Zgłaszanie fundacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Data zdarzenia

Dla podmiotów zarejestrowanych po 31.10.2021 r. datą zdarzenia (powodującego konieczność dokonania pierwszego zgłoszenia do CRBR) jest data wpisu do KRS. Podmioty zarejestrowane w KRS przed 31.10.2021 r. jako datę zdarzenia powinny były wskazać datę faktycznego przesłania zgłoszenia do CRBR.

W przypadku aktualizacji datą zdarzenia będzie odpowiednio wpis w KRS (zmiany konstytutywne) lub moment dokonania zmiany, np. przyjęcia uchwały (zmiany deklaratoryjne).

Zmianami konstytutywnymi są przede wszystkim te, które wymagają zmiany statutu fundacji. Każda zmiana statutu jest zmianą konstytutywną i dla swojej ważności wymaga wpisu do KRS. Dotyczy to np. dodania nowego organu w statucie fundacji (np. organu nadzoru), jeśli jego członkowie będą mieli uprawnienia do podejmowania kluczowych decyzji w fundacji, albo konieczności wykreślenia członków organu, jeśli zostanie on usunięty ze statutu.

Także zmiana w statucie zapisu dotyczącego sposobu reprezentacji może wymagać aktualizacji danych o BR w CRBR. Należy w nim również aktualizować dane fundacji, takie jak zmiana siedziby, czy nazwy, które zmieniają także statut i wymagają wpisu do KRS.

Zmiana deklaratoryjna oznacza, że zdarzenia lub czynności podjęte przez fundację wywołują skutki z chwilą zaistnienia zdarzenia lub dokonania czynności, nie z chwilą ujawnienia zmian w KRS. Wpis do KRS jedynie potwierdza już istniejący stan rzeczy. Taką zmianą jest chociażby zmiana nazwiska członka organu reprezentacji, co należałoby zaktualizować w CRBR i KRS w momencie powzięcia takiej informacji przez właściwy organ fundacji.

Także rezygnacja członka organu fundacji jest zmianą deklaratoryjną. Skuteczna rezygnacja członka organu fundacji, np. członka zarządu, zobowiązuje fundację do zaktualizowania jej beneficjentów rzeczywistych w CRBR poprzez usunięcie z rejestru wskazanego członka zarządu w terminie 7 dni od dnia złożenia rezygnacji, a właściwie otrzymania jego rezygnacji przez właściwy organ, chyba że inna data została wskazana w treści rezygnacji.

Zmianę taką należy również zgłosić do KRS, jednak zaistnienie zmiany nie następuje w momencie wpisu do KRS – 7 dni na dokonanie aktualizacji w CRBR mija od momentu otrzymania skutecznej rezygnacji. Podobnie jest w przypadku powołania nowego członka organu – 7 dni liczy się od momentu skutecznego przyjęcia uchwały, a nie ujawnienia zmian w KRS.

Inny przykład zmiany deklaratoryjnej to zmiana adresu fundacji. O ile zmiana siedziby (miejscowości) wymaga zmiany statutu, w którym zawiera się informację o siedzibie, i jest to zmiana konstytutywna skuteczna z chwilą wpisu do KRS, to zmiana w ramach jednej miejscowości jest jedynie zmianą adresu i należy do wpisów deklaratoryjnych.

Kto jest beneficjentem rzeczywistym

Podmiot zobowiązany do dokonania zgłoszenia do rejestru, określony w art. 58 ustawy, zgłasza do CRBR informacje o każdym BR ustalonym na podstawie definicji, o której mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy.

Ustawowa definicja BR stanowi katalog otwarty, a wyliczenie potencjalnych BR zawarte w tym przepisie ma charakter przykładowy. Należy więc przeanalizować wszystkie przesłanki zawarte w tej definicji i ustalić każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad fundacją poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania fundacji.

