Zmiana rozkładów czasu pracy na wniosek pracownika – kiedy jest dopuszczalna

Indywidualny rozkład czasu pracy

Rozkład czasu pracy to wyznaczone przez pracodawcę w sposób stały (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, obwieszczeniu o czasie pracy) lub na pewien okres (w harmonogramie czasu pracy) dni i przedziały godzinowe, w których pracownik jest zobowiązany do świadczenia pracy.

Rozkłady, systemy i okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kp).

Na pisemny wniosek pracownika może być dla niego ustalony indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kp).

Na wniosek o ustalenie indywidualnego czasu pracy można ustalić:

• inny rozkład niż ten, który wiąże pracownika zgodnie z regulaminem pracy (obwieszczeniem),
• stały rozkład dla osoby, dla której są tworzone harmonogramy czasu pracy przewidujące różne dni i godziny pracy,
• ograniczenie w zakresie planowania pracy tylko do pewnych dni tygodnia (np. praca będzie planowana tylko na dni od poniedziałku do piątku przy standardowym planowaniu pracy dla danej grupy pracowników na każdy dzień tygodnia),
• pracę w stałym przedziale czasu przypadającym pomiędzy zmianami roboczymi dla pracownika objętego systemem pracy zmianowej,
• pracę na stałej zmianie pracownika objętego systemem pracy zmianowej.

Ważne: przy zmianie rozkładu na indywidualny muszą być uwzględnione wszystkie przepisy dotyczące czasu pracy, m.in. dotyczące odpoczynków dobowych i tygodniowych, doby pracowniczej, norm czasu pracy, dopuszczalności pracy w niedziele i święta.

Podstawą zastosowania indywidualnego rozkładu jest art. 142 Kp i wniosek pracownika. Nie ma konieczności zawierania zapisów o takiej możliwości w regulaminie pracy (obwieszczeniu o czasie pracy). Ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie wymaga także zmiany regulaminu i wprowadzenia do przewidzianych w nim rozkładów tej możliwości czasowej, o którą wnioskował pracownik.

Zmiana systemu czasu pracy

Zmiany wprowadzane w ramach wniosku pracownika o indywidualny rozkład muszą „mieścić się” w systemie czasu pracy, którym jest objęty pracownik. Nie jest możliwe np. zrealizowanie wniosku pracownika o ustalenie rozkładu czasu pracy z 4-godzinną przerwą, jeżeli nie jest objęty systemem przerywanego czasu pracy. Tak samo nie byłoby możliwe ustalenie dni pracy z wymiarami dobowymi ponad 8 godz. dla pracownika, który jest objęty systemem podstawowym.

System czasu pracy narzuca pracodawca w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu o czasie pracy (ew. wynika on z zakładowego układu zbiorowego pracy). Zasadniczo zmiana systemu wymagałaby więc zmiany tych aktów. Można jednak dopuścić ustalenie dla pracownika innego systemu poprzez zapisy umowy o pracę.

SN w wyroku z 17.07.2009 r. (I BP 6/09) wskazał, że nie ma przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w odrębnym porozumieniu między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy).

Ważne: wprowadzenie systemu czasu pracy do umowy oznacza, że jego późniejsza zmiana będzie wymagać zmiany umowy. Dotyczy to także tych przypadków, w których pracodawca zmieniłyby regulamin pracy lub obwieszczenie o czasie pracy, ustalając w tym zakresie inne rozwiązania niż dotychczas stosowane – tego konkretnego pracownika, który miałby system czasu pracy wpisany do umowy, zmiana narzucona w ten sposób by nie objęła. Dla objęcia tej osoby innym systemem niż wskazany w umowie należałoby dokonać wypowiedzenia zmieniającego lub zawrzeć z nią porozumienie zmieniające umowę.

O ile zatem dla ustalenia indywidualnego rozkładu wystarczy akceptacja wniosku pracownika, o tyle dla ustalenia innego systemu czasu pracy konieczna jest również zmiana umowy. Zmiana ta – opierająca się na porozumieniu stron – może przy tym nastąpić na czas określony, po którego upływie automatycznie powróci system sprzed zmiany. Takie rozwiązanie może być bezpieczniejsze dla pracodawcy szczególnie wówczas, gdy zakłada (planuje, przewiduje) przeorganizowanie pracy w zakładzie pracy.

Zachowanie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym

Jeżeli pracownik jest już objęty systemem równoważnym, możliwe byłoby wyrażenie zgody na wskazany w pytaniu przykładowy rozkład (np. poniedziałki po 10 godz., piątki po 6 godz., dni od wtorku do czwartku po 8 godz.). Konieczne byłoby jednak wyraźne zastrzeżenie, że dokonywane będą niezbędne dla zachowania wymiaru czasu pracy korekty liczby godzin pracy. Przy takich rozkładach niekiedy zapomina się o obowiązku utrzymania w okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy dla tego okresu. Czas pracy co do zasady nie jest zaś rozliczany w tygodniu, lecz przeciętnie na tydzień w okresie rozliczeniowym.

Niezbędne jest więc dokonywanie korekt. To z kolei wiąże się z koniecznością jasnego wskazania pracownikowi, że jego wniosek może zostać zaakceptowany jedynie przy założeniu istnienia uprawnienia pracodawcy do modyfikowania rozkładu w zakresie koniecznym dla ustalenia prawidłowego wymiaru czasu pracy.

Ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie

Zdarza się, że wskazany we wniosku rozkład czasu pracy zakłada ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie. Przykładowo pracownik chciałby pracować od poniedziałku do czwartku w godz. 9–17 i w piątek w godz. 7–15. Może również wnioskować o ustalenie ruchomych godzin rozpoczynania pracy (np. między godz. 8 a 10).

Pracownik może złożyć wniosek o tzw. ruchome (zmienne) rozkłady czasu pracy, które oznaczają ustalenie:

• przedziału godzinowego, w którym praca może być przez niego rozpoczęta,
• godzin rozpoczynania pracy w taki sposób, że pojawia się ponowne rozpoczynanie pracy w niezakończonej dobie.

Formalnie mamy do czynienia z dwoma odrębnymi wnioskami – o ustalenie indywidualnego rozkładu oraz zastosowanie ruchomych (zmiennych) rozkładów. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by pracownik jednym pismem wnioskował niejako o zastosowanie jednocześnie obu tych rozwiązań. Pracodawca może zaakceptować taką zmianę.