Zakup artykułów spożywczych dla pracowników, współpracowników i kontrahentów – skutki w VAT

Pośredni związek z działalnością

Spółka chciała potwierdzenia, że przysługuje jej prawo do odliczenia VAT przy zakupie tych artykułów spożywczych. Jej zdaniem są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Ich zakup jest związany z ogólną działalnością spółki, a skoro jest ona opodatkowana, to od zakupów, które pośrednio są wykorzystywane do działalności gospodarczej, można odliczyć VAT.

Spółka powołała się m.in. na interpretację IS w Warszawie z 24.02.2012 (IPPP2/443-1331/11-2/AO), w której stwierdzono, że zakup napojów, drobnych artykułów spożywczych oraz gotowej żywności ponoszony jest w związku z prowadzonym przedsiębiorstwem. Służy prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, ma zatem związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych wykonywanych przez wnioskodawcę.

W konsekwencji (…) spółce przysługuje prawo do odliczenia (…) VAT naliczonego w związku z nabyciem napojów (kawy, herbaty, mleka, soków, wody mineralnej), drobnych artykułów spożywczych (ciastek, drobnych słodyczy, popularnych owoców) oraz gotowej żywności w postaci kanapek i zimnych przekąsek przekazywanych nieodpłatnie pracownikom w godzinach ich pracy i w trakcie narad, konferencji, spotkań, a także do sekretariatu w celu zapewnienia poczęstunku gościom i klientom.

Trzy sytuacje

KIS nie przyznała podatniczce racji. Podkreśliła, że aby można było uznać, że określone zakupy mają choć pośredni związek z działalnością podmiotu, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy tymi zakupami a powstaniem obrotu. Z uwagi na to należy wyodrębnić 3 różne sytuacje, obejmujące zakup artykułów spożywczych udostępnianych:

• w ogólnodostępnych pomieszczeniach,
• w trakcie narad, spotkań z kontrahentami,
• gdy spółka jest zobligowana do tego przepisami prawa pracy.

Według KIS zapewnienie pracownikom, współpracownikom i kontrahentom spółki – stałego dostępu w ciągu dnia do artykułów spożywczych takich, jak: soki, słodycze, owoce, jogurty, ogólnie dostępnych w przestrzeni wspólnej, w tym w kuchniach pracowniczych oraz pomieszczeniach socjalnych – służy zaspokajaniu osobistych, prywatnych potrzeb pracowników, osób współpracujących ze spółką i kontrahentów i odbywa się bez związku z prowadzoną (…) działalnością gospodarczą. Brak jest argumentów przemawiających za innym podejściem, skoro (…) produkty te będą dla wszystkich wymienionych osób ogólnodostępne. Pracownicy, współpracownicy i kontrahenci wnioskodawcy nie są zobowiązani do korzystania z ww. artykułów spożywczych. Osoby te nie płacą za udostępniane artykuły spożywcze.

KIS przywołała też wyrok TSUE z 11.12.2008 (C-371/07), w którym Trybunał zaznaczył, że wydawanie posiłków pracownikom ma co do zasady na celu zaspokojenie potrzeb prywatnych i należy do sfery wyboru pracownika, w której pracodawca nie interweniuje. (…) Wynika z tego, że w zwykłych okolicznościach świadczenie usług polegających na nieodpłatnym wydawaniu posiłków pracownikom zaspokaja prywatne potrzeby tych ostatnich w rozumieniu art. 6 ust. 2 szóstej dyrektywy.

KIS podkreślała, że możliwość skorzystania z ogólnodostępnych artykułów spożywczych (…) nie wynika z żadnych przepisów, jak również nie jest to niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem pracownicy są zobowiązani świadczyć pracę niezależnie od możliwości skorzystania z artykułów spożywczych, jakie daje z własnej woli pracodawca. To do pracownika należy decyzja, czy skorzysta z dostępnych artykułów, zatem zależy ona wyłącznie od woli pracownika i nie przekłada się na działalność opodatkowaną pracodawcy. Powyższe odnosi się również do współpracowników i kontrahentów spółki. Zatem udostępnienie (…) artykułów spożywczych w miejscach ogólnodostępnych (…) ma na celu zaspokojenie ich potrzeb prywatnych, tym samym nie ma związku ze sprzedażą opodatkowaną.

A skoro tak, spółce nie przysługuje prawo do odliczenia VAT.