W przypadku fundacji jako BR należy wskazać m.in. wszystkie osoby wchodzące w skład zarządu. Taką interpretację potwierdza Zespół CRBR działający przy Ministerstwie Finansów. Jednak, jak wskazuje Zespół, to sam podmiot powinien dokonać indywidualnej oceny i analizy sytuacji, w szczególności opierając się na zapisach statutu w części dotyczącej uprawnień poszczególnych organów fundacji.

O ile w odniesieniu do stowarzyszeń przy ustalaniu BR należy się kierować art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w którym jest mowa o „osobach prawnych innych niż spółka”, o tyle w przypadku fundacji właściwszy wydaje się być art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. b, w którym jest mowa o trustach. Wynika to z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20.05.2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu zmieniającej rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 (…) (eur-lex.europa.eu), którą ustawa implementuje do krajowego porządku prawnego i która w art. 3 pkt 6 lit. c nakazuje, aby określając BR w fundacjach, kierować się stanowiskami równoważnymi dla tych dotyczących trustów (w przypadku podmiotów prawnych, takich jak fundacje, oraz w przypadku porozumień prawnych podobnych do trustów – osobę fizyczną lub osoby fizyczne zajmujące stanowiska równoważne ze stanowiskami, o których mowa w lit. b, lub do nich podobne). Otwarty katalog stanowisk BR w przypadku trustów, wśród których należy szukać analogii dla fundacji, jest następujący:

• założyciel,
• powiernik,
• nadzorca, jeżeli został ustanowiony,
• beneficjent lub – w przypadku gdy osoby fizyczne czerpiące korzyści z danego trustu nie zostały jeszcze określone – grupa osób, w których głównym interesie powstał lub działa trust,
• inna osoba sprawująca kontrolę nad trustem,
• inna osoba fizyczna posiadająca uprawnienia lub wykonującą obowiązki równoważne z określonymi w powyższym wyliczeniu.

Określając BR, należy jednak mieć również na uwadze ogólną definicję zawartą w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy, tj. uwzględniać każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna. Dopiero na bazie tej definicji możemy rozpatrywać – pod kątem konieczności zgłoszenia do CRBR – członków poszczególnych organów wymienionych w katalogu w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. b ustawy, gdyż samo pełnienie funkcji wymienionej w katalogu nie jest równoznaczne z definicją BR.

Fundator i rada fundacji jako beneficjent rzeczywisty

Zgodnie z tymi wskazaniami odpowiednikiem założyciela w fundacji jest oczywiście jej fundator lub jeśli jest to kilka osób – fundatorzy. Fundatora możemy uznać za BR fundacji z koniecznością zgłoszenia do CRBR, jeśli sprawuje bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad fundacją poprzez posiadanie decydującego wpływu na czynności lub na działania podejmowane przez fundację. W ogromnej części fundacji rola fundatora kończy się na ustanowieniu fundacji aktem notarialnym, a w późniejszym okresie nie ma on żadnego wpływu na jej działania. W tym przypadku nie należy wskazywać fundatora jako BR.

W części fundacji na tym jednak rola fundatora się nie kończy. Zostaje mu nadanych wiele uprawnień zawartych w statucie fundacji. Analizując statuty wielu fundacji, można stwierdzić, że fundator często jest odpowiedzialny za dokonywanie zmian w statucie, powoływanie i odwoływanie członków innych organów wewnętrznych lub podejmuje decyzje o likwidacji podmiotu. Aby odpowiedzieć na pytanie, czy fundator lub członkowie innego organu są BR, należy przejrzeć zapisy statutu pod kątem ich kompetencji i określić, kto ma kluczowe kompetencje, tj. prawo do dokonywania zmian w statucie, podejmowania decyzji o likwidacji fundacji lub jej połączeniu z inną, a także uprawnienie do powoływania i odwoływania członków innych organów. Jeśli w statucie choć jedno z tych uprawnień leży w gestii fundatora, należy uznać, że ma on decydujący wpływ na działania fundacji i pełni rolę BR.

