Zasady udzielania rekompensaty za pracę w dniach wolnych od pracy

Nie od razu nadgodziny

Często powielanym błędem jest wskazywanie, że praca w dniach wolnych stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Tymczasem kilka godzin przepracowanych dodatkowo w dniu wolnym nie wypełnia z reguły definicji pracy nadliczbowej.

Pracą w godzinach nadliczbowych – według definicji art. 151 § 1 Kp – jest praca wykonywana ponad obwiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Normy czasu pracy to norma dobowa (8 godz.) i średniotygodniowa (przeciętnie 40 godz. na tydzień w okresie rozliczeniowym). Dopóki pracownik nie przepracuje w dniu wolnym więcej niż 8 godz., nie powstają nadgodziny. Te mogą powstać:

• przy pracy powyżej 8 godz. w ciągu dnia wolnego (nadgodziny dobowe) albo
• w razie niezrekompensowania pracy w dniu wolnym innym dniem wolny od pracy (nadgodziny średniotygodniowe, które jednak powstaną dopiero z końcem okresu rozliczeniowego – wtedy bowiem można dopiero określić, czy doszło do przekroczenia przeciętnie 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy).

Niedziele i święta

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę lub w święto pracodawca jest obowiązany zapewnić:

• inny dzień wolny od pracy:
  • w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po danej niedzieli, a jeżeli jest to niemożliwe
  • do końca okresu rozliczeniowego; w takim też terminie rekompensuje się pracę w święto, a jeżeli to także jest niemożliwe
• dodatek 100% do wynagrodzenia – za każdą godzinę przepracowaną w niedzielę lub w święto.

Dzień wolny jest wyznaczany w tym przypadku przez pracodawcę, bez konieczności uzgadniania jego terminu z pracownikiem. Ta forma rekompensaty ma skutkować uzyskaniem w zamian za pracę w niedzielę lub w święto całego, innego dnia wolnego. Prowadzi to do wniosku, że niezależnie od liczby przepracowanych godzin w wolną niedzielę lub w święto powinien być wyznaczony cały dzień wolny.

Faktycznie rozliczenie nie musi być takie proste jak w powyższym przykładzie.

Ważne: praca w niedziele i święta może być wykonywana tylko wówczas, gdy jest objęta katalogiem prac dopuszczalnych w te dni na mocy art. 151¹⁰ Kp oraz tych, których wykonywanie jest niezbędne dla możliwości działalności w niedzielę lub w święto. Katalog prac wskazanych w art. 151¹⁰ Kp nie obejmuje zaś prac podejmowanych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. W konsekwencji – mimo innej praktyki wielu pracodawców – jeżeli dana praca zasadniczo nie może być wykonywana w tych dniach, nie można jej narzucić jednorazowo, powołując się na wyjątkową potrzebę pracodawcy.

Jeżeli praca w niedziele lub w święta nie zostanie zrekompensowana dniem wolnym w okresie rozliczeniowym, pracownik powinien – na mocy art. 151¹¹ Kp – otrzymać wypłatę 100% dodatku za każdą godzinę przepracowaną w niedzielę. Odnośnie tego rozliczenia kontrowersyjne jest, czy gdy praca nierozliczona dniem wolnym skutkuje powstaniem nadgodzin średniotygodniowych – a tak będzie w zdecydowanej większości przypadków – pracownik ma prawo do jednego, czy do dwóch dodatków do wynagrodzenia.

Orzecznictwo sądowe wskazuje, że w takim przypadku przysługuje tylko jeden dodatek (zob. uchwała SN z 15.02.2006 r., II PZP 11/05, wyrok NSA z 29.08.2008 r., I OSK 1281/07).

Odmienne stanowisko konsekwentnie zajmują komentatorzy Kp. Inaczej również przyjmuje Państwowa Inspekcja Pracy. W piśmie PIP z 18.10.2012 r. czytamy, że dzień wolny przysługuje:w zamian za pracę w niedzielę – w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli oraz w zamian za pracę w święto – w ciągu okresu rozliczeniowego. Jeżeli natomiast nie jest możliwe wykorzystanie w tym okresie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego, a w razie nieudzielenia go w tym terminie – dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% stawki godzinowej, wynikającej z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, za każdą godzinę pracy w niedzielę.

Jeżeli jednak w wyniku braku takiej rekompensaty zostanie przekroczona przeciętna tygodniowa norma czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownikowi przysługuje kolejny dodatek za pracę przekraczającą tę normę w wysokości 100% stawki godzinowej wynikającej z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną.

Wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy

Praca świadczona z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy, w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, jest rekompensowana dniem wolnym od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³ Kp). Często określa się to mianem „pracy w wolną sobotę”, co jest trafne przy stosowaniu stałych rozkładów z pracą w okresie poniedziałek–piątek. W razie pracy planowanej na różne dni tygodnia dzień wolny z tytułu „W5” (patrz ostatni przykład) powinien być określany w grafikach pracy.

Ważne: podstawowym błędem jest udzielanie za pracę w dniu wolnym czasu wolnego „godzina za godzinę”.

