Zakup i używanie motocykla – rozliczenie podatkowe i ujęcie księgowe

Dla celów podatkowych motocykl jest uznawany za pojazd samochodowy (samochód osobowy), co powoduje, że wydatki z nim związane mogą być objęte limitami określonymi w ustawie o VAT oraz w updof i updop.

Skutki w VAT

Jeżeli wydatki poniesione na zakup oraz późniejsze używanie motocykla służą wykonywanym przez przedsiębiorcę czynnościom opodatkowanym, to zasadniczo przysługuje mu pełne prawo do odliczenia VAT. Dla celów VAT motocykl jest jednak uznawany za pojazd samochodowy, o którym mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT (patrz ramka), co powoduje, że w odniesieniu do wydatków z nim związanych stosuje się ograniczenie w odliczeniu VAT do wysokości 50% kwoty podatku.

A zatem z tytułu nabycia motocykla, paliwa oraz części zamiennych, a także ponoszenia opłat leasingowych w związku z używaniem motocykla na podstawie umowy leasingu podatnik ma zasadniczo prawo do odliczenia 50% kwoty VAT, wynikającej z otrzymanych faktur dokumentujących poniesione wydatki (zob. interpretacja KIS z 8.01.2018, 0112-KDIL1-1.4012.569.2017.1.RW).

Odliczenie pełnej kwoty VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy podatnik, który poniósł wydatki na zakup motocykla, wykluczy jego używanie do celów innych niż działalność gospodarcza, co potwierdzi m.in. prowadzona przez niego ewidencja przebiegu pojazdu oraz złożona w US informacja VAT-26.

Ograniczenie w odliczeniu podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, nie ma zastosowania do motocykli crossowych (zob. interpretacje IS w Łodzi z 5.09.2016, 1061-IPTPP3.4512416.2016.2.MWj, oraz KIS z 6.08.2018, 0115-KDIT1-2.4012.451.2018.1.PS). Tym, co wyróżnia te pojazdy spośród innych motocykli, jest to, że nie podlegają one homologacji i rejestracji ani nie mają wbudowanych liczników przebiegu pojazdu. Nie można poruszać się nimi po drogach, a jedynie po specjalnie do tego celu przeznaczonych torach motocrossowych. Jeżeli zatem zakupione motocykle crossowe są wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych, to na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z ich nabyciem i eksploatacją.

Skutki w podatku dochodowym

Na gruncie ustaw o podatku dochodowym motocykl jest uznawany za samochód osobowy. Zgodnie z art. 5a pkt 19a updof oraz art. 4a pkt 9a updop za samochód osobowy uznaje się pojazd samochodowy – w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym – o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą (z wyjątkami, które w tym przypadku nie mają zastosowania). Jak już o tym była mowa, z art. 2 pkt 45 Prawa o ruchu drogowym wynika, że motocykl jest pojazdem samochodowym. Z tego względu zdaniem organów podatkowych motocykl mieści się w definicji samochodu osobowego określonej w updof i updop.

Organy podatkowe zazwyczaj nie kwestionują wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę na zakup motocykla i jego późniejsze używanie, jeśli wykazana zostanie ich celowość. Nie zmienia tego fakt nabycia motocykla jako kolejnego – po samochodzie osobowym – środka transportu. Za przykład takiego korzystnego dla podatników stanowiska może posłużyć interpretacja KIS z 16.01.2018 (0114-KDIP3-1.4011.438.2017.1.IF). Dotyczyła ona podatnika prowadzącego indywidualną praktykę lekarską, który na potrzeby tej działalności, poza samochodem osobowym, wykorzystywał także motocykl. Pojazd ten był używany najczęściej w szczególnych okolicznościach, które wymagały osobistego stawiennictwa lekarza o ściśle określonej porze (np. na dyżury w szpitalu oraz do pracy wykonywanej w kilku poradniach na terenie miasta) lub w możliwie najkrótszym czasie (np. dojazd do szpitala na wezwanie).

Organ podatkowy potwierdził, że nie ma przeszkód, aby podatnik używał zarówno samochodu osobowego, jak i motocykla, jeżeli wynika to z potrzeb prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W rezultacie KIS uznała, że wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania wydatki związane z wykorzystywaniem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej drugiego środka transportu niezależnie od jego rodzaju, a także podstawy prawnej jego użytkowania.

