Zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawcę – rozliczenie PIT i ujęcie w księgach rachunkowych

W myśl art. 2 ustawy zasiłkowej świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej zasiłki) obejmują:

• zasiłek chorobowy – przysługujący ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego za czas ww. niezdolności trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w roku kalendarzowym (art. 92 § 4 Kp),
• świadczenie rehabilitacyjne – przysługujące ubezpieczonemu, który po wyczerpaniu zasiłku chorobowego jest nadal niezdolny do pracy, a dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy; świadczenie to może być również wypłacone (podobnie jak zasiłek chorobowy) z ubezpieczenia wypadkowego, gdy niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową (art. 9 ust. 1 ustawy wypadkowej),
• zasiłek wyrównawczy – przysługujący pracownikowi ze zmniejszoną sprawnością do pracy, wykonującemu pracę w zakładowym lub międzyzakładowym ośrodku rehabilitacji zawodowej, u pracodawcy na wyodrębnionym stanowisku pracy, dostosowanym do potrzeb adaptacji lub przyuczenia do określonej pracy, gdy jego miesięczne wynagrodzenie osiągane podczas rehabilitacji jest niższe od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, wypłaconego za 12 mies. kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy; zasiłek ten stanowi różnicę między przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniem a miesięcznym wynagrodzeniem osiągniętym za pracę w warunkach rehabilitacji zawodowej,
• zasiłek macierzyński – przysługujący ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego lub urlopu wychowawczego urodziła dziecko lub przyjęła na wychowanie dziecko w wieku do 7. roku życia i wystąpiła do sądu opiekuńczego w sprawie jego przysposobienia bądź przyjęła na wychowanie w ramach rodziny zastępczej takie dziecko,
• zasiłek opiekuńczy – przysługujący ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad: dzieckiem do ukończenia 8 lat, chorym dzieckiem do ukończenia 14 lat, chorym dzieckiem z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności lub innym chorym członkiem rodziny.

Podstawę wymiaru zasiłków przysługujących pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 mies. kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 oraz art. 47 ustawy zasiłkowej).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego, wypłacanych z ubezpieczenia wypadkowego, stanowi kwota będąca podstawą wymiaru składek na to ubezpieczenie (art. 9 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Prawo do ww. świadczeń i ich wysokość ustalają oraz świadczenia te wypłacają – w imieniu ZUS – płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych (w razie zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych zasiłki określa i wypłaca ZUS). Liczba ubezpieczonych ustalana jest wg stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – wg stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia (art. 61 ust. 1 pkt 1 oraz art. 69 ustawy zasiłkowej, art. 10 ustawy wypadkowej).

Płatnicy składek chorobowych wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków (brak wypłaty świadczeń w ww. terminie powoduje konieczność wypłaty odsetek od nich).

Zasiłki nie są uwzględniane przez pracodawcę w podstawie wymiaru składek społecznych i zdrowotnej (art. 18 ust. 2 i art. 20 ust. 1 usus oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Dla pracownika stanowią one przychód z innych źródeł, od którego pracodawca ma obowiązek jako płatnik obliczyć i pobrać zaliczkę na PIT (art. 20 ust. 1 i 2 oraz art. 31 updof) na takich samych zasadach, jak od dochodów z pracy.

Pamiętać jednak trzeba, że od świadczeń tych nie odlicza się kosztów podatkowych (przysługujących na podstawie art. 22 ust. 2 updof jedynie w odniesieniu do uzyskanych przez pracowników przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej).

Odsetki od nieterminowych wypłaconych zasiłków także zaliczane są do przychodów z innych źródeł, ale wypłacone od 1.01.2019 korzystają ze zwolnienia od PIT na mocy art. 21 ust. 1 pkt 95a updof (art. 25 ustawy z 31.01.2019 o rodzicielskim świadczeniu uzupełniającym, DzU poz. 303).

Operacje gospodarcze dotyczące zasiłków finansowanych ze środków ZUS i wypłacanych przez pracodawcę ujmuje się w księgach rachunkowych następująco:

1. Ustalenie należnego pracownikowi zasiłku

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

2. Odprowadzenie do ZUS należnych składek społecznych, pomniejszonych o kwotę wypłaconych pracownikom zasiłków (rozliczenie składek ubezpieczeniowych oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków, podlegających rozliczeniu na poczet tych składek następuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, art. 46 ust. 2 usus)

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

3. Zaliczka na PIT od zasiłku

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT)

4. Wpłata zaliczki na PIT do US

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

5. Wypłata na rzecz pracownika zasiłku pomniejszonego o zaliczkę na PIT

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń)

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” lub konto 10 „Kasa”.