaty informacją. Oczywiście – tak jak przy innych wpłatach – wymagane będą dane odbiorcy i tytuł wpłaty, nie wpłyną one jednak na prawidłowość ani sposób jej rozliczenia.
Sposób rozliczania wpłat
Każda wpłata, która od 1.01.2018 zostanie wniesiona na indywidualny rachunek płatnika w ZUS, ma być rozliczana zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu RM z 21.09.2017 w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (DzU poz. 1831). Są one następujące:
- kwota wpłaty zostanie podzielona pomiędzy fundusze zgodnie z proporcją wynikającą z ostatniej złożonej deklaracji, a w razie braku deklaracji za ostatni miesiąc – wg stóp % właściwych dla płatnika opłacającego składki na własne ubezpieczenie,
- w ramach danego funduszu pokryte zostaną należności o najwcześniejszym terminie płatności.
Uwaga: proporcja podziału pomiędzy funduszami będzie ustalana na podstawie deklaracji za ostatni rozliczony miesiąc. Podział styczniowej wpłaty nastąpi więc na podstawie deklaracji złożonej w grudniu 2017 za listopad 2017 (nawet w przypadku, gdy deklaracja za grudzień także będzie już zapisana na koncie płatnika).
Przykład 3
Na 31.12.2017 przedsiębiorca nie zalega z zapłatą składek (saldo 0). Zgodnie z deklaracją za grudzień 2017 ma obowiązek zapłacić następujące składki:
- społeczne – 700 zł,
- zdrowotną – 200 zł,
- FP i FGŚP – 100 zł.
Deklaracja za listopad 2017 była taka sama jak za grudzień 2017.
Płatnik 15.01.2018 wpłacił 1000 zł na swój rachunek w ZUS. Kwota ta zostanie podzielona na fundusze proporcjonalnie do udziału należności danego funduszu w ogólnej wynikającej z deklaracji kwocie składek:
- ubezpieczenia społeczne – 70%, czyli 700 zł,
- ubezpieczenie zdrowotne – 20%, czyli 200 zł,
- FP i FGŚP – 10%, czyli 100 zł.
W ramach funduszy wymagalna jest tylko składka za grudzień 2017 i wpłata ze stycznia zostanie w całości rozliczona na należności za grudzień 2017.
Przykład 4
Na 31.12.2017 na koncie przedsiębiorcy figuruje niedopłata za maj 2017 w kwocie 500 zł na ubezpieczenie społeczne. Zgodnie z deklaracją za grudzień 2017 (taką samą jak za listopad) płatnik ma obowiązek zapłacić następujące składki:
- społeczne – 7500 zł,
- zdrowotną – 2000 zł,
- FP i FGŚP – 500 zł.
15.01.2018 wpłacił 10 000 zł na swój rachunek w ZUS, w tytule wpłaty wpisując „składki ZUS za 12/2017”. Kwota ta zostanie podzielona na fundusze proporcjonalnie do udziału należności danego funduszu w ogólnej kwocie składek wynikającej z deklaracji:
- ubezpieczenia społeczne – 75%, czyli 7500 zł,
- ubezpieczenie zdrowotne – 20%, czyli 2000 zł,
- FP i FGŚP – 5%, czyli 500 zł.
Na FUS wymagalne są 2 należności:
- za maj 2017 – termin płatności 16.06.2017,
- za grudzień 2017 – termin płatności 15.01.2018.
Dyspozycja płatnika na wpłacie nie ma wpływu na rozliczenie. Na rachunku FUS w pierwszej kolejności rozliczona zostanie należność za maj 2017 (wcześniejszy termin wymagalności) wraz z należnymi odsetkami za zwłokę w kwocie 10 zł. Pozostałe 6990 zł pokryje należność za grudzień 2017.
Na pozostałych funduszach pokryte zostaną należności za grudzień 2017.
Po rozliczeniu wpłaty na koncie płatnika pozostanie zaległość na FUS za grudzień 2017 w wysokości 510 zł.
Przykład 5
Na 31.12.2017 przedsiębiorca nie zalega z zapłatą składek (saldo 0). Zgodnie z deklaracją za grudzień 2017 ma obowiązek wpłacić następujące składki:
- społeczne – 6500 zł,
- zdrowotną – 3000 zł,
- FP i FGŚP – 500 zł.
W deklaracji za listopad 2017 składki wynosiły odpowiednio:
- społeczne – 7000 zł,
- zdrowotna – 2400 zł,
- FP i FGŚP – 600 zł.
Płatnik 15.01.2018 wpłacił 10 000 zł na swój rachunek w ZUS. Kwota ta zostanie podzielona na fundusze proporcjonalnie do udziału należności danego funduszu w ogólnej kwocie składek wynikającej z deklaracji za listopad:
- ubezpieczenia społeczne – 70%, czyli 7000 zł,
- ubezpieczenie zdrowotne – 24%, czyli 2400 zł,
- FP i FGŚP – 6%, czyli 600 zł.
Na wszystkie fundusze wymagalna jest tylko składka za grudzień 2017 i wpłata ze stycznia zostanie w całości rozliczona na należności za grudzień 2017, z tym że przy pierwszym podziale wpłaty między fundusze na FUS przekazane zostanie 7000 zł (zgodnie z proporcją ustaloną na podstawie deklaracji za listopad). Po pokryciu należności na koncie FUS powstanie nadpłata 500 zł. Na rachunku rozliczeniowym ubezpieczenia zdrowotnego pierwotnie znajdzie się 2400 zł – 600 zł niedopłaty, zaś na FP i FGŚP 600 zł – 100 zł nadpłaty. Nadpłaty z FUS, FP i FGŚP zostaną automatycznie przeksięgowane na pokrycie niedopłaty na ubezpieczenie zdrowotne.
