Zasady wliczania składników zmiennych do wynagrodzenia urlopowego

Reguły klasyfikacji

Wynagrodzenie urlopowe ustala się z wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, które nie znajdują się w grupie składników wyłączanych (§ 6 rozporządzenia). Nie wlicza się do niego składników należnych za okres dłuższy niż miesiąc (np. premia kwartalna lub roczna), bez względu na to, czy mają stałą, czy zmienną wysokość. Wypłaca się je w normalnych terminach płatności, traktując okres urlopu jak okres pracy (§ 12 rozporządzenia). Przyjmuje się zaś:

• składniki stałe za okres miesiąca (np. płaca zasadnicza w stałej kwocie, dodatek w wysokości odpowiadającej wartości procentowej od kwoty stałej) w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia); innymi słowy wypłaca się je bez żadnych przeliczeń,
• składniki zmienne za okres nie dłuższy niż miesiąc, którymi są składniki o innej wysokości w poszczególnych miesiącach.

Nie ma i nie będzie zamkniętej listy obu kategorii składników, bo mogą przysługiwać pracownikowi na podstawie przepisów powszechnych (u Czytelnika wynagrodzenie za nadgodziny należne na mocy art. 151¹ Kp), wewnątrzzakładowych (np. prowizja albo premia regulaminowa) lub szczególnych (głównie w sferze budżetowej) albo indywidualnej umowy o pracę.

Nie każdy składnik stały i zmienny uwzględnia się przy liczeniu wynagrodzenia urlopowego. Pracodawca musi go wyłączyć, jeżeli podlega § 6 rozporządzenia. Musi więc pominąć np. premię uznaniową ze względu na brak cechy roszczeniowości (wyrok SN z 20.07.2000 r., I PKN 17/00). Wyklucza ją jednak tylko wtedy, gdy nie wypłaca jej systematycznie przez dłuższy okres za zwykłe wykonywanie obowiązków pracowniczych, w oderwaniu od przesłanek nagrody wskazanych w art. 105 Kp (wyroki SN z 5.12.2016 r., III PK 30/16, i 18.01.2022 r., III PSKP 52/21).

Zasada uwzględniania

Składniki zmienne wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 mies. kalendarzowych (przy znacznych wahaniach z maksymalnie 12 mies.) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Ta zasada jest zapisana w § 8 rozporządzenia. Wynika z niej, że decyduje data wypłaty danego składnika, a nie okres, za który się on należy. Zatem bez względu na to, czy pracodawca wypłaca składniki zmienne za dany miesiąc do końca tego miesiąca, czy do 5. lub 10. dnia następnego miesiąca, w podstawie urlopowej uwzględnia te z nich, które wypłacił pracownikowi w ciągu 3 mies. poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Wyjątki od tej reguły zawiera § 11 rozporządzenia. Polegają one tym, że pracodawca wlicza do podstawy wynagrodzenia urlopowego składniki zmienne:

• z najbliższych miesięcy, za które pracownikowi przysługiwały, jeżeli nie otrzymał ich w ciągu 3 mies. (maksymalnie 12 mies. przy dużych różnicach) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu lub za okres krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc (miesiące) kalendarzowy (§ 11 ust. 1 rozporządzenia), np. chorował albo korzystał z urlopu związanego z rodzicielstwem,
• w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany, jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu uzyskał te składniki za okres krótszy niż 3 mies. (maksymalnie 12 mies. przy dużych różnicach) poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 11 ust. 2 rozporządzenia), np. został zatrudniony na miesiąc przed skorzystaniem z urlopu.

Dwa działania

Ustalenie wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych wymaga wykonania dwóch działań. Pierwsze to ustalenie stawki urlopowej. Żeby ją obliczyć, trzeba podzielić podstawę ze składników zmiennych przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa (§ 9 pkt 1 rozporządzenia). Dzielnikiem jest zatem liczba faktycznie przepracowanych godzin, w tym w godzinach nadliczbowych. Przyjmuje się go z miesięcy, za które pracownik otrzymał składniki zmienne, a nie z miesięcy, w których nastąpiła ich wypłata. Można też spotkać stanowisko przeciwne, ale nie ma ono uzasadnienia w art. 172 Kp i rozporządzeniu. Te rozbieżności interpretacyjne oraz zasada z § 8 rozporządzenia mogą jednak wywoływać wątpliwości, o jakich pisze Czytelnik.

Drugim działaniem jest pomnożenie uzyskanej stawki urlopowej przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym okresie nie korzystał z urlopu (§ 9 pkt 2 rozporządzenia).