Jeśli takie uprawnienia przysługują także członkom organu nadzoru, np. rady fundacji, również należy uznać ich za BR i zgłosić w CRBR, ale muszą mieć decydujący wpływ na czynności lub działania fundacji. W statutach wielu fundacji znajduje się zapis, który członkom jednego organu, np. radzie fundacji, nadaje prawo do zgłaszania zmian w jej statucie, ale zmiany te muszą zostać zatwierdzone przez członków innego organu, np. zarządu lub fundatora. Podobnie w przypadku zgłaszania zmian osobowych w organach fundacji, gdy jeden organ wnioskuje do drugiego o odwołanie lub o powołanie członków innego organu. Wówczas decydujący wpływ, a więc kompetencja do zmian statutu lub zmian w składzie osobowym organów przysługuje nie temu, kto zgłasza zmianę, wnioskuje o dokonanie zmiany, lecz temu, kto ją zatwierdza, a więc decyduje ostatecznie, czy zmiana zostanie dokonana (samo jej zgłoszenie to czynność techniczna).

Inne osoby sprawujące kontrolę

Definicja BR wskazuje też na konieczność wykazania osób, które sprawują kontrolę nad podmiotem poprzez posiadane uprawnienia wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych. Jeśli decydujący wpływ na fundację wywiera ustanowiony pełnomocnik, poprzez uprawnienia wynikające z zapisów udzielonego pełnomocnictwa, lub zatrudniona na kontrakcie menedżerskim (lub w innej formie) osoba fizyczna sprawująca funkcję kierowniczą i posiadająca kluczowe uprawnienia wynikające z zawartej umowy, konieczne jest jej zgłoszenie do CRBR jako BR.

Wśród stanowisk wymienionych w otwartym katalogu w ustawie, odnośnie do trustów (a zatem na zasadzie analogii również odnośnie do fundacji) znajduje się także beneficjent, a więc osoba lub grupa osób, w których głównym interesie powstał lub działa podmiot. Fundacje mogą zostać powołane na rzecz określonej grupy osób, np. chorych na daną chorobę. Jednak na gruncie polskiego prawa nie ma możliwości powołania fundacji, której beneficjentem formalnie będzie tylko określona indywidualna osoba lub grupa tych osób, gdyż zgodnie z art. 1 ustawy z 6.04.1984 r. o fundacjach (DzU z 2020 r. poz. 2167) fundacja może być ustanowiona dla realizacji zgodnych z podstawowymi interesami RP celów społecznie lub gospodarczo użytecznych, w szczególności takich jak ochrona zdrowia, rozwój gospodarki i nauki, oświata i wychowanie, kultura i sztuka, opieka i pomoc społeczna, ochrona środowiska oraz opieka nad zabytkami.

Zmiany w tym zakresie może wprowadzić planowane przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii dopuszczenie w Polsce ustanawiania fundacji rodzinnych, których celem ma być zapewnianie środków dla wskazanych przez fundatora beneficjentów, w szczególności osób mu bliskich. Obecnie jednak nie ma podstaw, by uznać, że beneficjenci istniejących fundacji (ze względu na to, że są to grupy niedookreślone, obszerne i trudne do zidentyfikowania imiennego) mogą pełnić rolę BR z koniecznością zgłoszenia do CRBR.

Jak więc widzimy w przypadku fundacji, konieczna jest dogłębna analiza uprawnień poszczególnych organów zapisanych w jej statucie i dopiero na tej podstawie może się okazać, że BR są członkowie zarządu, organu nadzoru lub fundator.

Sposób zgłoszenia

Zgłoszenia do CRBR dokonuje się drogą elektroniczną na stronie internetowej crbr.podatki.gov.pl, wybierając opcję „Utwórz zgłoszenie” (należy podać NIP i formę organizacyjną, a później wpisać datę zdarzenia zgodnie z instrukcjami w tym artykule) i wypełniając druk CRBRZG (w momencie pisania artykułu wersja 1).

