Zasady ustalania odpisów po wznowieniu działalności zfśs w trakcie roku
Jak w tej sytuacji obliczyć wysokość odpisów i kiedy je przekazać na rachunek
Z powodu braku osobnych uregulowań pracodawca powinien zastosować reguły dotyczące naliczania odpisów w razie uruchomienia zfśs w trakcie roku. Przepisy nie określają żadnego terminu, w którym dokonuje on przelewu ustalonej kwoty na rachunek zfśs.
Czasowe zawieszenie
Możliwość zawieszenia tworzenia albo funkcjonowania zfśs (dalej zawieszenie zfśs) w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, zawiera art. 15ge ust. 1–2 specustawy. Została ona przewidziana dla pracodawców, którzy:
- odnotowali spadek obrotów gospodarczych (w rozumieniu art. 15g ust. 9 specustawy) albo istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń (w rozumieniu art. 15gb ust. 2 specustawy),
- zawarli porozumienie z działającymi u nich organizacjami związkowymi.
Mimo że art. 15ge ust. 1–2 specustawy nie konkretyzuje końcowego terminu zawieszenia zfśs, na podstawie jego brzmienia można przyjąć, że przypada on na dzień odwołania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii. Pracodawca nie musi jednak korzystać z całego tego okresu. Ma prawo wyznaczyć wcześniejszą datę wznowienia działalności zfśs, jak to uczynił pracodawca, o którym mowa w pytaniu.
Zasada analogii
Specustawa nie określa reguł postępowania po ponownej aktywizacji zfśs. Nie zawiera ich również ustawa o zfśs. Na zasadzie analogii należy zatem zastosować instrukcje obowiązujące przy uruchamianiu zfśs – w opisanym przypadku w trakcie roku kalendarzowego.
Do obliczenia odpisów na zfśs pracodawca musi najpierw ustalić przeciętny stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach.
Następnie dodaje uzyskane wyniki, a otrzymaną sumę dzieli przez 12. Miesiące objęte zawieszeniem przyjmuje do wyliczeń jako zerowe. Tak wynika z § 3 rozporządzenia MPiPS z 9.03.2009 w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43 poz. 349, dalej rozporządzenie zfśs).
Wysokość odpisów
Według art. 15ge ust. 3 specustawy w trakcie stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii należy stosować odpisy w wysokości podstawowej – patrz tabela. Przepis ten wprowadza automatyczne zastąpienie w tym czasie postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania ustalających wyższy poziom odpisów.
Odpisy i zwiększenia na zfśs od 1.01.2021 do 31.12.2021
| Odpisy podstawowe | ||
| Rodzaj | Wysokość (w zł) | |
| Na zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach | 1550,26 | |
| Na pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych | 2067,01 | |
| Na pracownika młodocianego | w I roku nauki | 206,70 |
| w II roku nauki | 248,04 | |
| w III roku nauki | 289,38 | |
| Zwiększenia (tzw. odpisy fakultatywne) | ||
| Rodzaj | Wysokość (w zł) | |
| Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 258,38 | |
| Na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej u pracodawcy | 258,38 | |
| Na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznacza na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu | 310,05 | |
Pracodawca, który zatrudnia pracowników różnych kategorii i ma wśród uprawnionych osoby ze statusem niepracowniczym, musi obliczyć odpisy dla każdej z grup osobno. To konsekwencja różnych stawek odpisów i zwiększeń.
1.01.2021 pracodawca zatrudniał 33 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) w normalnych warunkach, w tym 23 osoby na cały etat (2 osoby niepełnosprawne w stopniu lekkim), 14 osób na 1/2 etatu oraz 4 osoby na 3/4 etatu. 31.03.2021 odeszło 2 pracowników pełnoetatowych, wskutek czego stan zatrudnienia spadł do 31 etatów (w przeliczeniu na pełne etaty). Od 1.07.2021 została zatrudniona 1 osoba na 1/2 etatu, co zwiększyło stan zatrudnienia do 31,5 etatów. Załóżmy, że ta liczba etatów utrzyma się do 1.10.2021, gdy nastąpi wznowienie działalności zfśs po okresie zawieszenia, wprowadzonego w trybie art. 15ge ust. 1–2 specustawy. W takim razie przeciętna liczba zatrudnionych to 7,875 [(31,5 etatów × 3 mies.) : 12], a kwota odpisu do odprowadzenia na rachunek zfśs wynosi 12 200,54 zł (7,87 etatów × 1550,26 zł).
Termin wpłaty
Minimum 75% odpisu za dany rok ma trafić na rachunek zfśs do 31.05.2021, a pozostała część do 30.09.2021 (art. 6 ust. 2 ustawy zfśs). Korekta odpisu powinna być natomiast dokonana na koniec roku (§ 1 rozporządzenia zfśs). Żaden z tych terminów nie może być zastosowany przez pracodawcę, o którym mowa w pytaniu, a innych przepisy nie określają. Moim zdaniem w tej sytuacji powinien on dokonać transferu jak najszybciej, zważywszy że uprawnieni będą mogli ubiegać się o świadczenia z zfśs od 1.10.2021, a ich realizacja wymaga środków na rachunku.
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
