Wyższe odpisy na zfśs i świadczenia urlopowe w 2025 r.

Zfśs tworzy się z corocznego odpisu naliczanego na zatrudnione osoby. Podstawę do ustalenia wysokości odpisów stanowi – co do zasady – przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej albo w roku poprzednim, albo w II półroczu roku poprzedniego – to, które okaże się wyższe. Po tym jak przez kilka lat odpisy były zamrożone – tj. liczone od wynagrodzenia sprzed 2 czy 3 lat – w 2024 r. nastąpił powrót do zasady bazowania na pensji z roku poprzedniego, zgodnie z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o zfśs.

Prezes GUS w obwieszczeniu z 19.02.2025 r. (MP poz. 148) ogłosił, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2024 r., pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki emerytalne, rentowe oraz chorobowe, wyniosło 7140,52 zł, a w II półroczu 2024 r. – 7262,39 zł. Oznacza to, że w 2025 r. podstawę naliczania odpisów na zfśs stanowi kwota 7262,39 zł, a sam odpis podstawowy na pracownika zatrudnionego na cały etat w tzw. normalnych warunkach wyniesie 2723,40 zł, czyli wzrośnie o ok. 326 zł.

Naliczone odpisy pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek zfśs w dwóch terminach:

• do 31.05.2025 r. – kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów obowiązkowych,
• do 30.09.2025 r. – pozostałe odpisy i zwiększenia dobrowolne.

Pracodawcy zatrudniający na 1.01.2025 r. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie utworzyli zfśs (mają dowolność, chyba że wniosek w tej sprawie zgłoszą związki zawodowe), są – co do zasady – zobowiązani do wypłaty pracownikom świadczeń urlopowych. Mogli się zwolnić z tego obowiązku, przekazując zatrudnionym do końca stycznia br. informację o tym.

Jeśli tego nie zrobili, każdemu pracownikowi, który złoży wniosek o urlop wypoczynkowy trwający co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, mają obowiązek wypłacić – raz w roku, jeszcze przed rozpoczęciem wypoczynku – świadczenie urlopowe.

Ustawa nie określa minimalnej wysokości tego świadczenia. Wskazuje natomiast stawkę maksymalną – jego wysokość nie powinna przekraczać kwoty odpisu podstawowego na danego pracownika – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia, ale też wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że w 2025 r. pracownicy mają prawo do świadczenia urlopowego w wysokości odpowiednio 2723,40 zł lub 3631,20 zł (odpowiednio mniej przy zatrudnieniu na część etatu), a pracownicy młodociani odpowiednio: 363,12 zł, 435,74 zł lub 508,37 zł.

Świadczenie wypłacone w tej wysokości nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Jeśli pracodawca wypłaci więcej, nadwyżka ponad odpis podstawowy będzie przychodem podlegającym oskładkowaniu. W każdym przypadku świadczenie to stanowi przychód pracownika opodatkowany PIT (z uwzględnieniem obowiązujących ulg w tym podatku, np. ulgi dla młodych czy dla rodzin 4+). Dla pracodawcy jest kosztem uzyskania przychodów – o ile zostało wypłacone zgodnie z przepisami o zfśs (art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop). Kosztem takim są oczywiście również odpisy na zfśs, o ile ich równowartość została wpłacona na rachunek funduszu (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b updof i art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b updop), ale wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zfśs – już nie.