Zgłaszając członków zarządu, fundatora lub członków rady fundacji jako BR, należy w części B.2. Informacja o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta/informacja o funkcji zgłaszającego dla fundacji wskazać osobę będącą BR z tytułu „Inne uprawnienia”, jednocześnie dokonując opisu w polu 24 „Inne uprawnienia” (np. podając funkcję w organie reprezentacji, np. „członek zarządu”, „wiceprezes zarządu”, „fundator” albo „członek rady fundacji”).

W przypadku aktualizacji również należy wybrać opcję „Utwórz zgłoszenie”, a po wprowadzeniu NIP i wybraniu formy organizacyjnej wpisać datę aktualizacji i wybrać opcję „Utwórz nowe zgłoszenie”. Podczas tworzenia zgłoszenia wyświetlą się dane wcześniej zgłoszonych BR. Można zgłosić nowych, usunąć BR lub zmienić jego dane. Zamierzając korektę wcześniejszego zgłoszenia, w którym podano błędne dane, zamiast opcji „Utwórz nowe zgłoszenie” należy wybrać zgłoszenie, które ma być skorygowane ze znajdujących się poniżej, pod informacją „Aktualizacja zgłoszenia” (podane są daty wniosków) i zaakceptować komunikat o modyfikacji zgłoszenia.

Zgłoszenia do CRBR może dokonać jedynie osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu (art. 61 ustawy). Pełnomocnicy podmiotu nie są do tego uprawnieni. Jeżeli np. zarząd jest 4-osobowy, ale do składania oświadczeń w imieniu fundacji jest – zgodnie z wpisem KRS – upoważniony prezes samodzielnie lub dwóch członków zarządu łącznie, to zgłoszenie do CRBR może podpisać prezes samodzielnie, jednocześnie podając siebie jako zgłaszającego, lub może takie zgłoszenie podpisać dwóch członków zarządu łącznie, wskazując siebie jako osoby zgłaszające.

Nie należy wpisywać w części B zgłoszenia Dane identyfikacyjne beneficjenta/zgłaszającego jako zgłaszającego wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji, jedynie osobę zgłaszającą/osoby zgłaszające. Przy wypełnianiu części B.2 formularza, jeśli beneficjent jest również zgłaszającym, poprzez „+Dodaj informacje o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta/informację o funkcji zgłaszającego”, należy zaznaczyć „Zgłaszający” i w pkt 18 określić jego funkcję.

Zgłoszenie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez osoby uprawnione do reprezentacji. W przypadku gdy wymagana jest łączna reprezentacja, tj. przez więcej niż jedną osobę, zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkie wymagane osoby (nie ma znaczenia kolejność składania podpisów, podpisy kwalifikowane i potwierdzane profilem zaufanym ePUAP mogą być zamieszczane w dowolnej konfiguracji). Zgłoszenie zawiera oświadczenie osoby lub osób dokonujących tego zgłoszenia o prawdziwości informacji zgłaszanych do CRBR.

Podsumowanie

Reasumując: do CRBR należy zgłosić wszystkich BR, zgodnie z ich uprawnieniami zawartymi w statucie lub w umowie, a także na podstawie okoliczności faktycznych. BR może być zarówno członek zarządu, jak i fundator czy członek organu nadzoru. Jeśli BR jest również zgłaszającym (jak w przypadku składających zgłoszenie członków zarządu), należy odnotować to w zgłoszeniu w sposób opisany w artykule. Uprawnienia członków zarządu wykazuje się poprzez wybór opcji „Inne uprawnienia” i podanie funkcji w zarządzie. Data zdarzenia podawana na początku zgłoszenia będzie różna w zależności od tego, czy organizacja została zarejestrowana przed wejściem w życie nowych przepisów, czy po nim. W pierwszym przypadku będzie to data faktycznego przesłania zgłoszenia, a w drugim rejestracji organizacji w KRS. W przypadku aktualizacji data będzie zależna od tego, czy nastąpiła zmiana deklaratoryjna, czy konstytutywna.