Wysyłanie pełnomocnictwa do złożenia ORD-IN – pocztą czy przez ePUAP

Można zeskanować pełnomocnictwo, podpisać skan profilem zaufanym i dołączyć do elektronicznie składanego wniosku ORD-IN.

Zgodnie z art. 3 pkt 13 Op dokumentem elektronicznym jest dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2019 poz. 700 i 730, dalej ustawa o informatyzacji), tj. stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Skan papierowego dokumentu w formacie PDF, zapisany na informatycznym nośniku danych (np. na dysku komputera lokalnego), jest więc dokumentem elektronicznym i to już w momencie zeskanowania i zapisania – niezależnie od tego, czy został podpisany, czy też nie. Niewątpliwie stanowi on bowiem odrębną całość znaczeniową i jest zbiorem danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej (elektroniczny obraz papierowego dokumentu).

Zgodnie z art. 138a § 5 Op, jeżeli odpis pełnomocnictwa został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, jego uwierzytelnienia może dokonać m.in. doradca podatkowy, opatrując ten odpis podpisem profilu zaufanego, przy czym odpisy sporządzane są w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji (a konkretnie w rozporządzeniu RM z 12.04.2012 w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, DzU z 2017 poz. 2247). Są w nich wymienione wszystkie popularne formaty danych, m.in. DOC, DOCX, PDF.

Odpis pełnomocnictwa papierowego może zatem przybrać formę dokumentu elektronicznego, a będący doradcą podatkowym pełnomocnik może go uwierzytelnić, podpisując profilem zaufanym.

Zdarza się, że pełnomocnicy dołączają do wniosku ORD-IN skan pełnomocnictwa papierowego i podpisują profilem zaufanym całość, tj. wniosek wraz z załącznikami. W ten sposób za jednym zamachem podpisany jest i wniosek, i załączniki. Tego sposobu postępowania nie akceptują jednak KIS ani sądy administracyjne, twierdząc, że taki skan pełnomocnictwa musi być odrębnie podpisany profilem zaufanym. Jako podstawę prawną wskazują art. 138a § 5 Op, z którego jednoznacznie wynika, że to odpis pełnomocnictwa ma być uwierzytelniony. Można się z takim poglądem nie zgodzić, bo przecież jeśli podpisana jest całość dokumentacji, to podpisana jest także każda jej cześć, ale spieranie się o to byłoby stratą czasu. Zatem do składanego elektronicznie wniosku ORD-IN należy dołączyć pełnomocnictwo, a jeśli jest to skan pełnomocnictwa papierowego, trzeba go podpisać profilem zaufanym (powinien być dołączony w formacie XML).

Coraz rzadziej, ale wciąż jeszcze niestety się zdarza, że prowadzący daną sprawę urzędnik KIS odrzuca możliwość elektronicznego uwierzytelniania pisemnie udzielonego pełnomocnictwa. Przykładowo w jednej ze spraw organ podatkowy stwierdził, że tak złożone pełnomocnictwo w ogóle nie jest dokumentem elektronicznym, a treść art. 138a § 5 Op wprost wskazuje, że ma on zastosowanie wyłącznie do dokumentów sporządzonych w formie dokumentu elektronicznego – jeśli mamy do czynienia z pełnomocnictwem papierowym, to w konsekwencji w takiej wersji powinno ono trafić do organu podatkowego. Od KIS można się też niekiedy dowiedzieć, że uwierzytelnienie odpisu pełnomocnictwa w formie przewidzianej w art. 138a § 5 Op, tj. poprzez złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego, dotyczy wyłącznie pełnomocnictwa oryginalnie sporządzonego w formie dokumentu elektronicznego.

Takie stwierdzenia nie mają podstaw prawnych, a w tym ostatnim przypadku sugerują, że zdaniem danego pracownika KIS uwierzytelnianie pełnomocnictwa profilem zaufanym odnosi się do oryginalnego dokumentu pełnomocnictwa sporządzonego elektronicznie, co jednak nie jest możliwe, gdyż oryginalny, elektronicznie podpisany dokument elektroniczny nie ma odpisów – nawet jego kopie są jednocześnie oryginałami, gdyż zawierają oryginalny podpis elektroniczny. Oryginałów zaś się nie uwierzytelnia.

Co należy zrobić w praktyce, jeśli KIS żąda dostarczenia papierowego pełnomocnictwa przesłanego za pośrednictwem poczty, powołując się na takie stwierdzenia? Odmawiając spełniania żądania organu, trzeba się liczyć z tym, że KIS pozostawi wniosek o interpretację bez rozpatrzenia i zmuszenie organu do zmiany zdania możliwe będzie dopiero po interwencji sądu administracyjnego. Zatem jeśli wnioskodawca chce po prostu jak najszybciej otrzymać interpretację, to papierowe pełnomocnictwo (uwierzytelnioną papierową kopię) powinien wysłać zgodnie z żądaniem.