Podział kwot między fundusze oraz przeksięgowania nastąpią automatycznie, w ramach rozliczania danej wpłaty.
Podziałowi między fundusze nie będą podlegały wpłaty niższe niż 4 zł, które w całości zostaną zaliczone na FUS.
Jeżeli na jednym z funduszy po rozliczeniu wpłaty powstanie nadpłata, zostanie ona (jak dotychczas) przeniesiona na pozostałe fundusze zgodnie z kolejnością wynikającą z rozporządzenia.
Utrata prawa do świadczeń chorobowych
Nowy sposób rozliczania wpłat na koncie płatnika będzie miał bezpośredni wpływ na prawo indywidualnego przedsiębiorcy do świadczeń z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
Przykład 6
Sytuacja opisana w przykładzie 4 – przedsiębiorca ma zaległość na FUS za maj 2017, a opłacane należności obejmują także składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Nieopłacenie w terminie pełnej składki na FUS za maj 2017 spowodowało ustanie ubezpieczenia chorobowego. Od 1.06.2017 przedsiębiorca ponownie zgłosił się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i kolejne składki opłacał w terminie i w pełnej wysokości.
Gdyby składka na FUS za grudzień 2017 została wpłacona do 31.12.2017, tj. wg dotychczasowych zasad (i płatnik prawidłowo określiłby wpłatę jako dotyczącą grudnia 2017), zostałaby ona rozliczona w całości na FUS za grudzień 2017. Płatnik do 31.12.2017 podlegałby dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu pomimo zadłużenia za maj 2017.
Gdyby dokonał wpłaty w styczniu 2018, zostałaby ona rozliczona wg nowych zasad (jak w przykładzie 4) i dobrowolne ubezpieczenie chorobowe ustałoby 30.11.2017, ponieważ składka za grudzień 2017 nie zostałaby opłacona w pełnej wysokości.
Uwaga: płatnicy, którzy mają zaległości w ZUS za wcześniejsze okresy, a składki bieżące opłacają terminowo i podlegając dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, chcą to ubezpieczenie kontynuować, powinni do 31.12.2017 spłacić zaległości lub zawrzeć umowę o spłacie zadłużenia w ratach (nie dotyczy to należności objętych abolicją).
Wpłata należności odroczonych i rozłożonych na raty
Płatnik, który opłaca jednocześnie należności bieżące oraz z umowy o odroczeniu terminu płatności lub spłacie zadłużenia w ratach, będzie dokonywał wpłat na takich samych zasadach jak opisane wyżej. Odroczoną składkę i raty będzie mógł wpłacić łącznie ze składką bieżącą za dany miesiąc lub oddzielnie.
Rozliczenie wpłaty (lub wpłat) będzie zależeć od terminu płatności raty (odroczonej składki):
- rata (składka odroczona) płatna przed składką bieżącą zostanie pokryta w pierwszej kolejności,
- rata (składka odroczona) płatna w terminie płatności składki bieżącej lub później zostanie pokryta po pokryciu składki bieżącej.
Przykład 7
Płatnik opłacający składki wyłącznie na ubezpieczenie zdrowotne ma obowiązek opłacenia raty w wysokości 50 zł w terminie do 8.01.2018 zgodnie z umową z ZUS. Termin płatności bieżącej składki za grudzień 2017 upłynie 10.01.2017. 8.01.2018 płatnik wpłaci 297,28 zł, natomiast 12.01.2018 – 50 zł.
Wpłaty zostaną rozliczone na należności w kolejności wynikającej z terminów płatności:
- rata – jako wcześniej wymagalna – pokryta zostanie wpłatą z 8.01.2018,
- składka bieżąca zostanie pokryta pozostałą kwotą z wpłaty z 8.01.2018 oraz wpłatą z 12.01.2018 (odsetki nie wystąpiły).
Przykład 8
Płatnik opłacający składki wyłącznie na ubezpieczenie zdrowotne ma obowiązek opłacenia raty w wysokości 100 zł w terminie do 13.01.2018 zgodnie z umową z ZUS. Termin płatności bieżącej składki za grudzień 2017 upłynie 10.01.2017. 12.01.2018 wpłaci 100 zł, natomiast 15.01.2018 – 297,28 zł.
Wpłaty zostaną rozliczone na należności w kolejności wynikającej z terminów płatności:
- w pierwszej kolejności pokryta zostanie składka za grudzień 2017 – jako wcześniej wymagalna – wpłata z 12.01.2018 zostanie w całości zaliczona na poczet tej składki, a następnie z wpłaty z 15.01.2018 pozostała kwota (197,28 zł – odsetki nie wystąpiły),
- rata pokryta zostanie pozostałą kwotą z wpłaty z 15.01.2018 (100 zł); wpłata nieterminowa – rozliczona z odsetkami do dnia zapłaty włącznie.
Sposób opłacania rat określają umowy z ZUS, dlatego płatnicy, którzy obecnie opłacają należności w ramach układów ratalnych, do 31.12.2017 powinni otrzymać aneksy do zawartych umów, określające nowe zasady opłacania rat.
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
