Zgłaszanie i wyrejestrowywanie z ZUS kilku umów zawartych z jednym zleceniobiorcą

Kolejne zgłoszenia

Dokonywanie zgłoszenia z dwóch różnych tytułów poprzez portal PUE ZUS może nastręczać trudności. Zgłoszenia pierwszej umowy dokonuje się za pomocą kreatorów dokumentów (zakładka „Obsługa ubezpieczonego”).

Gdy osoba zostanie zgłoszona i wykazana w PUE ZUS w zakładce „Aktualni ubezpieczeni”, w Rejestrze ubezpieczonych, nie będzie możliwe dokonanie kolejnego zgłoszenia następnej umowy zawartej ze zleceniobiorcą poprzez kreatory dokumentów. W przypadku próby utworzenia kolejnego dokumentu ZUS ZZA po wpisaniu danych zleceniobiorcy (nie będzie możliwe również pobranie tych danych z kartoteki) i wybrania opcji „dalej” pojawi się informacja, że „Osoba o podanym numerze PESEL jest już zgłoszona”. Aby dokonać kolejnego zgłoszenia, należy w Rejestrze ubezpieczonych, w aktualnych ubezpieczonych zaznaczyć osobę, którą chce się ponownie zgłosić i otworzyć jej kartotekę, klikając „Podgląd”. Wówczas na dole strony można wybrać przycisk „Zgłoś ponownie”, który otworzy kreator ponownego zgłoszenia.

W ten sposób można dokonywać kolejnych zgłoszeń w przypadku zawierania następnych umów z osobą już zgłoszoną do ZUS. Należy zaznaczyć, że w przypadku zawarcia kilku umów z tym samym zleceniobiorcą, na wykonywanie tej samej funkcji w różnych projektach realizowanych przez stowarzyszenie (np. jako księgowy w kilku różnych projektach stowarzyszenia) również każdą z tych umów należy zgłosić odrębnie.

W interpretacji ZUS jest mowa, że odrębnych zgłoszeń należy dokonać, gdy „przedmiot umów jest różny”. Nie ulega wątpliwości, że pełnienie roli księgowego lub koordynatora, w różnych projektach tego samego stowarzyszenia wiąże się z różnym przedmiotem zawartych umów (inne działania w każdym projekcie). W takim przypadku dokonuje się odrębnych zgłoszeń, podając ten sam kod zawodu.

Przy kolejnym zgłoszeniu, jeśli pierwsze zostało już przetworzone przez ZUS, w momencie weryfikacji może pojawić się błąd zwykły „W danych w ZUS istnieje już zgłoszenie z podanym kodem tytułu”. Błąd ten można zignorować, gdyż nie uniemożliwia złożenia dokumentu. Jeśli będzie się dokonywać dwóch zgłoszeń w tym samym czasie, z tym samym kodem zawodu, przy wysyłce pojawi się informacja, że w komplecie dokumentów znajdują się zgłoszenia z tym samym kodem. Nie jest to oczywiście błąd i dokumenty należy wysłać.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

Jeśli zleceniobiorca wykonuje kilka umów dla jednego zleceniodawcy, a każda z nich kończy się w innym terminie, mogą wystąpić trudności podczas wyrejestrowywania ubezpieczonego z ZUS. Może pojawiać się konieczność ponownego zgłoszenia zgłoszonej już poprzednio umowy. W przypadku dwóch umów cywilnoprawnych zgłoszonych do ZUS, które są realizowane równolegle, jeśli jedna z nich zostanie rozwiązana po upływie okresu, na który została zawarta, należy dokonać wyrejestrowania ubezpieczonego na druku ZUS ZWUA, mimo że zleceniobiorca jest jeszcze ubezpieczony z drugiej umowy, która nie uległa zakończeniu.

Wyrejestrowania należy dokonać, gdyż rozwiązanie umowy jest równoznaczne z ustaniem jednego tytułu do ubezpieczeń (każda umowa jest odrębnym tytułem), nawet jeśli zleceniobiorca nadal podlega ubezpieczeniu z drugiej umowy. Ze względu na specyfikę systemu elektronicznego ZUS nie będzie jednak możliwe wykazywanie zleceniobiorcy w kolejnych miesiącach w drukach rozliczeniowych mimo trwania jednej z umów. System nie ma możliwości rozróżnienia, której umowy dotyczy złożony ZUS ZWUA. Zatem, aby kontynuować ubezpieczenie w ZUS, konieczne jest ponowne zgłoszenie trwającej umowy poprzez złożenie druku ZUS ZZA (lub ZUS ZUA) z dniem, w którym dokonano wyrejestrowania.

Podsumowując: w omawianym przypadku, gdy z jednym zleceniobiorcą zawarto dwie umowy zlecenia na różne okresy, dotyczące różnych przedmiotów zlecenia, należy dokonać dwóch odrębnych zgłoszeń do ubezpieczenia w ZUS, wpisując na każdym właściwy dla danej umowy kod zawodu, a także dwóch wyrejestrowań z ZUS, osobno dla każdej z umów. Aby zapewnić ciągłość ubezpieczenia po wyrejestrowaniu jednej z umów, trzeba pamiętać, aby z dniem wyrejestrowania ponownie zgłosić do ZUS nadal trwającą umowę.