Zasady odpowiedzialności księgowego i biura rachunkowego (cz. I) – odpowiedzialność za usługowe prowadzenie ksiąg

Zakres odpowiedzialności

Głównym przedmiotem działalności biura rachunkowego jest usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. W świetle uor jest ono działalnością gospodarczą polegającą na:

• prowadzeniu na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowym ustalaniu lub sprawdzaniu drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenie aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego,
• sporządzaniu sprawozdań finansowych,
• gromadzeniu i przechowywaniu dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Jeżeli więc biuro rachunkowe w umowie zawieranej z klientem zobowiąże się jedynie do usługowego prowadzenia ksiąg, klient nie powinien oczekiwać, że wykona za niego inne czynności, takie jak np. złożenie sprawozdania finansowego do KRS czy rozliczenia kadrowo-płacowe.

Istotne jest też, aby uświadomić klientom, że zawarcie umowy na usługowe prowadzenie ksiąg nie zwalnia ich całkowicie z obowiązków wynikających m.in. z uor. Trzeba też wyraźnie podkreślić, że biuro nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe swoich klientów. To przedsiębiorca ponosi tę odpowiedzialność, całym swoim majątkiem, co wyraźnie wynika z art. 26 Op. Nawet gdy zaległość podatkowa powstanie z winy biura rachunkowego, to na podatniku ciąży obowiązek zapłaty podatku i to od niego będzie dochodził tej należności organ podatkowy. Natomiast odpowiedzialność za uchybienie terminowi, a w konsekwencji za powstanie szkody w majątku klienta będzie oznaczała konieczność naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub z niewłaściwego wykonania przyjętych przez biuro zobowiązań, a podstawę do dochodzenia tego roszczenia stanowią przepisy prawa cywilnego, w szczególności art. 471 Kc.

Należy jednak pamiętać, że biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność jedynie w sytuacji, gdy błąd w księgowaniu był po jego stronie. Jeżeli wynikał z niezależnych od niego czynników, np. niedostarczenia przez klienta dokumentów na czas, odpowiedzialność ta będzie wyłączona.

Dlatego tak ważna jest wzajemna komunikacja pomiędzy księgowymi i ich klientami, która pozwoli zminimalizować tego rodzaju ryzyko.

Odpowiedzialność a pisemna umowa

Jak już o tym była mowa, zakres obowiązków biura rachunkowego powinna wyznaczać treść umowy zawieranej z klientem. Niekiedy zdarza się, że pomimo braku pisemnej umowy właściciel biura może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Może tak być wówczas, gdy biuro w formie ustnej zobowiązało się do świadczenie określonych usług w zamian za wynagrodzenie.

Dla określenia zakresu odpowiedzialności liczy się więc faktyczny zakres usług, które biuro zobowiązało się świadczyć, nawet jeżeli strony nie zawarły w tym względzie pisemnej umowy. Potwierdza to wyrok Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum w Szczecinie z 15.06.2020 r. (XI GC 1836/18).

Strony łączyła ustna umowa, na mocy której biuro rachunkowe zobowiązało się do świadczenia na rzecz przedsiębiorcy usług księgowo-kadrowo-płacowych, w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i założeniem przez niego spółki. Niestety, w wyniku błędu księgowego klient poniósł znaczną szkodę finansową i wystąpił do niego z roszczeniem o odszkodowanie. Biuro rachunkowe broniło się, że nie zobowiązało się do świadczenia usług kadrowo-płacowych na piśmie. Jednak w toku postępowania sądowego udowodniono, że umowa w tym zakresie była faktycznie realizowana, a za świadczenia te biuro pobierało wynagrodzenie. W związku z tym sąd uznał, że może ono ponieść odpowiedzialność za uchybienie terminowi, a w konsekwencji powstanie szkody w majątku klienta obciąża biuro jako podmiot profesjonalnie zajmujący się świadczeniem usług księgowych.

Odpowiedzialność za obowiązki z zakresu rachunkowości

Na biuro rachunkowe mogą być scedowane obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyjątkiem przeprowadzenia inwentaryzacji w zakresie spisu z natury. W świetle art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 (biuru rachunkowemu), za ich zgodą.

Należy podkreślić, że przeniesienie obowiązków z zakresu rachunkowości na biuro rachunkowe nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności w tym zakresie. Zmienia się w tym przypadku jedynie podstawa tej odpowiedzialności z bezpośredniej na odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

Potwierdzenie tego znajduje się nie tylko w ww. art. 4 ust. 5 uor, ale również w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (zał. do uchwały nr 5/10 Komitetu z 13.04.2010 r., DzUrz MF nr 6 poz. 26). Wynika z niego, że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Kierownik powinien zapewnić wykonanie tych obowiązków m.in. przez staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie oraz kontrolę dotrzymywania jej warunków. Z kolei efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub na żądanie). Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (por. pkt 24 i 25 stanowiska).

Jeżeli klient biura rachunkowego poniesie szkodę w wyniku wadliwego prowadzenia księgowości, będzie się mógł domagać wypłaty odszkodowania z tego tytułu (na podstawie przepisów prawa cywilnego, w szczególności wskazywanego już art. 471 Kc). Co prawda każde biuro jest zobligowane na mocy uor do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody, jednak obowiązkowa polisa OC nie obejmuje wszystkich czynności i nie daje kompleksowej ochrony. Polisa taka nie dotyczy m.in. ryzyk związanych z kalkulacjami wynagrodzeń i składek ZUS i FP, lub obsługą klientów jedynie w zakresie pkpir czy sporządzaniem zeznań i deklaracji podatkowych. Ubezpieczenie się od odpowiedzialności cywilnej w odniesieniu do tego rodzaju działalności będzie więc wymagało zawarcia dodatkowej umowy ubezpieczenia.

Podstawowym dokumentem, w świetle którego ubezpieczyciel będzie oceniać odpowiedzialność biura, jest umowa o świadczenie usług rachunkowych. Jeżeli biuro umówi się np. ustnie z klientem na wykonanie danej czynności, a czynność ta okaże się błędna i spowoduje szkodę, firma ubezpieczeniowa może odmówić jej pokrycia. Z tego punktu widzenia istotne jest więc precyzyjne określenie zakresu świadczonych usług w pisemnej umowie, jak również realizowanie tylko takiego rodzaju usług, do których biuro się w niej zobowiązało.