Jak wskazano w piśmie Głównego Inspektoratu Pracy (GPP-249-4560-52/09/PE/RP), praca w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (np. w sobotę), powinna być zrekompensowana udzieleniem innego dnia wolnego, nie później niż do końca okresu rozliczeniowego. Uprawnienie to powstaje niezależnie od liczby godzin zatrudnienia w dniu wolnym wynikającym z rozkładu – nawet jeżeli praca była wykonywana krótko, np. przez 3 godz., pracownik może domagać się pełnego dnia wolnego w zamian. (…) Pracodawca nie ma prawa wyboru sposobu rekompensowania pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Ustawowo przewidzianą formą jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy – art. 151³ Kp nie przewiduje możliwości wypłaty żadnego dodatkowego wynagrodzenia. Nieudzielenie dnia wolnego, o którym mowa w (…) art. 151³ Kp, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, określonym w art. 281 pkt 5 Kp, zagrożonym karą grzywny w wysokości 30 000 zł.

Należy jednak podkreślić, że gdyby pracodawca nie miał możliwości udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego (np. gdy pracownik przebywał do końca okresu rozliczeniowego na zwolnieniu lekarskim) i w ten sposób doszłoby do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, wówczas pracownik – zgodnie z (…) art. 151² § 2 Kp – nabywa prawo do wynagrodzenia, powiększonego o dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Jeżeli polecenie pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, spowoduje również przekroczenie dobowej normy czasu pracy, wynagrodzenie pracownika za takie godziny zostanie powiększone – zgodnie z art. 151¹ § 1 pkt 2 Kp – o 50% dodatek (innymi słowy za pierwsze 8 godz. pracy – dodatek w wysokości 100%, a pozostałe godziny należy opłacić dodatkiem w wysokości 50%).

Rozliczenie dniem wolnym odbywa się na bardzo zbliżonych zasadach, jak przy pracy w wolną niedzielę lub w święto, z dwoma jednak niezmiernie istotnymi różnicami:

• dzień wolny jest udzielany w terminie uzgodnionym z pracownikiem,
• przepisy nie przewidują rekompensaty finansowej w postaci dodatku do wynagrodzenia w razie nieudzielenia dnia wolnego.

To wszystko wraz z aktualnymi realiami zatrudnienia prowadzi do znacznej krytyki konstrukcji przyjętej w art. 151³ Kp. Jego brzmienie pozostaje jednak niezmienione.

Nieudzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy do końca okresu rozliczeniowego może się wiązać z ponoszeniem odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy (art. 281 pkt 5 Kp). Z drugiej strony pracodawca nie może narzucić dnia wolnego. Powinien zatem dołożyć należytej staranności w celu jego zapewnienia, występując do pracownika z propozycją terminu odbioru dnia wolnego. Jeżeli ten się nie zgodzi, to nie dochodzi do porozumienia i tym samym dzień wolny nie może być udzielony. Odpowiedzialności wykroczeniowej podlega tylko ten, kto popełnia czyn społecznie szkodliwy, zabroniony przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia pod groźbą kary, a ponadto zawiniony. Skoro pracodawca podjął próbę rozliczenia pracy w dniu wolnym, to nie można mówić o jakiejkolwiek winie z jego strony.

Zgodne z § 6 pkt 1 lit. c rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) do dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika dołącza się m.in. dokumenty z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 151³ Kp). Kodeks nie narzuca formy dokonania uzgodnień z pracownikiem dotyczących kwestii rozliczenia pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Warto jednak dla celów dowodowych móc wykazać podjęcie próby uzgodnień.

W razie nieudzielenia dnia wolnego praca w dniu wolnym „przekształci się” z końcem okresu rozliczeniowego w przekroczenie średniotygodniowe i w konsekwencji będzie rozliczana w sposób właściwy dla nadgodzin średniotygodniowych.

Ważne: nie ma możliwości – nawet za zgodą pracowników – przyjęcia od razu rozliczenia finansowego pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Inne dni wolne

Przepisy w żaden właściwie sposób nie odnoszą się do rekompensowania pracy w dniach wolnych harmonogramowo, jak też w dniach wolnych wyznaczonych za pracę w niedziele lub w święta – w szczególności nie narzucają obowiązku udzielania za taką pracę dni wolnych.

Do pracy w tych dniach znajdą zastosowanie reguły przypisane do pracy w godzinach nadliczbowych.

Ten przykład uwidacznia pewną możliwość, jaka otwiera się w systemie równoważnym, w którym jest planowana większa liczba dni wolnych od pracy. Rozplanowując różne terminy dni wolnych harmonogramowo dla poszczególnych pracowników, pracodawca może zlecać w razie potrzeby pracę przede wszystkim w tych dniach, a nie w dniach wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Wobec braku faktycznej możliwości udzielania dni wolnych i braku chęci obu stron (pracownika i pracodawcy) rozliczenia dodatkowej pracy finansowo takie działanie będzie dla pracodawcy bezpieczniejsze prawnie.