Leasing

Jeśli podstawą używania motocykla na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej jest umowa leasingu, to kosztem uzyskania przychodów jest wartość netto opłat (rat) leasingowych, powiększona ew. o niepodlegający odliczeniu VAT. Jak potwierdzono w interpretacji KIS z 24.11.2017 (0115-KDIT3.4011.251.2017.1.WM), jeżeli (...) umowa leasingu operacyjnego motocykla zawarta przez wnioskodawcę jest umową spełniającą kryteria wskazane w art. 23b updof, to wówczas do kosztów uzyskania przychodów w czasie trwania podstawowego okresu umowy wnioskodawca może zaliczyć wszystkie opłaty związane z zawartą umową leasingu motocykla.

Od 2019 koszty opłat leasingowych dotyczących samochodu osobowego – w części stanowiącej spłatę przedmiotu leasingu – są ograniczone limitem 150 tys. zł, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 47a updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 49a updop. Skoro dla celów podatku dochodowego motocykl jest uznawany za samochód osobowy, to limit opłat leasingowych zasadniczo odnosi się również do tego środka transportu. Najczęściej jednak wartość motocykla nie przekracza 150 tys. zł i opłaty (raty) ponoszone na podstawie umowy leasingu operacyjnego stanowią w całości koszty uzyskania przychodów.

Rzeczowy składnik majątku firmy

Wydatki na zakup firmowego jednośladu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne. Jeżeli motocykl spełnia warunki uznania go za środek trwały, decydująca jest jego wartość początkowa. Gdy jest ona równa 10 tys. zł lub niższa, to wówczas podatnik może, w zależności od swego wyboru:

• nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od tego składnika majątku i zaliczyć jego wartość do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1 updof oraz art. 16d ust. 1 updop) lub
• dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego albo w następnym (art. 22f ust. 3 updof oraz art. 16f ust. 3 updop), lub
• dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego na zasadach ogólnych.

Jeżeli natomiast wartość początkowa motocykla przekracza 10 tys. zł, to należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i jego wartość zaliczać w koszty podatkowe poprzez odpisy amortyzacyjne. W KŚT motocykl jest sklasyfikowany pod symbolem 740 „Motocykle, przyczepy i wózki motocyklowe” i podlega podatkowej amortyzacji według rocznej stawki 20%.

W związku z tym, że motocykl na gruncie ustaw o podatku dochodowym jest uznawany za samochód osobowy, występują ograniczenia w wyborze metody amortyzacji. W rezultacie motocykl:

• może być amortyzowany metodą liniową albo metodą indywidualnych stawek amortyzacyjnych dla używanych lub ulepszonych środków trwałych,
• nie może być amortyzowany metodą degresywną, metodą jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w ramach rocznego limitu o równowartości 50 tys. euro ani metodą jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w ramach rocznego limitu 100 tys. zł.

W przypadku drogich motocykli do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć odpisy amortyzacyjne do wysokości 150 tys. zł, co wynika z art. 23 ust. 1 pkt 4 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 4 updop. Odpisy w części ustalonej od wartości początkowej motocykla przewyższającej tę kwotę nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Limitowane koszty używania motocykla

Jeżeli do celów VAT podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu dla firmowego motocykla (i w rezultacie odlicza VAT w 50%), to zasadniczo koszty jego używania (paliwo, części zamienne, naprawy itd.) mogą być rozliczane w kosztach podatkowych tylko w 75%, natomiast 25% danego wydatku nie stanowi kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 46a updof i art. 16 ust. 1 pkt 51 updop).

Koszty używania motocykla są limitowane bez względu na to, czy jest on środkiem trwałym, czy też jest używany na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Przesądza o tym brak ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, jednoznaczny z uznaniem, że motocykl jest używany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Wyjątek dotyczy podatników nieprowadzących ewidencji przebiegu pojazdu z uwagi na wykonywanie wyłącznie czynności zwolnionych z VAT (zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe), co potwierdzają organy podatkowe (np. interpretacje KIS z 8.04.2019, 0113-KDIPT2-1.4011.72.2019.2.AP, i 27.03.2019, 0112-KDIL3-3.4011.77.2019.1.MC). Mogą oni zaliczać koszty używania motocykla w 100% do kosztów uzyskania przychodów, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu (o ile wykorzystują go wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą).

Opisane ograniczenia mają charakter wyłącznie podatkowy, co oznacza, że koszty używania jednośladu dla celów bilansowych obciążają wynik finansowy w pełnej wysokości.