Zdigitalizowana faktura równie ważna jak papierowa, ale fiskus tego wiążąco nie potwierdzi

Organy podatkowe nie chcą wydawać interpretacji indywidualnych odpowiadających na to pytanie, zasłaniając się brakiem stosownych uregulowań, które mogłyby podlegać interpretacji. W licznych rozstrzygnięciach potwierdzają za to możliwość posługiwania się elektroniczną wersją dokumentów przy rozliczaniu VAT. Na problem zwrócił uwagę jeden z posłów, występując do MF z interpelacją w tej sprawie (nr 21954).

W odpowiedzi z 4.05.2021 (DOP4.054.1.2021) MF powołał się na art. 73 ust. 2 uor, z którego wynika możliwość przeniesienia treści dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować zawartość tych dowodów w trwałej i niezmienionej postaci. Podejmując taką decyzję, w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości należy określić przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

MF potwierdził, że jeżeli jednostka skorzysta z możliwości przechowywania dowodów księgowych w ww. sposób, to może zrezygnować z zachowania ich pierwotnych form papierowych.

Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można zatem przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza konieczności automatycznego wyłączenia tego wydatku z kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów.

Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby updop – czytamy w piśmie MF.

MF wyjaśnił też, dlaczego KIS odmawia wydawania interpretacji w tych sprawach. Wskazał, że wątpliwości podatników zgłaszających się do dyrektora KIS nie dotyczą kwalifikacji poszczególnych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów w świetle updop, lecz oceny, czy dany dokument stanowi wystarczający dowód zdarzenia gospodarczego, zarówno co do treści, jak i formy. Treścią kierowanych pytań nie jest zagadnienie sensu stricto związane z przedmiotem, podmiotem, powstaniem zobowiązania podatkowego, podstawą opodatkowania, rozliczeniem podatku, ale zagadnienie techniczne związane ze sposobem/systemem/procedurą przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Celem dokonania zapisu ewidencyjno-rachunkowego jest prawidłowe i rzetelne prowadzenie ewidencji, a nie osiągnięcie przychodu czy poniesienie kosztu uzyskania przychodu.

Zatem przedmiotem tych wątpliwości nie jest kwestia interpretacji art. 15 ust. 1 updop (…) ani żadnego innego przepisu tej ustawy, lecz ocena procedury dokumentowania wydatków w formie elektronicznej. Tak sformułowane zagadnienie nie może stanowić podstawy wydania interpretacji indywidualnej dotyczącej przepisów updop w trybie art. 14b Op.

Tak sformułowane zagadnienie nie może stanowić podstawy wydania interpretacji indywidualnej dotyczącej przepisów updop w trybie art. 14b Op.

Na poparcie swego stanowiska MF przywołał orzecznictwo sądów administracyjnych, m.in. wyroki NSA z 8.05.2019 (II FSK 3789/18), 12.06.2018 (II FSK 3398/17), 4.11.2020 (II FSK 1002/18) i 16.12.2020 (II FSK 2201/18).

Orzecznictwo sądowe nie jest jednak jednolite. Przykładowo w wyroku z 14.05.2021 (II FSK 2859/18) NSA wyraził pogląd, że w interpretacji indywidualnej organ podatkowy powinien się wypowiedzieć co do sposobu ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i dokumentowania wydatków.

Jak czytamy w ww. orzeczeniu, ocena, czy (…) dokumenty spełniają wymogi dokumentacji podatkowej, rzutuje na możliwość rozpoznania kosztu jako wydatku kwalifikowanego (prawidłowo zaewidencjonowanego), ma więc znaczenie prawnopodatkowe.

(…) W przypadku zapytania o formę przechowywania dokumentów księgowych nie jest wymagane prowadzenie postępowania dowodowego, gdyż wydanie interpretacji w tak zakreślonym zakresie nie wymaga badania, czego dany wydatek dotyczy i jaki jest jego związek z przychodami podatnika. Forma, w jakiej podatnik zamierza przechowywać dowody poniesienia określonych wydatków, może być opisana w sposób ogólny, ze wskazaniem szczegółów archiwizowania dokumentów.

(…) W przypadku nieprzedstawienia wszystkich okoliczności dotyczących formy, w jakiej mają być przechowywane dokumenty (…), organ może na podstawie art. 169 § 1 Op wezwać podatnika do uzupełnienia wniosku o wydanie interpretacji o te okoliczności.

(…) Dlatego też za bezzasadne uznać należało twierdzenia organu, że przepisy uor regulujące dokumentowanie wydatków zaliczonych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów nie stanowią przepisów prawa podatkowego i z tego powodu nie mogą być przedmiotem pisemnej indywidualnej interpretacji. (…) Ustawodawcy, w kontekście celów podatkowych, nie jest obojętne, w jaki sposób podatnicy będą prowadzić urządzenia ewidencyjne, w których wykazywane są dane służące do określenia podstawy podatkowania i wyliczenia podatków.