Zmiana przedmiotu działalności – czy potrzebna jest zmiana umowy spółki z o.o. i ogłoszenie w KRS

Rozpatrzymy to na przykładzie spółki z o.o. W myśl art. 157 Ksh w umowie spółki z o.o. należy wskazać przedmiot jej działalności gospodarczej. Co istotne, przepisy nie narzucają sposobu jego określania. Mimo to standardem stało się stosowanie nomenklatury używanej przez PKD i podawanie kodów tej klasyfikacji. Powoduje to jednak szereg problemów, o których dalej. Aby ich uniknąć, wspólnicy wskazują w umowie spółki bardzo szeroki zakres działalności, dzięki czemu może ona w praktyce robić wszystko, choć realnie z tej możliwości nie korzysta. W efekcie akt notarialny ma np. 20 stron, w tym 15 to przedmiot działalności według PKD, z czego ok. 90% spółka nigdy nie będzie wykonywać.

Zamiast wpisywać w umowie spółki nazewnictwo i kody PKD, można określić przedmiot działalności w inny, opisowy sposób. Teoretycznie można by to zrobić w sposób stosowany przed utworzeniem KRS, gdy wystarczyło napisać np.: wszelka działalność usługowa, handlowa i wytwórcza, eksport-import.

Wniosek do KRS

Jednak tak szerokiemu określeniu przedmiotu działalności gospodarczej zapewne będzie przeciwny notariusz, który podniesie, że może to zostać podważone przez KRS.

Niestety, będzie miał sporo racji. KRS bada wniosek pod względem formalnym i merytorycznym, a więc także, czy zgłoszony przedmiot działalności (we wniosku należy podać numery PKD) jest zgodny z umową spółki.

Referendarze dokonujący wpisu orzekają na zasadzie swobodnego uznania, wobec czego jeżeli spotkają się z sytuacją odbiegającą od standardowej, mogą odmówić wpisu lub wezwać do usunięcia braków (nie zawsze słusznie), co może znacznie wydłużyć procedurę wpisu, nawet jeśli odmowa byłaby bezzasadna.

We wniosku do KRS przedmiot działalności podaje się w oparciu o PKD – główny na poziomie podklasy (4 cyfry i litera), a pozostałe 9 (tylko tyle wykazuje się w KRS) można już wskazać na poziomie grupy (2 cyfry).

Dlatego aby uniknąć wątpliwości i nie być zdanym na swobodne uznanie referendarza, warto stosować PKD także w umowie spółki, ale na poziomie grup. Przykładowo, chcąc świadczyć usługi remontowo-budowlane, można je wypisać szczegółowo na poziomie podklas (np. 43.31.Z PKD – Tynkowanie, 43.32.Z PKD – Zakładanie stolarki budowlanej itp.) albo na poziomie grupy (np. 43 PKD – Roboty budowlane specjalistyczne, co obejmuje wszystkie grupowania zaczynające się od cyfr 43).

Zmiana umowy nie zawsze konieczna

Uwzględniając powyższe, bezsporne jest, że przedmiot działalności musi być wskazany w umowie spółki. Rozszerzenie działalności, a więc sprzedaż nowego typu towarów lub usług wymaga więc co do zasady zmiany tej umowy.

Jest jednak kilka wyjątków. Po pierwsze należy sprawdzić, czy umowa rzeczywiście nie daje możliwości świadczenia takich usług. Jeżeli przedmiot działalności został podany opisowo, być może zmieści się w nim nowy rodzaj towarów i usług (trzeba jednak pamiętać, że referendarz sądowy może być innego zdania).

Jeszcze lepiej, jeśli w umowie spółki wskazano PKD na poziomie grupy, a PKD nowego przedmiotu działalności się w niej zawiera. Przykładowo spółka prowadząca działalność tynkarską – ze wskazanym w umowie PKD 43 – rozszerza ją o nieświadczone wcześniej usługi malarskie (43.34.Z PKD). Rozszerzenie działalności nie wymaga dopełnienia jakichkolwiek formalności, bo nowy rodzaj usług zawiera się w zakresie określonym w umowie.

