Zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza „białej listy” trzeba złożyć przy pierwszym przelewie

Zawiadomienie (ZAW-NR) pozwala zachować wydatek w kosztach uzyskania przychodów mimo zapłaty za transakcję o wartości ponad 15 tys. zł na rachunek (bankowy lub w skok) spoza wykazu podatników VAT (biała lista). Umożliwia też uniknięcie odpowiedzialności solidarnej w VAT.

Ustawa z 5.06.2020 o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1065) wydłużyła termin na złożenie tego zawiadomienia z 3 do 7 dni. Jednak nowy termin zacznie obowiązywać dopiero po ustaniu stanu zagrożenia epidemiologicznego lub stanu epidemii ogłoszonych z powodu COVID-19. W czasie epidemii obowiązuje bowiem dłuższy termin – 14-dniowy (wprowadzony ustawą z 31.03.2020 o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, DzU poz. 568).

Nowelizacja z 5.06.2020 zmieniła jednocześnie organ, do którego należy kierować takie zawiadomienie. Od 1.07.2020 jest to naczelnik US właściwy dla podatnika realizującego przelew, a nie jak do tej pory właściwy dla wystawcy faktury.

Na skutek tych zmian nastąpi również modyfikacja określonego przez MF wzoru zawiadomienia ZAW-NR.

Dotychczas z przepisów nie wynikało wyraźnie, że dla uniknięcia sankcji wystarczy raz zawiadomić organ o zapłacie na dany rachunek niefigurujący na białej liście. Jednak taką interpretację przyjął MF w objaśnieniach podatkowych z 20.12.2019 „Wykaz podatników VAT”: W przypadku wysłania zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza wykazu podatnik nie będzie obowiązany dokonywać ponownie takiego zawiadomienia w sytuacji, gdyby kolejna wpłata została dokonana na ten sam rachunek spoza wykazu, o którym podatnik już raz poinformował organy, składając stosowne zawiadomienie. Wystarczające będzie dokonanie jednorazowego zgłoszenia takiego rachunku do właściwego naczelnika US.

Od 1.07.2020 zostało to wprost zapisane w przepisach. Z art. 117ba § 3 pkt 2 Op, art. 14 ust. 2i pkt 3 i art. 22p ust. 4 pkt 1 updof oraz art. 12 ust. 4j pkt 3 i art. 15d ust. 4 pkt 1 updop, w brzmieniu nadanym ustawą z 5.06.2020, wynika, że możliwe jest składanie zawiadomień jednorazowo w zakresie konkretnego numeru rachunku bankowego – przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek.

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy nowelizującej (druk sejmowy nr 207) opisana zmiana miała na celu wyeliminowanie wątpliwości i zmniejszenie obciążenia podatnika. Z literalnego brzmienia zmienionych regulacji można jednak wyciągnąć wniosek, że w przypadku gdy podatnik nie złożył ZAW-NR przy pierwszym przelewie na dany rachunek niefigurujący na białej liście, złożenie takiego zawiadomienia później, przy kolejnej zapłacie, nie pozwoli na uniknięcie sankcji przy tym i przy następnych przelewach.

Przepisy mówią bowiem wyraźnie: sankcji nie stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 Op.

Na szczęście ta zmiana nie będzie skutkować wstecz – w regulacjach przejściowych ustawy nowelizującej (art. 8 ust. 1 i art. 10) zapisano, że zawiadomienia złożone zgodnie z dotychczasowym brzmieniem przepisów uznaje się za skuteczne, a warunek przekazania informacji wynikający z przepisów w zmienionym brzmieniu stosuje się od 1.07.2020.