Identyczne stanowisko KIS zajęła w sprawie spółki, która chciała udostępniać pracownikom w godzinach pracy, podczas wykonywania przez nich obowiązków służbowych, owoce, warzywa, bułki i inne pieczywo, konserwy, pasztety, ser i dżem (interpretacja z 23.03.2021, 0112-KDIL1-1.4012.58.2021.2.AW).

VAT do odliczenia

Inaczej jest w przypadku, gdy wskazane artykuły spożywcze są udostępniane w czasie wewnętrznych narad, spotkań pracowników, spotkań ze współpracownikami i z kontrahentami. Zużycie wszystkich tych artykułów ma związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem przez wpływ na ogólne funkcjonowanie spółki jako całości przyczynia się do generowania przez nią obrotu. W tym przypadku – według KIS – niewątpliwie istnieje pośredni związek z wykonywaną działalnością gospodarczą i spółce przysługuje prawo do odliczenia.

Z kolei w odniesieniu do przekazywanych pracownikom i współpracownikom artykułów takich jak kawa, herbata, mleko, cukier czy woda mineralna KIS w piśmie z 2.04.2020 przywołała § 112 rozporządzenia MPiPS z 26.09.1997 w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 nr 169 poz. 1650), zobowiązujący pracodawców do zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Wskazała, że w świetle tego przepisu udostępnienie ww. artykułów spożywczych pracownikom oraz osobom współpracującym ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste, lecz wynika z przepisów bhp. Ich spożycie na terenie firmy, w godzinach pracy, służy prawidłowemu jej funkcjonowaniu i uprawnia do odliczenia VAT.

Brak wyodrębnienia – brak prawa do odliczenia

A co w przypadku, gdy podatnik nie może wyodrębnić czy zweryfikować, które artykuły i w jakich ilościach zostały spożyte w trakcie narady, a które skonsumowano podczas przerwy w pracy? Wówczas, zgodnie z interpretacją Szefa KAS z 12.01.2021 (DOP7.8101.187.2020.FMLM), uchylającą wcześniejsze korzystne dla podatnika stanowisko KIS, traci on prawo do odliczenia całości VAT naliczonego, w stosunku do wszystkich tych zakupów: skoro wnioskodawca nie był w stanie wyodrębnić, a potem zweryfikować ilości artykułów spożywczych, jakie przeznaczone są do spożycia w czasie pracy, od tej do spożycia w czasie wolnym od pracy (bowiem (…) nie prowadzi on ewidencji umożliwiającej ustalenie, który pracownik i podczas jakich czynności skorzystał z artykułów spożywczych), to tym samym nie może dokładnie przyporządkować, jaka część zakupów jest wykorzystywana do wykonywania czynności opodatkowanych, a przez to nie będzie mu przysługiwało w ogóle prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu zakupu artykułów spożywczych.

Przekazanie bez VAT

Czy przekazanie ww. artykułów spożywczych rodzi skutki po stronie podatku należnego? Na ten temat wypowiedział się Szef KAS w przywołanej interpretacji z 12.01.2021. Przypomniał, że w myśl art. 7 ust. 2 ustawy o VAT na równi z opodatkowaną dostawą należy traktować nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne darowizny – jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Przesłanką opodatkowania nieodpłatnego przekazania lub zużycia towarów jest, aby podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części. (…) Wnioskodawcy nie będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z zakupem artykułów spożywczych oraz napojów udostępnianych pracownikom do swobodnego użytkowania podczas przerw w pracy, zatem przekazanie powyższe nie będzie podlegało opodatkowaniu (…) w trybie art. 7 ust. 2 ustawy – czytamy w interpretacji.

Szef KAS potwierdził też, że udostępnianie produktów spożywczych czy też napojów w czasie spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy, narad wewnątrzfirmowych pomiędzy pracownikami, spotkań roboczych, szkoleń wewnętrznych, spotkań na zewnątrz itp. stanowi nieodpłatne czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z tego powodu – nawet w przypadku przysługiwania prawa do odliczenia – udostępnienie pracownikom spółki ciepłych i zimnych napojów (tj. kawy, herbaty, wody, soków, cukru itd.), a także innych produktów spożywczych takich jak: ciastka, słodycze, kanapki, owoce, pieczywo, jogurty, płatki śniadaniowe, sałatki (z wyjątkiem wydawanych podczas przerw w pracy) również nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.