Jeżeli jednak spółka rozszerzy działalność dodatkowo np. o szkolenia (85.59.B PKD), to należy zmienić umowę, a tym samym konieczne będzie dokonanie wpisu do KRS w zakresie zmiany umowy spółki. Nie będzie natomiast konieczna zmiana wpisu w zakresie przedmiotu działalności ujawnionego w KRS, chyba że zmianie uległby główny przedmiot działalności albo grupowania PKD ujawnione w KRS zostałyby wykreślone z umowy spółki.

Jednorazowe transakcje

Inny wyjątek dotyczy jednorazowych transakcji. Działalność wymaga pewnego stopnia zorganizowania i ciągłości, których to warunków nie spełnia jednorazowa sprzedaż. Jeżeli zatem np. spółka prowadząca działalność usługową sprzeda samochód (środek trwały), to oczywiste jest, że nie musi wcześniej rozszerzać PKD w swojej umowie o handel. Jeżeli sytuacja powtórzy się np. za 3 lata, wciąż nie będzie potrzeby zmian w umowie spółki. Nie sposób jest jednak wyznaczyć ścisłych kryteriów, kiedy spółka powinna dokonać zmian w przedmiocie działalności. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.

Konsekwencje niedopełnienia formalności

Zmiana umowy spółki wiąże się z kosztami (akt notarialny, opłaty za wpis do KRS i ogłoszenie w MSiG). Aby oszczędzić, spółki nieraz zwlekają ze zmianami. Zdarza się więc, że przedmiot działalności wykazany w umowie spółki jest niezgodny z faktycznie wykonywanym. Jest to co prawda nieprawidłowe, ale w praktyce niczym nie grozi. Prawdopodobieństwo, że KRS uzyska informacje o niezgodności, jest w gruncie rzeczy zerowe, a gdyby jednak do tego doszło, to i tak musi trzymać się opisanej niżej procedury. Przychody ze sprzedaży niewykazanych w umowie towarów i usług są przychodami podatkowymi, a powiązane z nimi koszty – kosztami uzyskania przychodów, więc nie ma zagrożenia ze strony US.

Te spółki, które już dokonają zmiany umowy, zwlekają nieraz ze zgłoszeniem jej do KRS do czasu złożenia sprawozdania finansowego lub skumulowania się zmian (dokonując kilku zmian, wnosi się 1 opłatę w KRS i 1 za wpis do MSiG). I to ewidentne naruszenie nie skutkuje poważniejszymi konsekwencjami.

Zgodnie bowiem z art. 22 i art. 24 ustawy o KRS wniosek o wpis do KRS powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Jednak w przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do KRS lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kpc o egzekucji świadczeń niepieniężnych (postępowanie przymuszające). Dopiero w razie niewykonania obowiązków w tym terminie sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych i może ją ponawiać. Innymi słowy za nieterminowe złożenie wniosku do KRS nie ma kary – grzywnę można otrzymać w razie niezastosowania się do wezwania KRS w tym zakresie.

Zaprzestanie sprzedaży

Rozszerzając przedmiot działalności spółki, należy więc w pierwszej kolejności zbadać, czy dotychczasowa treść umowy daje możliwość sprzedaży nowych towarów i usług. Jeżeli okaże się, że zakres umowy jest zbyt wąski, należy ją zmienić i dokonać stosownego wpisu do KRS, ale opieszałość w tym zakresie jest zazwyczaj niegroźna dla spółki.

Na zwłokę nie mogą sobie pozwolić podmioty rozszerzające działalność na obszary podlegające szczególnym regulacjom, np. chcące prowadzić przedszkole. Nie mając odpowiednich zapisów w umowie i wpisu do KRS, można także nie uzyskać dotacji lub nie wygrać przetargu.

Z kolei zaprzestanie sprzedaży określonych towarów lub usług nie wymaga praktycznie żadnych zmian – o ile nie dotyczy to głównego przedmiotu działalności, bo zmiany tego przedmiotu należy każdorazowo zgłaszać w KRS.