Zarzuty niezadowolonego klienta nie mogą być ogólnikowe ani gołosłowne

To wnioski z wyroku Sądu Rejonowego w Gdyni z 28.05.2018 (VI GC 898/17, nieprawomocny).

Pozew złożyli wspólnicy spółki cywilnej, stawiając swojemu biuru rachunkowemu zarzuty niewłaściwego wykonywania usług księgowych oraz kadrowo-płacowych. Do zakończenia współpracy doszło w lutym 2016. Niedługo potem byli klienci znaleźli liczne powody, by zarzucić biuru wady w wykonywaniu świadczeń. Twierdzili, że wskutek jego zaniedbań musieli zlecić uzupełnienie i skorygowanie dokumentacji innej firmie, za wynagrodzeniem w kwocie 7380 zł. Domagali się jej zwrotu tytułem naprawienia szkody.

Biuro odpierało zarzuty, a gdyński sąd przyznał mu rację i oddalił pozew. Wytknął wspólnikom ogólnikowość, gołosłowność i sprzeczność w zeznaniach.

Przede wszystkim zwrócił uwagę, że współpraca trwała zaledwie kilka miesięcy i na dodatek od połowy roku. Nie można więc było zarzucać biuru, że nie zaksięgowało dokumentów sprzedaży i zakupu oraz nie prowadziło ewidencji księgowej przez cały rok. A zatem jakiekolwiek nieprawidłowości z okresu przed zawarciem umowy z biurem w żadnej mierze nie mogą go obciążać – stwierdził sąd.

Co więcej, umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, a w podpisanym po zakończeniu współpracy protokole zdawczo-odbiorczym nie zawarto żadnej informacji o stwierdzonych brakach w dokumentacji. Dopiero potem klienci biura zaczęli się ich doszukiwać.

Co gorsza, mylili programy księgowe. Wskazywali na taki, który w ogóle nie był wykorzystywany w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir) spółki. Program ten został dostosowany jedynie do podmiotów prowadzących księgi rachunkowe – tłumaczyła w sądzie właścicielka biura rachunkowego. Wyjaśniała, że choć nie umożliwia on wydruku pkpir, to w żadnym wypadku nie potwierdza jej braku.

Bez trudu udało się jej odeprzeć zarzut niesporządzania rachunku zysków i strat – jeżeli prowadzona jest pkpir, to takiego rachunku się nie sporządza.

W odpowiedzi na tezę o niesporządzaniu deklaracji VAT sąd zażądał dowodów. Okazało się, że ich nie ma. Klienci nie udowodnili, by wskutek tego zaniechania ponieśli jakiekolwiek konsekwencje. Co prawda powołali się na „negocjacje” z pracownikami US, ale sądowi wydało się podejrzane, by w ten sposób mogli uniknąć rzekomej kary 800 tys. zł, o której mówili, lecz nie potrafili jej udowodnić.

Biuro rachunkowe natomiast konsekwentnie wskazywało, że deklaracje VAT były wysyłane przez stronę internetową Ministerstwa Finansów i opatrywane podpisem elektronicznym, a następnie drukowane i umieszczane w segregatorze razem z zestawieniem rejestru sprzedaży i zakupu VAT. Ponadto z zeznań jednego ze świadków wynikało, że zwracał się on do US o kopie tych deklaracji i otrzymał je w komplecie. Skoro więc było możliwe uzyskanie kopii, to niewątpliwie deklaracje zostały złożone – stwierdził sąd.

Zwrócił też uwagę na sprzeczności w zeznaniach powodów i świadków. Raz mówiono o braku deklaracji VAT, a innym razem o konieczności ich korygowania przez firmę, której zlecono uzupełnienie i poprawienie dokumentacji. Trudno uznać, że można skorygować coś, czego w ogóle nie było – zauważył sąd.

Dodał zarazem, że sama konieczność skorygowania deklaracji VAT nie przesądza jeszcze o nienależytym wykonaniu umowy. Korekty mogą być spowodowane różnymi przyczynami. Wspólnicy nie potrafili ich precyzyjnie wskazać, a nawet powiedzieć, za jakie okresy były wykonywane.

Bezpodstawny okazał się także zarzut niesporządzania miesięcznych deklaracji na podatek dochodowy. Z prostej przyczyny: od lat takich deklaracji się nie składa. Biuro natomiast co miesiąc wysyłało klientom e-mailem tabelę z wysokością należnych zaliczek na PIT, co zresztą sami potwierdzili w zeznaniach.

Gołosłowny okazał się też zarzut braku rejestru środków trwałych i wyposażenia oraz braku amortyzacji. Pracownica biura rachunkowego zeznała, że osobiście wykonała wykaz środków trwałych w formie tabeli, który jako plik został zapisany na komputerze w siedzibie klientów. Potwierdził to potem jeden ze wspólników.

Nie obroniła się także teza o braku zarejestrowania i wyrejestrowania części pracowników w programie Płatnik. Klienci nie potrafili wskazać, jakich pracowników to dotyczyło i czy brak wystąpił w czasie świadczenia usług przez biuro. Pracownica biura zeznała natomiast, że ewidencjowanie pracowników było uzależnione od informacji i dokumentów otrzymywanych od klientów (dane osobowe, umowy o pracę i inne). Comiesięczne deklaracje do ZUS były natomiast drukowane z bazy programu Płatnik i podpinane do listy płac.

Potwierdził się brak księgowania kosztów bankowych, ale przyczyna – jak się okazało – leżała po stronie klientów. Jeden z nich zeznał, że nie przekazywał biuru wyciągów z rachunku bankowego, bo w jego ocenie nie miał takiego obowiązku. Co innego jednak wynikało z umowy zawartej przez strony.

Skoro więc klienci nie dostarczyli dowodów dokumentujących poniesione koszty bankowe, to trudno obciążać biuro konsekwencjami nieuwzględnienia tego w ewidencji księgowej – stwierdził sąd. Zwrócił też uwagę, że ewidencjonowanie kosztów w pkpir nie jest obowiązkowe. Jeśli wydatek nie zostanie zaksięgowany, nie będzie kosztem podatkowym.

Nietrafny okazał się również zarzut pod adresem właścicielki biura, że nie świadczyła osobiście usług w siedzibie klientów. Niesporne było bowiem, że usługi wykonywali na miejscu pracownicy biura, a klienci to akceptowali. Co więcej, umożliwili właścicielce biura zdalne łączenie się ze swoim komputerem, na którym zainstalowane były programy księgowe i płacowe, znajdowała się w nim też baza danych. Właścicielka biura nie musiała więc przyjeżdżać do siedziby spółki, mogła wykonywać usługi zdalnie.